Digitale Post automatisch analysieren und richtig verteilen.

Posteingang

Dokumente zentral erfassen.

Eingehende Dokumente werden über definierte Kanäle, Regeln und Berechtigungen in der Postverteilung registriert. So entsteht ein zentraler Überblick über neue, offene und zu bearbeitende Vorgänge.

Dashboard interface showing a job center email inbox with categories, filters, and a central mail intake function highlighted.

KI-Analyse

Dokumentinformationen schneller erkennen.

Mit optionaler KI-Unterstützung über den d.velop pilot können relevante Informationen wie Absender, Dokumenttyp, Referenznummer, Dokumentdatum und Zusammenfassung erkannt und für die weitere Bearbeitung bereitgestellt werden.

A user interface for editing document properties in German, showing complaint details and metadata recognition in a job center setting.

Verteilung

Dokumente gezielt zuweisen.

VLOTT unterstützt die Zuordnung eingehender Dokumente zu passenden Empfängern, Gruppen oder Fachbereichen. Die Verteilung bleibt kontrollierbar und nachvollziehbar.

Digital interface for job center tasks showing categorized mail statuses, suggested recipients, and document processing in progress.

Annahme

Bearbeitung sauber übernehmen.

Sachbearbeitende nehmen Dokumente an, prüfen den Kontext und ordnen sie einer Akte, einem Vorgang oder einer Aufgabe zu – direkt im d.velop-Kontext.

Document management interface showing fields for document details and a sidebar for navigation. A message prompts to prepare acceptance.

Nachverfolgung

Status und Historie im Blick behalten.

Annahmen, Weiterleitungen, Zuweisungen und Bearbeitungsschritte bleiben nachvollziehbar. Offene Vorgänge und Bearbeitungsstände werden transparent sichtbar.

A UI showing a document tracking history with actions, timestamps, and user details; a checked box notes "Traceable History" in German.

Feature	StarterPauschale für Einrichtungen und Unternehmen mit niedrigem Dokumentenaufkommen449 € / Monat	Bis 250 User & 8.000 Dokumente / JahrFür Organisationen mit regelmäßigem Posteingang5,32 € / User / Monat	Bis 500 User & 16.000 Dokumente / JahrFür größere Organisationen mit höherem Dokumentenvolumen5,06 € / User / Monat	Individuelles AngebotFür mehr als 500 User oder mehr als 16.000 Dokumente pro Jahrauf Anfrage
Nutzungsvoraussetzung
d.velop documents platform edition	Basic oder höher	Basic oder höher	Basic oder höher	Basic oder höher
Hybride d.velop-Umgebung	möglich	möglich	möglich	möglich
d.velop pilot für KI-Funktionen	optional / separat lizenziert	optional / separat lizenziert	optional / separat lizenziert	optional / separat lizenziert
Leistungen
Maximale Anzahl User	100	250	500	> 500
Inkludierte Eingangspost pro Jahr	4.000 Dokumente	8.000 Dokumente	16.000 Dokumente	> 16.000 Dokumente
Preis je weiteres Dokument	0,46 €	0,46 €	0,38 €	auf Anfrage
Zentraler digitaler Posteingang
Eingangskanäle mit Regeln und Berechtigungen
Manuelle Zuweisung an Benutzer und Gruppen
Annahme-, Weiterleitungs- und Zuweisungsworkflows
Clearing-Prozess für unklare Dokumente
Geführte Stapelbearbeitung
d.velop Dokumenteigenschaften und Berechtigungen
Integration mit d.velop Aufgaben
Bearbeitungshistorie und Nachvollziehbarkeit
Reporting zu Eingang, offenen Vorgängen und Durchlaufzeiten
KI-gestützte Dokumentanalyse	optional mit d.velop pilot	optional mit d.velop pilot	optional mit d.velop pilot	optional mit d.velop pilot
Erkennung von Metadaten	optional mit d.velop pilot	optional mit d.velop pilot	optional mit d.velop pilot	optional mit d.velop pilot
Empfängervorschläge durch KI	optional mit d.velop pilot	optional mit d.velop pilot	optional mit d.velop pilot	optional mit d.velop pilot

Nahtlos in Ihre d.velop-Welt integriert

VLOTT nutzt bestehende Dokumentstrukturen, Benutzer, Gruppen, Berechtigungen und Aufgabenprozesse. So entsteht eine digitale Postverteilung ohne Medienbruch – von der Erfassung über die Zuweisung bis zur dokumentbezogenen Bearbeitung.

Integriert mit:

✓ d.velop documents: zentrale Ablage und bestehende Dokumentstrukturen

✓ Dokumenteigenschaften: Nutzung relevanter Informationen im d.velop-Kontext

✓ Benutzer & Gruppen: Zuweisung an bestehende Empfängerstrukturen

✓ Berechtigungen: rollenbasierter Zugriff auf Dokumente und Vorgänge

✓ d.velop Aufgaben: dokumentbezogene Aufgaben direkt im Prozess

Hinweis zur Nutzung von künstlicher Intelligenz

Mit optionalen KI-Funktionen analysiert VLOTT Digitale Postverteilung relevante Informationen in Dokumenten und unterstützt die Einordnung sowie die Zuordnung zu passenden Empfängern oder Gruppen.

Die KI-Funktionen können je nach Konfiguration genutzt werden. Erkannte Informationen wie Absender, Dokumenttyp, Referenznummer, Dokumentdatum oder Zusammenfassung dienen als Unterstützung für die weitere Bearbeitung.

Für KI-Funktionalitäten wird der d.velop pilot genutzt. Der d.velop pilot muss über die d.velop platform edition business oder ultimate enthalten oder separat lizenziert sein.

KI-Funktionen sind nicht verpflichtend und können abhängig von Prozess, Eingangskanal und Konfiguration genutzt werden.

Prozessqualität wird sichtbar.: Weniger manuelle Abstimmung, schnellere Bearbeitung und belastbare Kennzahlen.
Kontrollierbar integriert.: Rollen, Berechtigungen, technische Zustände und KI-Schwellenwerte bleiben konfigurierbar.
Dokumente kommen mit Kontext an.: Empfänger erhalten relevante Dokumente schneller – inklusive Bearbeitungsbezug.
Weniger suchen, mehr steuern.: Stapelbearbeitung, zentrale Übersichten und klare Zuständigkeiten reduzieren Rückfragen.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Ist KI verpflichtend?

Nein. KI-Funktionen sind optional und können je nach Konfiguration und d.velop pilot-Lizenz genutzt werden.

Welche d.velop-Voraussetzungen gibt es?

Für die Nutzung wird die d.velop documents platform edition basic oder höher beziehungsweise eine hybride d.velop-Umgebung benötigt. Für KI-Funktionalitäten ist zusätzlich der d.velop pilot erforderlich.

Welche Informationen erkennt VLOTT?

Mit optionaler KI-Unterstützung über den d.velop pilot kann VLOTT unter anderem Absender, Dokumenttyp, Referenznummer, Dokumentdatum, Zusammenfassungen und Empfängervorschläge bereitstellen.

Für wen eignet sich VLOTT?

Die Lösung eignet sich für Organisationen und Unternehmen mit hohem Dokumentaufkommen, zentraler Poststelle, mehreren Fachabteilungen oder komplexen Zuständigkeiten in einer d.velop-Umgebung.