e:1 Archiv – Intelligente All-In-One E-Rechnungsverarbeitung

Um diese App verwenden zu können, benötigen Sie zusätzlich d.velop documents platform edition business oder ultimate. Zusätzliche Kosten können anfallen.

E-Rechnungen werden automatisch identifiziert und mit allen enthaltenen Informationen erkannt, interpretiert und in der Rechnungserkennung automatisch ausgefüllt. Damit ist die gesetzeskonforme Verarbeitung gewährleistet.

Es können alle in Deutschland erlaubten Profile verarbeitet werden. Dazu zählt ZUGFeRD mit den Profilen Basic, Comfort und Extended und die XRechnung.

Der Import von (E-) Rechnungen kann einfach per Drag ‘n‘ Drop oder per Auswahl aus einem Dateisystem stattfinden.

Importieren Sie Rechnungen direkt per Mail, z.B. mit einem Office 365 E-Mail-Konto oder einem integrierten ecm:one Postfach.

Alle weiteren Rechnungsinformationen (RechnungsNr., Rechnungsdatum, Beträge, Zahlungsart, Skonto, ..) können ebenfalls vollautomatisch aus der E-Rechnungs-XML erkannt oder per OCR ausgelesen werden. Intelligente Prüfungsverfahren validieren dabei diese Informationen. Dabei kann bereits in der einfachen Erkennung zwischen 3 MwSt-Beträgen differenziert werden.

Die erste Validierung der Informationen wird vom System vorgenommen und durch farbliche Gestaltung angezeigt. Danach haben die Buchhalter die Möglichkeit, bei korrekter automatischer Erkennung der Rechnungsdaten und der Darstellung der Buchungsvorschläge diese kurz zu sichten und sie für den Prüfungsworkflow freizugeben.

Es findet eine Dublettenprüfung mit den Parametern KredNr + BelegNr + BelegDatum + Mandant statt. Diese können direkt angezeigt und geprüft werden.

Die Prüfung gegen Bestelldaten oder Verträge unterstützt bei der richtigen und schnellen Verarbeitung und der (E-)Rechnungen und bildet gleichzeitig Vorgangsakten.

Bei Fehlern auf der Rechnung können diese an den Absender zurückgesendet und um Korrektur gebeten werden.

Diverse Trainingsmöglichkeiten automatisieren die Erkennung und Verarbeitung von Lieferantenrechnungen noch weiter. Es können drei wesentliche Trainings unterschieden werden:

- Lieferantenerkennung

- Feldtrainings

- Betragstrainings

Im Clearing-Center können zu klärende Rechnungen von ausgebildeten Experten bearbeitet werden.

Wertegrenzen sowie Budgetfreigaben sichern die korrekte Prüfung durch zuständige und berechtigte Workflowteilnehmer

Während des Workflows können Anmerkungen und Notizen verfasst, Dateien angehangen und die FIBU angepasst werden.

Nach der Prüfung wird das Agenda Document-Package per Rechnungsdatenservice 2.0 oder Belegtransfer an Agenda übergeben. 

Während des Workflows können Dokumente, wie z.B. Lieferscheine, Fotos oder andere Dokumente/Bilder hochgeladen werden. Diese werden als zweite Version direkt an die Rechnung angehangen.

Dank des responsiven Designs ist ein mobiles Arbeiten von jedem Endgerät möglich. So ist eine Prüfung direkt am Tablet oder Handy von jedem Ort aus kein Problem.

Alle geprüften Dokumente werden revisionssicher archiviert und gesetzeskonform archiviert. Es wird nur die neueste Version angezeigt, die vorherigen können jederzeit eingesehen werden.

Bei Ausfällen, z.B. durch Urlaub oder Krankheit wird durch die Vertreterregelung die zeitnahe Bearbeitung des Workflows gesichert.

Rechnungen eines Lieferanten mit ähnlichen Artikeln werden markiert.

Das Workflowdashboard zeigt übersichtlich alle Workflowschritte und die aktuell fälligen Rechnungen an.

In den transparenten Protokollen werden die getätigten Entscheidungen lückenlos dokumentiert und können jederzeit aufgerufen werden.

Die Echtzeitdaten können mit einem BI-Tool der Wahl verknüpft und bereitgestellt werden.

Die Bezahlung per SEPA-XML kann bequem durchgeführt werden. Dabei werden alle relevanten Informationen pro Buchungssatz angezeigt und Zahlungsinformationen, wie z.B. Skonto können direkt in der Maske angepasst bzw. final eingegeben werden.