Früher haben wir die Dokumente ausgedruckt und diese zur Unterschrift in den Umlauf zu den Geschäftsführern gegeben. Mit der Coronakrise ist die digitale Unterschrift unverzichtbar geworden, da das Unterzeichnen auf Papier, nicht zuletzt auch durch den Einsatz von Kurieren sehr aufwendig und zeitfressend war. d.velop sign ist für uns alle eine extreme Arbeitserleichterung. Wir sparen uns Tausende Blatt Papier pro Jahr, viele Arbeitsstunden und erhebliche Kosten.

Jacqueline Afzali
Verwaltungs-Mitarbeiterin
Energiekontor AG

Der Erfolg kam per Gesetz

1990. Das Stromeinspeisungsgesetz tritt in Kraft. Was so einfach klingt, wurde zum ökologischen und ökonomischen Super-Erfolg: Als Vorläufer des heutigen Erneuerbare-Energien-Gesetzes verpflichtete das Stromeinspeisungsgesetz die Stromversorger, Elektrizität aus regenerativen Quellen abnehmen und vergüten zu müssen.

In Bremerhaven erkennen die beiden Geschäftspartner Günter Lammers und Dr. Bodo Wilkens sofort die Tragweite des neuen Gesetzes. Sie gründen die Energiekontor Windkraft GmbH. 1994 baut Energiekontor den ersten eigenen Windpark in Misselwarden bei Bremerhaven, zehn Anlagen mit je 500 Kilowatt. Das sind die damals größten Windkraftanlagen am Markt.

Über die Jahre nehmen Wind- und Solarenergie Fahrt auf. Sie werden so attraktiv, dass Energiekontor nicht nur mit eigenen Anlagen Strom produziert, sondern auch im In- und Ausland Wind- und Solarparks vorantreibt. Heute unterhalten die Pioniere der erneuerbaren Energien Büros unter anderem in Deutschland, Großbritannien, Portugal, in den USA und in Frankreich.

Digitale Unterschrift

Produkt

Versorgungsindustrie

Branche

150

Mitarbeiter:innen

Homeoffice stört einen empfindlichen Prozess

Der Erfolg bestätigt nicht nur die anfängliche Idee der Energiekontor-Gründer sondern auch den wirtschaftlichen Weg, den sie eingeschlagen haben. Die Zeichen stehen auf „grüne Energie“, die Welt ist bereit dafür. Doch dann schlägt Anfang 2020 die Coronakrise zu. Während die Umstellung auf mobiles Arbeiten unerwartet reibungslos funktioniert, gibt es einen Prozess, der dadurch erheblich beeinträchtigt wird: Der Unterschriftenlauf. Bei über 300 Tochtergesellschaften kommen viele Unterlagen zusammen, da bis zu vier Dokumente jährlich pro Gesellschaft von den Geschäftsführern unterschrieben werden müssen.

„Früher haben wir die Dokumente ausgedruckt und diese zur Unterschrift in den Umlauf zu den Geschäftsführern gegeben“, erinnert sich Jaqueline Afzali, Mitarbeitern in der Verwaltung bei Energiekontor.“ In der Zeit vor der Coronakrise lief dieser Prozess mit wenigen Ausnahmen reibungslos. Eine Kollegin sammelte alle Papiere und sorgte für den Umlauf. Dass Papier-Unterlagen in Einzelfällen mal gesucht werden müssen, weiß jeder, der mal mit Papier gearbeitet hat – geschenkt. Doch dann kam das Homeoffice.

„Digitale Unterschrift ist ein dringender Wunsch geworden, ein Muss“

Schon seit einiger Zeit liebäugelte die Energiekontor AG mit der Idee, mehr Prozesse im Verbund der Gesellschaften zu digitalisieren. „Durch die Coronakrise ist die digitale Unterschrift dann ein dringender Wunsch geworden“, beschreibt Afzali, „ein Muss. Unterzeichnen auf Papier war sehr schwer im Homeoffice, selbst mit Kurier. Und es war sehr teuer.“

Jaqueline Afzali recherchiert im Internet, sie sucht ein System für die digitale Unterschrift. Ein großer internationaler Anbieter fällt ihr als erstes auf. „Doch da war so vieles auf Englisch, intransparent und durcheinander geschildert“, erinnert sich die Verwaltungs-Mitarbeiterin, „letztendlich gab es da viele Fragezeichen und die Preise waren zu hoch und auch schlecht nachvollziehbar, wie welche Kosten zustande kommen würden.“

Sie sucht weiter nach einer Alternative und findet d.velop sign, ein einfach zu bedienendes System für digitale Signaturen. d.velop sign braucht weder eigene Hardware wie Karten und Lesegeräte noch eine zu installierende Software. Es läuft auf jedem Internet-Browser wie Firefox, Chrome oder Edge. Drei unterschiedliche Level von Signaturen sind möglich, qualifiziert und rechtsgültig, auch mobil und auf jedem Endgerät. Das System identifiziert die Unterschreibenden und schützt die Dokumente nach der Signatur vor Veränderungen.

