Referenzstory BKK Werra-Meissner

Die BKK Werra-Meissner bringt an einem Wochenende vier Millionen Dokumente in ein neues Dokumentenmanagement – ohne eigene IT-Abteilung.

• Die BKK Werra-Meissner brauchte ein fertiges System, kein Entwicklungsprojekt
• Freitag aus, Montag an – ohne Parallelbetrieb
• Quittung für jedes Dokument – jeder Auftrag wird transaktionssicher nachgewiesen

BKK Werra-Meissner hat ihr Dokumentenmanagement gewechselt – vier Millionen Dokumente, keine eigene IT-Abteilung

Die BKK Werra-Meissner verwaltet über vier Millionen digitale Dokumente – mit 86 Mitarbeitenden und ohne eine einzige eigene IT-Stelle. Als das bestehende Dokumentenmanagementsystem veraltete und der langjährige Softwarepartner nicht mehr zur Kasse passte, entschied sich die nordhessische Krankenkasse für d.velop documents – für einen vorkonfektionierten Standard statt einer Eigenentwicklung. Der Wechsel ist abgeschlossen: Die Kasse arbeitet heute mit d.velop documents, und das alte Archiv ist abgelöst.

• Standard statt eigener Entwicklung. Vier Millionen Dokumente, 86 Mitarbeitende, keine eigene IT-Abteilung: Die BKK Werra-Meissner brauchte ein fertiges System, kein Entwicklungsprojekt.
• Freitag aus, Montag an. Die Kasse stellte ohne Parallelbetrieb um. E-Mail, Posteingang, Postausgang und die App für über 16.000 Versicherte mussten ab dem ersten Arbeitstag im neuen System laufen.
• Quittung für jedes Dokument. Das helic-Altarchiv wanderte über ein Migrationstool des d.velop-Partners MediaKom nach d.velop documents – jeder Auftrag transaktionssicher nachgewiesen statt per Stichprobe geprüft.

Eine Regionalkasse, die seit 2010 digitalisiert

Die BKK Werra-Meissner wurde 1961 gegründet und betreut 38.500 Versicherte in Nordhessen. 86 Mitarbeitende arbeiten dafür mit rund 2.000 externen Partnern zusammen. Ihre Digitalisierung begann 2010 mit Posteingang und Postausgang, 2014 war beides vollständig digital. Seither sehen die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter die Unterlagen zu einem Anliegen direkt am Bildschirm, statt Akten zu holen.

Veraltete Software und niemand im Haus, der sie betreiben kann

Das Dokumentenmanagement der BKK Werra-Meissner war 2024 an eine Grenze gekommen, die nichts mit dem Funktionsumfang zu tun hatte. Ziel war es, das gewachsene System auf eines umzustellen, das eine Kasse mit 86 Mitarbeitenden aus eigener Kraft betreiben kann.

Dominik Adler, Abteilungsleiter bei der BKK Werra-Meissner, verantwortet den Kundenbereich und begleitet die Digitalisierung der Kasse seit Jahren. Er beschreibt eine Ausgangslage, in der die Anforderungen weniger vom Wunschzettel als von der eigenen Personaldecke kamen:

• Veraltete Softwarebasis. Das bestehende DMS entsprach technisch und in der Bedienung nicht mehr dem, was die Kasse für über vier Millionen Dokumente braucht – und der langjährige Softwarepartner passte nicht mehr zur BKK Werra-Meissner.
• Keine eigene IT-Abteilung, kaum Projektkapazität. Die Kasse hat keine EDV-Abteilung und keine ausgebildeten EDV-Spezialisten; jede technische Anforderung braucht externe Begleitung. Und wie üblich in dieser Kassengröße tragen die Verantwortlichen mehrere Themen gleichzeitig.
• Umstellung ohne Parallelbetrieb. Ein schrittweiser Wechsel war ausgeschlossen. Freitag altes System aus, Montag neues System an – E-Mail, Posteingang, Postausgang und die App für über 16.000 Versicherte gleichzeitig.
• Altarchiv mit Aufbewahrungsfristen. Millionen historisch gewachsener Dokumente aus dem helic Archiv mussten mitkommen, sortiert nach dem, was gesetzlich noch aufzubewahren ist.
• Akzeptanz im Team. 86 Menschen sollten am Montag in einer neuen Oberfläche arbeiten – für alle eine Umstellung, wie Adler im Vortrag offen sagte.

Diese Liste erklärt, warum die Auswahlentscheidung der Kasse anders ausfiel als in Häusern mit eigener IT-Mannschaft.

