Dokumentenmanagement für Salesforce:
„Bahn frei für effizientes Arbeiten und Wachstum“
Früher mussten Apotheker Medikamente aufwändig vor Ort herstellen. Inzwischen ist die ganze Welt zur Apotheke geworden. Allein aus Zentralchina importiert Europa Tausende Wirkstoffe, die als versorgungsrelevant gelten. Diese internationale Zusammenarbeit wird nur möglich, weil es gut vernetzte Unternehmen gibt, die ihre Märkte im Blick haben und wissen, was wann wo benötigt wird. Gleichzeitig ist Qualität und Produktsicherheit in diesem Wirtschaftsbereich das höchste Gut, um Patienten zu schützen.
Die ferropharma group gehört zu diesen Unternehmen . Seit 1989 importiert und exportiert die Gruppe weltweit pharmazeutische Produkte, mittlerweile nicht mehr primär aus Indien und China. ferropharma lässt mehr und mehr in europäisch zugelassenen Produktionsstätten produzieren. Das erklärte Ziel: Lieferketten so kurz wie möglich zu gestalten. Das hält die Transaktions- und Transportkosten für alle Beteiligten niedrig. „Wir liefern die Medizin, die Patienten weltweit brauchen“, erklärt Christian Schulenburg, Chief Technology Officer (CTO) bei ferropharma.
Patienten und Gesundheitssysteme profitieren von fairen Preisen für Arzneien und Wirkstoffe, vor allem auf den Kernmärkten von ferropharma – Lateinamerika und Europa. Für diese internationale Lieferkette vertraute ferropharma jahrelang auf Papier-Dokumente, E-Mail sowie MS Office Programme. Dieses System stieß irgendwann an seine Grenzen. Wenn ein Unternehmen wächst, können papiergebundene Prozesse und Ordnerstrukturen innerhalb von E-Mail-Programmen und verteilten Daten nicht so schnell mitwachsen, wie sie eigentlich müssten. Dazu kommt, dass Dokumentationen jederzeit verfügbar sein müssen.
d.velop documents for salesforce
Produkt
Pharmazie
Branche
24
Mitarbeiteranzahl
Systemspezifische Hürden bei Salesforce
Daher suchte das Unternehmen ferropharma im Jahr 2017 nach einer Lösung, um Teile des eigenen Wertschöpfungsprozesses zu digitalisieren. Fündig wurden die Pharma-Spezialisten bei der Salesforce Plattform. Salesforce ist ein weit verbreitetes CRM-System, mit dem Unternehmen geschäftliche Beziehungen digital nutzbar machen können, es bietet aber auch deutlich mehr. Von der Beschaffung über die Angebotsgestaltung bis hin zum Backoffice-Prozessen, wie die Rechnungseingangserfassung oder die Reisekostenabrechnung, stellte das Unternehmen die bisherigen Papier-Prozesse digital auf Salesforce um.
Die Einschränkungen bei der täglichen Arbeit mit Dokumenten führte schnell dazu, dass sich ferropharma nach einer Ergänzung umschaute – einem integrierten Dokumentenmanagement-System (DMS). Auf der Suche stieß ferropharma schnell auf d.velop documents for salesforce, ein natives Cloud DMS, das das Arbeiten mit digitalen Dokumenten und Dateien in Salesforce leicht macht.
„d.velop documents for salesforce arbeitet vollständig innerhalb von Salesforce“, beschreibt Ozan Sevinc, Business Partner Manager bei der d.velop AG. „Dafür sehen wir über den Tellerrand hinaus und nehmen für unsere Partner auch Anpassungen vor.“ So auch bei ferropharma: „Hier noch eine Spalte, da eine andere Ansicht von Dokumenten oder auch ein Eingabefeld für Eigenschaften von Produkten – die Integration in Salesforce gelang nahtlos“, sagt Schulenburg.