Die Energiekontor AG kennt die Software der d.velop AG schon seit einiger Zeit und hat bereits das Dokumentenmanagement-System und die digitale Eingangsrechnung im Einsatz. Energiekontor gibt d.velop sign eine Chance. Afzali: „d.velop sign ist auch viel übersichtlicher und die Preise sind nachvollziehbar.“

Empfänger unterschreiben rechtsgültig mit einem Klick

Die Einführungsphase im Oktober 2020 dauert nur wenige Tage, dann wissen die Mitarbeiter und Geschäftsführer, auf welche Klicks es ankommt. Die Verwaltungs-Mitarbeiter können einen Vertrag oder andere zu unterzeichnende Unterlagen wie Geschäftsabschlüsse einfach per Drag and Drop in die d.velop sign-Oberfläche ziehen. Sie geben an, wer in welcher Reihenfolge unterschreiben soll und das System sendet nach einer erfolgten Unterschrift die Unterlagen an den nächsten Empfänger. In ihrer eigenen Oberfläche können die Verwaltungskräfte sehen, in welchem Stadium welches Dokument ist und bei wem es gerade zur Unterschrift liegt.

Jede:r Beteiligte bekommt von d.velop sign eine E-Mail, wenn er an der Reihe ist, mit einer Einladung auf die d.velop sign-Oberfläche. Wo eine Unterschrift fällig ist, können Mitarbeiter entsprechende Felder und Hinweise anlegen. Die Empfänger können mit einem Klick unterschreiben. „Das ist eine gute Entlastung, gerade bei den Prozessen für die Geschäftsführung“, beschreibt Hendrik Siemes, Sales Manager bei der d.velop AG und mit der Umsetzung bei Energiekontor betraut. „Wir konnten schnell herausfinden, an welcher Stelle eine digitale Unterschrift den größten Nutzen hat: Bei den Jahresabschlüssen für die über 300 Tochtergesellschaften, ebenso bei Überweisungsträgern.“

Whitepaper: Nachhaltigkeit (unter)schreibt man digital

Dieses Whitepaper vermittelt wertvolle Inhalte, welche Unternehmen bei der Suche nach einer passenden digitalen Unterschrift dabei helfen, die Thematik besser zu verstehen und die richtige Wahl zu treffen

Inhalt:

  • Vorteile einer eSignatur
  • Aktuelle Studien & Echte Use Cases
  • eSignatur ist nicht gleich eSignatur
  • Was ist eIDAS?

„Wir sparen uns Tausende Blatt Papier“

d.velop sign bietet drei verschiedene Level für digitale Unterschriften an. Auch die einfachste davon, die Energiekontor nutzt, ist bereits rechtsgültig – schließlich kann man auch Verträge per Handschlag oder mündlich schließen. Für diese einfache Signatur nutzt Energiekontor die Anmeldung eines Nutzers an einem Windows-Rechner. Für die qualifizierte Signatur dagegen, die rechtlich gleichbedeutend mit der handschriftlichen ist, arbeitet d.velop mit der D-TRUST (Bundesdruckerei) als Vertrauensdiensteanbieter zusammen.

Afzali: „d.velop sign ist für uns alle eine extreme Arbeitserleichterung bei Jahresabschlüssen, Vollständigkeitserklärungen, Verträgen, etc. Wir sparen uns Tausende Blatt Papier pro Jahr, viele Arbeitsstunden und erhebliche Kosten. Auch die Paraphierung, also das manuelle Prüfen von ausgedruckten Verträgen, ob alle Seiten jeder Kopie identisch sind, fällt nun weg. Manche der Dokumente haben 300 Seiten, das haben wir früher per Hand gemacht.“

Hendrik Siemes ergänzt: „Viele Energiekontor-Beschäftigte arbeiten ja auch von Zuhause aus und haben so die Flexibilität bekommen, auch im Homeoffice rechtsgültige digitale Unterschriften leisten zu können.“ 

Konkrete Einsparungen mit d.velop sign:

  • Unzählige Arbeitsstunden für das Ausdrucken, Paraphieren und in Umlauf bringen von Hunderten Dokumenten jährlich
  • Druckkosten, Wartungskosten
  • Kosten für Papier, Porto, Umschläge, Büroartikel
  • Keine Nachforschung zum Bearbeitungsstatus der Dokumente mehr notwendig
  • Kein Suchen nach Dokumenten, die scheinbar verloren gegangen waren
  • Arbeitszeit für das Versenden von Kopien oder Unterlagen an externe Kräfte wie Rechtsanwälte, Steuerberater usw.

Zunächst arbeiten nur die Buchhaltung und die Verwaltung bei der Energiekontor AG mit d.velop sign, und auch nur die Standorte in Deutschland. In Zukunft sollen weitere Abteilungen folgen und auch höher qualifizierte Signatur-Arten. Bis zu 80 Prozent der Unterlagen, die unterschrieben werden müssen, verarbeiten die entsprechenden Stellen der Energiekontor AG bereits mit d.velop sign.  „Durch d.velop sign haben wir immer eine Übersicht, welches Dokument gerade bei welchem Mitarbeiter liegt“, resümiert Afzali, „das ist ein großer Vorteil und eine extreme Arbeitserleichterung.“

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