Referenzstory Interhyp AG
Über die Interhyp AG
Interhyp zählt zu den führenden Anbietern für die Vermittlung privater Baufinanzierungen in Deutschland. Mehrfach ausgezeichnet für seine exzellente Service-Qualität, vergleicht das Unternehmen an mehr als 140 Standorten die Konditionen von über 500 Finanzierungspartnern. Dabei immer im Fokus: Die individuellen Finanzierungsbedürfnisse der Kundinnen und Kunden. Für die Einführung seines neuen Bonusmodells benötigte das Unternehmen nun eine Unterschrift jedes und jeder seiner 1.300 Mitarbeitenden. Panvision realisierte den Prozess der digitalen Massen-Signatur als Delivery Partner der d.velop AG – für die Interhyp.
DMS, Digitale Unterschrift & Prozessmanagement
Product
1.700
Mitarbeitende
Finanzwirtschaft
Branche
Welche Gründe gab es für den automatisierten Signaturprozess bei der Interhyp AG?
Die Interhyp setzt bereits seit 2023 auf d.velop documents in der Cloud auf der Plattform AWS Amazon. Neben der Eingangsrechnungsverarbeitung wird das Dokumentenmanagement-System (DMS) unter anderem für die Verwaltung der Personalakten, wie auch künftig als zentrales Archiv angebunden und mittels des CMIS Connectors für SAP 4/Hana verwendet.
Mit der Einführung eines neuen Bonusmodells für rund 1.300 Mitarbeitende war es nun erforderlich, für jede einzelne Person eine namentlich personalisierte Bonusvereinbarung zu erstellen, diese digital zu signieren und anschließend in der jeweiligen Personalakte abzulegen.
Die Umsetzung dieses anspruchsvollen Projekts wurde von d.velop an die Panvision übertragen, die als Delivery-Partner die Durchführung federführend verantwortete. Besonders herausfordernd war der enge Zeitrahmen: Die Interhyp wünschte sich innerhalb einer Woche die Bereitstellung einer ersten Testversion.
Die Grundlage für den Unterschriften-Prozess bildeten eine umfangreiche CSV-Liste mit rund 1.300 Mitarbeitenden sowie zwei PDF-Dokumente, die im Ablauf personalisiert und zur digitalen Signatur bereitgestellt wurden. Das Ziel: Ein effizienter, medienbruchfreier Prozess, der die Mitarbeitenden komfortabel durch die Unterschrift führt und die finalen Dokumente automatisiert in der jeweiligen Personalakte hinterlegt.
Wie wurde der automatisierter Signaturprozess bei der Interhyp AG umgesetzt?
Um den Ablauf zu digitalisieren, wurde zunächst der Prozess in der Prozessmanagement-Software d.velop process studio modelliert, welche die Interhyp in ihr DMS integriert hat.
Der finale Workflow beginnt mit einem einfachen Upload: Ein CSV-Extrakt der Excel-Datei genügt, um die Mitarbeiterdaten sicher in das System zu übertragen. Anschließend erfolgt die gesamte Dokumentenverarbeitung automatisiert: Das System greift anhand einer Kennzeichnung in der CSV-Datei auf eines von zwei Templates zurück – eines für Betriebsratsstandorte und eines für alle übrigen Standorte.
Beide Templates verfügen über individuelle Felder, die mit Mitarbeiter- und Firmendaten zur personalisierten Anrede befüllt werden können. Die bereitgestellte CSV-Datei enthält neben den Daten für diese individuellen Felder zusätzlich die Personalakten-ID sowie die E-Mail-Adresse, an die das fertig personalisierte Dokument später ausgespielt werden soll.
Sobald das Dokument bereitsteht, erhalten die Mitarbeitenden eine Benachrichtigung per E-Mail. Sie können ihre Signatur bequem und ortsunabhängig über die digitale Signaturlösung d.velop sign setzen – ohne zusätzliche Medienbrüche oder Papieraufwand. Nach Abschluss werden die signierten Dokumente automatisch in der digitalen Personalakte der Mitarbeitenden hinterlegt, vollständig revisions- und datenschutzkonform.
Auch für Projektverantwortliche wird der Prozess deutlich transparenter: Ein automatisch generiertes Dashboard zeigt die unterschiedlichen Status eines jeden Signierungsprozesses an. Dadurch lässt sich in Echtzeit nachvollziehen, ob Prozesse sauber durchlaufen und wo gegebenenfalls Handlungsbedarf besteht.
Ein echter Meilenstein! Gemeinsam mit Panvision und d.velop haben wir über 1.300 E-Signaturen und die automatische Ablage in der E-Akte mit minimalem Aufwand umgesetzt – und damit jede Menge Arbeitsstunden, Papier, Tinte, Portokosten (und sogar Pflaster für Papierschnitte im Team!) gespart.
Angela Tomitzi
Head of People Relations bei der Interhyp AG
Fazit
Abschließend berichtet Angela Tomitzki: „Dank einer intensiven Testphase, in der unsere Änderungswünsche blitzschnell umgesetzt wurden, war das Projekt ein Riesenerfolg. Ein großes Dankeschön an das Team von Panvision und d.velop für die großartige Zusammenarbeit!“
Software Demo
Lernen Sie die d.velop Software kennen
Fordern Sie mit wenigen Klicks Ihre individuelle Live-Demo zur Software von d.velop an. Lassen Sie sich die Software live vorführen und stellen Sie direkt Ihre Fragen. Einfach Formular ausfüllen und wir melden uns bei Ihnen.