Die Entscheidung fiel für einen fertigen Standard, nicht für eine Entwicklung

Die BKK Werra-Meissner suchte einen etablierten Anbieter für Dokumentenmanagement in der gesetzlichen Krankenversicherung – und eine Lösung, die am Tag der Installation schon funktioniert. Reifegrad und Vorkonfiguration waren kein Komfortkriterium, sondern die Bedingung, unter der das Projekt überhaupt machbar war.

Dazu kam ein Bedienkonzept, das die Kasse ihren Mitarbeitenden zumuten konnte, und ein Team, das über die Projektlaufzeit hinaus zur Verfügung steht. Wir sind mit der BKK Werra-Meissner gestartet, weil beide Seiten wussten, was gebraucht wird: kein Entwicklungsauftrag, sondern eine Einführung nach Standard.

Die Umstellung: Freitag aus, Montag an

Der Termin für die Umstellung der BKK Werra-Meissner war ein Wochenende. Genau das prägte den gesamten Projektzuschnitt: Alles, was am Montagmorgen laufen musste, musste vorher im Testsystem bewiesen sein. Die Kasse begann die Tests im ersten Halbjahr 2024 auf eigenen Testumgebungen.

Aus diesem Satz leitet sich die Projektlogik ab: Die Einführung lief als Wasserfall in klar geschnittenen Arbeitspaketen – planen, Verantwortlichkeiten festlegen, installieren, konfigurieren, testen, freigeben, produktiv nehmen. Jedes Paket bekam einen Termin und einen Namen dahinter.

Der GKV-Standard liefert die Aktenstruktur, die Werteliste macht die Arbeit

Die BKK Werra-Meissner legt ihre Dokumente nach dem GKV-Standard ab – einer dreistufigen Struktur aus Prozessakte, Unterprozessakte und dem einzelnen Eingangs- oder Ausgangsdokument. Christian Förth, Team Lead Project Delivery bei d.velop, empfiehlt diese Struktur in Kassenprojekten, weil sie einen fertigen Bauplan mitbringt statt eines leeren Blattes.

Der Aufwand steckte an einer anderen Stelle: in der Aktenplan-Werteliste. Sie entscheidet, unter welchem Prozess und welchem Formulartyp eine Unterlage landet und welches Stichwort und welche Aufgabendefinition daran hängen. Diese Liste ist kassenindividuell – ein Beispiel gibt d.velop mit an die Hand, ausfüllen muss sie jede Kasse selbst. In Projekten dieser Art bindet der Aktenplan die meisten Ressourcen.

Betrieben wird die Umgebung nicht im Haus, sondern beim GKV Service Center (GKV SC), dem Rechenzentrum der BKK Werra-Meissner. Für eine Kasse ohne eigene EDV-Abteilung ist das dieselbe Entscheidung noch einmal: Standard nutzen, Betrieb auslagern, die eigenen Leute im Fachbereich lassen.

Anbindung an BITMARCK_21c|ng, Input- und Output-Management

Ein Dokumentenmanagement nützt einer Krankenkasse nur, wenn es dort integriert ist, wo die Sachbearbeitung ohnehin arbeitet. Bei der BKK Werra-Meissner ist das BITMARCK_21c|ng, der Kernstandard der gesetzlichen Krankenversicherung. Die Schnittstellenmodule dafür waren zu Projektbeginn bereits entwickelt – passend zum Auswahlmaßstab „fertiger Standard“. Jede Anbindung erfüllt im Alltag eine konkrete Aufgabe:

• BITMARCK_21c|ng. Aus d.velop documents heraus entstehen ein Eintrag in der Kundenhistorie und eine Aufgabe im Kernsystem – die Sachbearbeitung findet den Vorgang dort, wo sie ihn erwartet.
• Input-Management. Post, Scans, E-Mails und die Einreichungen der über 16.000 App-Nutzenden laufen in dieselbe strukturierte Ablage – unabhängig davon, auf welchem Kanal Versicherte etwas schicken.
• Output-Management. Ausgangsdokumente der Kasse werden im selben System erzeugt und abgelegt, sodass Eingang und Ausgang eines Anliegens zusammen in einer Akte stehen.

Damit war die Basis für neue Dokumente gesetzt. Offen blieb der schwierigere Teil: die Millionen Dokumente, die schon existierten.

