Zeit für Rechnungen

ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung

Die ecspand “Eingangsrechnungsverarbeitung” automatisiert Ihren Rechnungseingang und sorgt mit einem durchgehenden, elektronischen Prozess für eine automatisierte Erkennung, digitale Prüfung, Kostenzuordnung und Genehmigung in Verbindung mit Microsoft® SharePoint und Ihrem ERP System.
Kern der Lösung ist der standardisierte Freigabeworkflow welcher bei Bedarf einfach an Ihre Bedürfnisse angepasst werden kann. Bearbeiten Sie Ihre Aufgaben vollständig webbasiert oder auf Wunsch direkt im ERP System und behalten Sie, dank des mitgelieferten Reportings, stets den Überblick über alle Rechnungen.

ecspand hilft Ihnen dabei Kosten zu senken und Ihre Flexibilität zu erhöhen und schafft somit Freiräume für das Wesentliche.

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Ihr Vorteile im Überblick

Eine Rechnungsfreigabe ist in Organisationen mit mehreren Geschäftsstellen oft sehr langsam und kostspielig. Neben der Chance, bei frühzeitiger Verbuchung Skonto ziehen zu können, verlieren Sie häufig den Überblick über das Verbleiben der Rechnungen im Freigabeprozess. “Wen muss ich im Falle einer Mahnung kontaktieren, um den Prozess voranzutreiben? Wo ist die Rechnung in Bearbeitung?”

Mit der ecspand Lösung “Eingangsrechnungsverarbeitung” implementieren Sie in Ihrem Unternehmen einen langjährig bewährten Prozessstandard, der genau auf Ihre Anforderungen abgestimmt und nahtlos über Standortgrenzen und Fachabteilungen hinweg integriert wird.

ecspand-eingangsrechnungsverarbeitung-aufgaben

So geht’s

Dank der ecspand Lösung “Eingangsrechnungsverarbeitung” fallen lange Postwege zwischen verschiedenen Standorten einfach weg. Zentrale Scanstellen reduzieren Kosten und Durchlaufzeiten. Nutzen Sie deshalb unseren bewährten Prozess-Standard und behalten Sie stets den Überblick und die Kontrolle.

Die automatische Indexierung analysiert die gescannten Dokumente und übergibt die extrahierten Daten an Ihr ERP System und den SharePoint. Durch diesen automatisierten Prozess werden mögliche Fehler bei der Datenerfassung deutlich reduziert.

Im standardisierten Freigabeprozess durchläuft die Rechnung nun digitalisiert und in Minutenschnelle relevante Freigaben und wird anschließend automatisch dem jeweils verantwortlichen Mitarbeiter als zu bearbeitende Aufgabe zugeteilt.

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Anwenderbedürfnisse im Fokus

  • Nutzen Sie unseren Prozessstandard, um Ihre Rechnungen zielsicher durch das Unternehmen zu routen. Jeder Schritt wird revisionssicher protokolliert.
  • Daten werden automatisch zwischen dem Workflow und dem ERP ausgetauscht. “Invoice Cockpits” erleichtern die Bearbeitung im ERP – verfügbar für SAP, Dynamics AX / NAV.
  • Revisionssichere Archivierung und Gesetzeskonformität sind fester Bestandteil!
  • Mit unseren Reportingwerkzeugen behalten Sie den Überblick und die Kontrolle!

“ecspand link for dynamics” verbindet Microsoft Dynamics und SharePoint und ist die Basis für Ihre Applikationen: es verbindet Daten, Dokumente und Prozesse, ermöglicht den Zugriff auf alle Dynamics Objekte über bereitgestellte Funktionsbausteine und berücksichtigt dabei die Dynamics Berechtigungen. So lassen sich einfach und schnell anspruchsvolle Lösungen wie z.B. Personal-, Projekt- oder Lieferantenmanagement erstellen.
Nutzen Sie die Vorteile von ecspand und machen Sie aus SharePoint die Plattform für Ihre Geschäftsanwendung!

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Sie bearbeiten Ihre Workflow-Aufgaben in übersichtlichen Bearbeitungsmasken und können dabei ohne Kontextverlust freigaberelevante Informationen einsehen – neben dem Originalbeleg z.B. auch den Lieferantenvertrag aus dem ecspand Vertragsmanagement oder korrespondierende Bestellungen und Lieferscheine.
Alles wird innerhalb des ecspand Centers in einer elektronischen Akte zur Verfügung gestellt. Dank des eingerichteten Workflows können freigegebene Rechnungen auch automatisiert und ohne weiteren manuellen Eingriff verbucht werden.

Die ecspand “Eingangsrechnungsverarbeitung” erweitert auch Ihr bestehendes ERP System. Mit dem Invoice Cockpit behalten Sie alle relevanten Informationen in Ihrem ERP direkt im Überblick:
Erkennen Sie Preis- oder Mengenabweichung, erhalten Sie rechtzeitig Warnungen vor dem Ablauf der Skontofrist oder beobachten Sie in welchem Workflow-Schritt sich die Rechnung aktuell befindet und das alles ohne Kontextbruch und ohne Ihr ERP verlassen zu müssen.

Das Invoice Cockpit ist verfügbar für SAP, Dynamics AX und Dynamics NAV.

Ihre Vorteile

  • Nahtlose Integration von SharePoint und ERP (Microsoft Dynamics AX/NAV, SAP)
  • Minimierung der manuellen Schritte für die Rechnungsbearbeitung
  • Verkürzung der Durchlaufzeiten durch gezielte Workflowtypen und -steuerung
  • Reduzierung der Prozesskosten
  • Erhöhung der Transparenz
  • Klassifizierung und Auslesung der Kopf- und Positionsdaten (optional)
  • Sachliche und rechnerische Prüfung, automatische Verteilung und Steuerung dank digitalem Workflow
  • Automatische Erstellung eines PDF-Protokolls
  • Verbuchung im Finanzbuchhaltungssystem
  • Problemloses Handling bei standortübergreifender Freigabe