Bis ins Jahr 2017 haben wir viel mit Papier und verteilten Daten in Excel-Dateien und E-Mails gearbeitet. Nun haben wir mit Salesforce unseren Wertschöpfungsprozess digitalisiert. Aber: Das Dokumentenmanagement von Salesforce reichte für unser Vorhaben nicht aus, alle globalen Standorte papierlos miteinander arbeiten zu lassen. Mit d.3ecm ist das Arbeiten nun effizienter möglich, es ist leicht bedienbar und es funktioniert wartungsarm im Hintergrund. Bahn frei für effizientes Arbeiten und Wachstum.
Christian Schulenburg
CTO | ferropharma group
Word- und PDF-Dokumente aus Salesforce heraus bearbeiten – stets aktuell
Nach einer kurzen Einrichtungsphase stellen die Mitarbeiter von ferropharma fest, dass sie schneller und fehlerfreier arbeiten. „Man merkt dabei gar nicht, wie das Dokumentenmanagement-System im Hintergrund arbeitet“, so Schulenburg, „als Mitarbeiter wird man geführt und wechselt intuitiv zwischen den Systemen, ohne den Übergang zu merken.“
ferropharma bildet ganze Prozesse in Salesforce ab, wie etwa Kundenbetreuung oder die Gestaltung von Angeboten. Mit d.velop documents for salesforce müssen die Mitarbeiter die Software nun nicht mehr wechseln, das Bearbeiten und Anzeigen von Dokumenten funktioniert innerhalb von Salesforce selbst. Die Benutzeroberfläche bleibt die gewohnte Salesforce-Umgebung, ergänzt um Dokumenten-Ansichten und Bearbeitungsmöglichkeiten. Eine Schnittstelle transferiert Daten zwischen Salesforce und dem d.velop DMS. Prozesse des operativen Tagesgeschäftes kombiniert ferropharma nun mit der Bedienbarkeit und den Diensten eines vollständigen Dokumentenmanagement-Systems.
Der Arznei- und Wirkstofflieferant verfügt so über einen erweiterten Werkzeugkasten für Salesforce. „Man kann damit zum Beispiel Dokumente kategorisieren“, sagt Dennis Reese, Produkt-Manager bei der d.velop AG. Dabei fungiert d.velop documents for salesforce als Startpunkt für weitere dokumentenbasierte Prozesse. Etwa, indem die Software beim Scannen automatisch Seitentrenner einsetzt und Attribute erkennt, wie etwa Lieferanten, Bankverbindungen und Rechnungsnummern.
Auf diese Art ergänzt die d.velop-Software die bestehenden Funktionen von Salesforce, um Prozesse zu modellieren, und zwar revisionssicher und GoBD-konform. Das Kürzel „GoBD“ beschreibt die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern“.
Die Usability wird deutlich besser, Speicher ist leicht zu bekommen. Mit d.3ecm ist das Arbeiten in Salesforce effizienter möglich, es ist leichter und fehlerfreier bedienbar. Bahn frei für Wachstum.
Christian Schulenburg
CTO | ferropharma group
„Zwei Fliegen mit einer Klatsche“
Ein Beispiel: Das Arbeiten mit PDF-Dokumenten. Die Mitarbeiter können etwa PDF-Verträge oder PDF-Rechnungen in ihrer gewohnten Salesforce-Umgebung auf den Schirm holen und kommentieren. Office-Dokumente können wie gewohnt bearbeitet werden. Selbst Kommentare an Fotografien von Lieferscheinen, von Verschiffungen oder von Rechnungen sind vorgesehen.
„Früher mussten wir Dokumente aus Salesforce erst herunterladen, dann bearbeiten, eine neue Version speichern und diese wieder hochladen“, sagt Schulenburg. Die Mitarbeiter erstellen Entwürfe online und bearbeiten diese im Team weiter, in der Gewissheit, stets die aktuellste Version zu bearbeiten.
Mit d.velop documents for salesforce fängt ferropharma „zwei Fliegen mit einer Klappe“, wie Christian Schulenburg sagt.
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