Jedes migrierte Dokument bekommt eine Quittung

Die Besonderheit dieses Projekts ist die Ablösung des Altarchivs. Die BKK Werra-Meissner betrieb historisch bedingt ein helic Archiv, dessen Inhalte nach d.velop documents umziehen mussten. Diesen Teil übernahm der d.velop-Partner MediaKom, der die Kasse seit Jahren begleitet; Stefan Bandle verantwortet dort den Geschäftsbereich Digital Solutions.

Ein Archivsystem besteht aus zwei Hälften: der Datenbank mit den Indizes – beim helic Archiv eine DB2-Datenbank – und dem Speicher mit den Dokumenten selbst. Gemeinsam mit der Kasse legte MediaKom deshalb zuerst fest, welche Dokumente aufgrund der Aufbewahrungsfristen überhaupt migriert werden und welche Metainformationen mitkommen – auch Notizen und die Annotationsschicht mit Stempeln und Markierungen, die nie physisch im Dokument standen.

Danach übernahm das selbstentwickelte Migrationstool von MediaKom. Es schrieb jeden Auftrag in eine SQL-Auftragsdatenbank, zog das Dokument über eine API aus dem Altarchiv, nahm vorhandene Signaturen mit und legte den Auftrag im JPL-Format für den Host-Import von d.velop documents ab. d.velop documents quittierte jeden Import; ein letzter Schritt des Tools las diese Quittungen über die Dokumenten-ID zurück und hakte jeden Auftrag ab.

Der Grund für diesen Umweg war Nachweisbarkeit. Alte und neue Indexstrukturen passen nie vollständig zueinander; einzelne Dokumentenklassen oder Attribute fallen auf. Weil jeder Auftrag entweder eine Quittung oder einen Fehlerstatus bekam, sah das Projektteam genau, was sauber übernommen wurde und was ins Troubleshooting ging – statt auf eine Stichprobe zu vertrauen. Für eine Kasse, die revisionssicher archivieren muss, ist das der entscheidende Unterschied.

Tasklisten, Status-Telkos und ein Kickoff vor Ort

Die Zusammenarbeit im Projekt der BKK Werra-Meissner lief über wenige, sehr konkrete Werkzeuge. Jedes Arbeitspaket hatte eine technische Taskliste mit den einzelnen Doings, dem zuständigen Partner und einem Termin; den Status zogen alle Beteiligten in regelmäßigen Telkos nach. Die Infrastruktur wurde gestuft aufgesetzt – Entwicklung, Test und Produktion getrennt, damit vor dem Umstellungswochenende alles auf einer echten Testumgebung beweisbar war.

Zum Kickoff traf sich das Projektteam vor Ort. Christian Förth hält daran fest, auch wenn seit der Pandemie kaum eine Kasse es noch verlangt: Wer sich einmal gesehen hat, kommuniziert danach anders. Hinzu kam die Branchenerfahrung – die technischen Ansprechpartner:innen in den Rechenzentren der gesetzlichen Krankenversicherung und das d.velop Projektteam kennen einander, und damit war früh klar, wer welche Konfiguration übernimmt.

Der Wechsel ist abgeschlossen. Was die BKK Werra-Meissner mit d.velop documents heute hat:

• Ein Dokumentenmanagement, das die Kasse ohne eigene EDV-Abteilung betreibt – der Betrieb liegt beim GKV Service Center, die eigenen Leute arbeiten im Fachbereich.
• Über vier Millionen Dokumente in einer Ablage nach GKV-Standard, strukturiert über Prozessakte, Unterprozessakte und Dokument.
• Das helic Archiv ist abgelöst; die aufbewahrungspflichtigen Bestände liegen revisionssicher in d.velop documents.
• Eine Migration, die nicht auf Stichproben beruht: Jeder Auftrag trägt eine Quittung oder einen Fehlerstatus, jedes Dokument ist damit einzeln nachweisbar.
• Alle Eingangskanäle in einer Struktur – Post, Scan, E-Mail und die App, über die mehr als 16.000 Versicherte ihre Unterlagen einreichen.
• Einen Vorgang, der im Kernsystem sichtbar wird: Aus d.velop documents heraus entstehen Eintrag und Aufgabe in BITMARCK_21c|ng.

Zusammengefasst: Standard statt Eigenbau. Die BKK Werra-Meissner betreibt heute ein Dokumentenmanagement, das sie mit 86 Mitarbeitenden und ohne eine einzige IT-Stelle tragen kann – weil sie sich für ein vorkonfektioniertes System, ein Rechenzentrum für den Betrieb und eine Migration mit Einzelnachweis entschieden hat statt für ein Entwicklungsprojekt.

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