Wir übernehmen die revisionssichere Ablage der steuerrelevanten Unterlagen für Sie!

Anforderungen der GoBD erfüllen

Elektronisch erstellen, elektronisch aufbewahren

Elektronisch steuerrelevante Dokumente unterliegen strengen Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten. Wenn Sie diese Unterlagen einmal elektronisch erstellt haben, müssen Sie diese auch zwingend elektronisch aufbewahren. Es genügt nicht, diese lediglich auszudrucken und in Papierform aufzubewahren, weil dabei lediglich eine Kopie der Dokumente erstellt wird.

Mit foxdox business dms erhalten Sie eine Lösung zur digitalen Archivierung Ihrer Rechnungen und allen anderen geschäftlichen Unterlagen. 

foxdox hat eine Software-Bescheinigung nach IDW PS880 erhalten. Damit ist bestätigt, dass, bei korrekter Verwendung, Dokumente mit foxdox revisionssicher online abgelegt werden können.

IDW PS 880 Bericht aufrufen und herunterladen

So legen Sie Ihre Dokumente revisionssicher ab

Unveränderbarkeit der Daten festlegen

An Kunden ausgehändigte Dokumente müssen während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist immer in genau der Form vorliegen, in der sie erstellt wurden – also im originalen Zustand und im Ursprungsformat. Wird dies versäumt, kann das kostspielige Folgen bei einer Steuerprüfung haben. In foxdox dms können Sie Ihre ausgewählten Daten revisionssicher markieren. Das heißt, Sie entscheiden, welche Dokumente oder gesamte Ordner bzw. ganze Ordnerstrukturen revisionssicher und somit GoBD-konform archiviert werden.

Wenn Sie einmal ein Datum gesetzt haben können Sie:

  • Das Dokument/den Ordner bis zum Ablauf des Datums nicht mehr ändern.
  • Das Datum der Aufbewahrungsfrist nicht verändern.
  • Die Eigenschaft Revisionssicherheit selbst auch nicht löschen.

Nachträgliche Änderungen protokollieren

Bei Datenänderungen (z. B. Adresse) dürfen die Rechnungen geändert und neu ausgedruckt werden. Allerdings muss der Grund für die Korrekturen protokolliert werden. Beide Versionen – die alte und die neue – müssen genau so vorliegen, wie sie gedruckt wurden.

Zu den Merkmalen des Dokumentenmanagements in foxdox gehört die Funktion der Versionierung. Die Versionierung erlaubt Ihnen, von einem Dokument verschiedene Versionen unterhalb eines Dokumenteintrages zu verwalten.

Der spezielle foxdox Upload-Dialog gibt nun die Möglichkeit, ein Dokument hochzuladen und einen Kommentar dazu abzugeben. Dadurch können Sie die unterschiedlichen Versionen der Unterlagen ganz einfach protokollieren und nachvollziehbar machen.

Revisionssichere E-Mail Ablage

Per E-Mail versendete Dokumente (z. B. als Anhang mit PDF-Datei) müssen ebenfalls archiviert werden. Die E-Mail dient hier nur als „Briefumschlag“, weil Sie gelöscht werden kann. Bei der elektronischen Archivierung sind keine weiteren Änderungen zugelassen. Integrieren Sie Ihren foxdox-Account direkt in Microsoft Outlook und legen ganz einfach, einzelne E-Mails, inklusive Anhänge in foxdox ab – auf Wunsch auch revisionskonform!

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Auftragsverarbeitungsvertrag nach EU-Datenschutz-Grundverordnung

Einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) muss nach EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) jedes Unternehmen abschließen, das personenbezogene Daten im Auftrag – also von einem Dienstleister verarbeiten lässt. Der zu schließende AV-Vertrag regelt die Rechte und Pflichten von Aufraggeber und Auftragnehmer sowie ggfs. einzusetzenden Subdienstleistern.

Unsere Vertragsvorlage für die Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten nach DSGVO können Sie sich gerne im Vorfeld ansehen. Voraussetzung für einen AV-Vertragsabschluss ist ein unserer foxdox Accounts für business Kunden. Gerne schließen wir mit Ihnen einen AV-Vertrag ab. Schreiben Sie uns dazu einfach eine kurze, formlose E-Mail an support@foxdox.de. 

Vertrag über die Auftragsverarbeitung
Anlage: Festlegungen zur Auftragsverarbeitung (Cloud)

Scannen und archivieren in nur einem Schritt!

Schluss mit dem ewigen Abheften und langwierigen Heraussuchen von längst vergangenen Dokumenten. Machen Sie es sich einfach mit einer Lösung, die gleich zwei Probleme löst. Optimieren Sie Ihr Handling von Rechnungen: scannen Sie diese bequem mit beliebigen Scannern ein und übergeben diese an foxdox zur revisionssicheren Archivierung.

Eine Voraussetzung dafür ist die aktuellste Version von foxdox Sync für Windows, mit der Sie Ihre gescannten Dokumente zwischen Windows-PC und foxdox ganz einfach und automatisch synchronisieren können.

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foxdox business dms ist hervorragend geeignet für kleinere Unternehmen aller Branchen, Selbständige, Freiberufler und wird von unseren Kunden u. a. für folgende Szenarien genutzt: Revisionssichere, gesetzeskonforme Ablage und Archivierung von Ausgangs- und Eingangsrechnungen.

Wir genießen das Vertrauen u. a. folgender Unternehmen:

Testen Sie foxdox GoBD-konformes Archiv 30 Tage kostenlos!

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