Dokumentenmanagement Pharmazie

Digitalisierung für die Life Sciences Branche

d.velop Mitarbeiterin nutzt digitalisierte Dokumente im DMS
  • Geringer Aufwand
  • Weniger Fehler
  • Mehr Effizienz

Präzise Dokumente rund um Ihre Unternehmensprozesse

„Was nicht dokumentiert wurde, wurde nicht gemacht“: in der Life Sciences Branche sind die Anforderungen an die Erstellung, Prüfung, Genehmigung, Pflege und Verteilung der Dokumentation außergewöhnlich hoch. Da die Umstellung auf die elektronische Form der Dokumentation die Einhaltung komplexer Regelwerke erfordert, halten jedoch sogar viele mittelständische Life Sciences Unternehmen nach wie vor an der Papierform fest. Dies allerdings zum Preis eines immensen manuellen Aufwands und unter Inkaufnahme unnötiger Fehlerquellen.

Lösungen für die Life Science Branche

Mit seinem speziell für die Life Sciences Industrie entwickelten Enterprise Content Management bietet Ihnen d.velop eine gesamtheitliche Lösung, die neben den klassischen ECM-Funktionen alle typischen Anforderungen an dokumentenorientierte Prozesse erfüllt. Das sind: Dokumentenlenkung, Schulungsmanagement, Abweichungsmeldungen (Deviation Control) einschließlich Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen (CAPA) und Änderungsmanagement (Change Control) sowie elektronische Chargendokumentation, Vertragsmanagement und digitale Personalakte.

Doch damit nicht genug – mit d.velop optimieren Sie auch Ihre kaufmännischen Prozesse elektronisch: Die Standardlösung für E-Mail-Management, Eingangsrechnungsverarbeitung und die Anbindungen an die klassischen ERP-Systeme von SAP, Microsoft oder Infor erweitern Ihre Lösung zu einem kompletten Archiv-, DMS- und Workflowsystem.

d-velop Mitarbeiter Meeting mit Laptop
d-velop Mitarbeiter Notizen am Whiteboard

Passgenaue Bausteine für ein sicheres digitales Gebäude

Das Modul Vertragsmanagement erinnert Sie in einem mehrstufigen Verfahren an Stichtage wie Kündigungsmöglichkeiten oder Verlängerungsoptionen, räumt jedem Mitarbeiter den elektronischen Zugriff auf die für ihn relevanten Verträge ein, garantiert Ihnen stets den aktuellen Überblick über alle vertraglichen Zahlungsfälligkeiten und unterstützt Sie – immer auf der Basis freigegebener Textbausteine – beim Erstellen neuer Verträge.

Bei der digitalen Personalakte legen Sie mit Hilfe eines ausgeklügelten Berechtigungskonzeptes sämtliche Bewerbungsunterlagen wie Zeugnisse, Urlaubsanträge, Bescheinigungen u. v. m. nicht mehr in Papier-, sondern in digitaler Form ab. Daneben unterstützt Sie d.velop aber auch bei der Verarbeitung eingehender Papierdokumente.

Dokumentenlenkung mit d.velop

Ob Arbeits-/Verfahrensanweisungen (SOP), Prozessbeschreibungen, Prüfvorschriften, Betriebsanweisungen, Verträge oder beliebige andere Dokumenttypen: Mit dem eigens für die Life Sciences Branche entwickelten Modul „Dokumentenlenkung“ von d.velop erstellen, revisionieren und unterschreiben Sie Ihre Dokumente ausnahmslos elektronisch. Das „Mitarbeiter-Qualifizierungsmanagement“ erweitert das Modul „Dokumentenlenkung“ um die aktive Planung und Protokollierung Ihrer Mitarbeiterqualifikationen.

Und schließlich bilden Sie mit Hilfe von d.velop auch alle bislang papiergebundenen produktrelevanten Prozesse wie Abweichungsmeldungen, Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen oder Änderungsmanagement elektronisch ab und nehmen infolgedessen sämtliche Eingaben nur noch direkt am Computer vor. Das elektronische Formular wird dabei automatisch an die nächste Instanz weitergeleitet. Bei Überschreitung einer vorgegebenen Bearbeitungszeit erhalten Sie – auf Wunsch sowohl innerhalb des Systems als auch per E-Mail – eine entsprechende Eskalationsmeldung. Und weil für das Aufgabenrouting immer auch eine Vertreterregelung erforderlich ist, übernimmt das d.velop-System auch das.

Sie wollen dem Digitalen Wandel Ihre ganz eigene Handschrift verpassen?

Gerne begleiten wir Sie auf diesem Weg. Nehmen Sie ganz einfach Kontakt zu uns auf.