D+H Mechatronic reduziert 66 % der Supportfälle und Server durch Migration in die Cloud

Seit mehr als 50 Jahren ist die D+H Mechatronic AG mit Sitz in Ammersbek in Hamburg Innovationstreiber und einer der führenden Lösungsanbieter für intelligente Rauchabzugssysteme und Lüftungslösungen. Mit rund 550 Mitarbeitenden, die sich auf 10 Tochtergesellschaften weltweit verteilen, bringt das Unternehmen zertifizierte Systemlösungen für modernste Gebäudeautomation an jede Fassade und an jedes Dach, wie dem SARA-Kulturhaus in Schweden.

Damit langfristig ein störungsfreier Ablauf der Geschäftsprozesse im Unternehmen sichergestellt wird, hat sich die D+H Mechatronic AG für den Weg in die Cloud entschieden. Manuelle Updates gehören nun der Vergangenheit an und gleichzeitig wird dem Personalmangel entgegengewirkt.

Von der initialen Idee bis zum Konzept – Warum hat sich D+H Mechatronic für den Schritt in die Cloud entschieden?

Die D+H Mechatronic AG ist bereits ein langjähriger Kunde der d.velop AG. In den vergangenen Jahren wurde die IT-Landschaft des Unternehmens mit d.velop Lösungen ausgebaut: Die Bau-/ Projektakten waren bereits im Einsatz und die Eingangsrechnungsverarbeitung, sowie die Personalakte befanden sich in der Umsetzung. Ein weiteres Produkt war die Qualitätsmanagement-Akte, die sich ganz im Anfang des Projektes befand.

Wie die meisten Unternehmen hat auch D+H Mechatronic mit Herausforderungen zu kämpfen – der Fachkräftemangel und die erhöhten IT-Security-Maßnahmen brachten das Unternehmen dazu, den Ansatz der IT-Struktur nochmals zu überdenken. Der Entschluss: anstatt die On-Premise Lösungen weiter auszubauen, möchte das Unternehmen auf Cloud Technologien setzen. Das Projekt wurde gemeinsam mit dem Projektteam von der D+H Mechatronic und der d.velop AG neu ausgerichtet: mit der Cloud Technologie sicher in die Zukunft!

Welche Potenziale bietet der Schritt in die Cloud?

Der Einsatz der d.velop Cloud eröffnet Möglichkeiten und Vorteile, die einem Unternehmen eine skalierbare und flexible Infrastruktur schafft, die es ermöglicht sich dynamisch an veränderte Anforderungen anzupassen, dazu zählen:

• Interne Kostenreduktion
• Keine Updates mehr notwendig
• Weniger Server
• SQL-Datenbank entfällt
• Monatliche Skalierbarkeit
• Hinzubuchbare Services
• Verfügbarkeit, Stabilität, Wiederherstellbarkeit
• Zukunftsfähigkeit

Welche Einsparpotenziale hat ein Unternehmen durch die d.velop Cloud?

Mithilfe der d.velop Cloud reduzieren sich die Aufwände im Verhältnis zum On-Premise System erheblich. Durch diese Effizienzsteigerung werden Personalkapazitäten frei, die anderweitig eingesetzt werden können. Gleichzeitig gewährleistet das System eine hohe Wettbewerbsfähigkeit und Agilität, da es kontinuierlich auf dem aktuellsten Stand ist und dadurch eine Basis für ein kontinuierliches und flexibles Wachstum bietet. So ist die D+H Mechatronic zukunftssicher aufgestellt und kann auch trotz Fachkräftemangel, den IT-Security Standards Stand halten.

Welche Ziele verfolgt die D+H Mechatronic AG mit dem Schritt in die Cloud?

Vor dem Umzug in die Cloud hat D+H Mechatronic klare Ziele definiert. Diese Ziele resultierten vor allem aus einem Fachkräftemangel, der die Entwicklung des internen Know-hows und die Bewältigung der IT-Sicherheitsanforderungen erschwerte. Mit diesen Zielen soll eine optimierte Performance im Bereich der IT-Landschaft der D+H Mechatronic erreicht werden. Diese Ziele lauten:

Der Weg in die Cloud: D+H Mechatronic’s Konzept zur Umstellung in eine effizientere Zukunft

Für die Umstellung der bestehenden Systeme, aber auch der zukünftig geplanten Lösungen, galt es fünf wichtige Bereiche zu betrachten:

1. Analyse der Ist-Situation:
   Wie sieht es in der On-Premise Umgebung aus? Was können User dort machen? Kann alles in die Cloud umsetzt werden?
   
2. Auflistung und Umschlüsselung der Softwarekomponenten:
   Welche Softwarekomponenten sind im Einsatz? Welche Lizenzen werden in der Cloud benötigt, um den gleichen Funktionsumfang gewährleisten zu können?
   
3. Kostenindikation:
   Wie viel kostet die d.velop Cloud Lösung monatlich?
   
4. Bestandsaufnahme:
   Wie arbeiten die User konkret? Welche Prozesse gibt es, die abgebildet werden sollen?
   
5. Identifikation Herausforderungen:
   Welche Herausforderungen wurden durch die Bestandsaufnahme identifiziert?

Die sieben Phasen der Cloud-Migration bei der D+H Mechatronic AG

Der Aufbau des Projektes wurde in sieben Phasen untergliedert, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen:

1. Kickoff
2. Buchung der Cloudmandanten
3. Customizing & Programmierung auf Seiten der d.velop
4. Anbindung an AD
5. Testimport Dokumente in die Testumgebung
6. Tests in den Fachbereichen Bau-/ Projektakte, ERV, HR, QM
7. Kleinere Iterationsschleifen und Anpassungen

D+H Mechatronic reduziert interne Aufwände um 70 %

Mithilfe von d.velop hat es die D+H Mechatronic geschafft, die Supportfälle und auch Serverstörungen, um bis zu 66 % zu reduzieren. Viele der Supportfälle werden jetzt von d.velop direkt gemanagt, sodass die Mitarbeitenden im Falle kleiner Störungen nur sehr wenig davon mitbekommen. Auch die Serverkapazitäten wurden um 66 % reduziert. Hier ist lediglich noch ein Server aktiv, der Prozesse in die Cloud routet. Durch den Umzug in die Cloud hat sich die Pflege dieses Servers deutlich vereinfacht. Dadurch kann das Unternehmen die vorher benötigten Personalkapazitäten anderweitig einsetzen und reinvestieren. Eine deutliche Reduzierung von 90 % der Aufwände hat auch bei den Security-Updates stattgefunden. Die noch notwendigen Security-Updates des zuletzt übrig gebliebenen Servers sollen auch in Zukunft komplett abgelöst werden. All das genannte führt zu einer Reduzierung des internen Aufwands um 70 %!

Die Zukunft von D+H Mechatronic & d.velop: Weitere Ideen sind bereits in Planung

Aktuell befindet sich die Wartungsakte in der Umsetzung, die natürlich auch in der Cloud realisiert werden soll. Zukunftsvisionen der D+H Mechatronic sind die Implementierung einer Vertragsakte und Reisekostenabrechnung. Außerdem ist ein weiteres Ziel die Anbindung eines Kundenportals im B2B Bereich. Zukünftig sollen die Kunden so selbstständig auf Dokumente zugreifen und Dokumente hoch- und herunterladen können. Das alles sind Ideen und Konzepte, die die d.velop AG gemeinsam mit dem Unternehmen in Zukunft angehen wird!