Referenzstory Landkreis Nienburg/Weser
Digitale Verwaltung von Anfang an
Landkreis Nienburg Weser verbindet elektronischen Rechtsverkehr und Bußgeldakte
Mittig zwischen Bremen und Hannover liegt der Landkreis Nienburg/Weser, der seine digitale Verwaltung konsequent an den fachbereichsspezifischen Digitalisierungsstrategien ausrichtet. Mit d.velop documents als zentralem Dokumentenmanagementsystem (DMS) hat der Landkreis nicht nur die wichtigsten Fachverfahren, sondern auch den elektronischen Rechtsverkehr (beBPo) angebunden. Die elektronische Bußgeldakte und ein verwaltungsweiter Aktenplan folgen derzeit und werden somit zu einem integrierten Gesamtbild zusammengeführt.
Aus der reinen Papierwelt kommend, entschied sich der Landkreis Nienburg/Weser im April 2019 bewusst für einen grundsätzlichen Schritt in Richtung zukunftsfähiges Arbeiten. „Wir wollten nicht nur bestehende Abläufe digitalisieren, sondern unsere Prozesse strategisch weiterentwickeln“, sagt Jana Runge, Leiterin des Teams Digitalisierung in der Landkreisverwaltung. d.velop documents überzeugte dabei als „technisch führende Lösung am Markt, mit hervorragender Usability und Konnektoren zu allen wichtigen kommunalen Fachanwendungen“.
~700
Mitarbeitende arbeiten im Landkreis/Nienburg Weser
50%
der Mitarbeitenden nutzen das DMS bereits täglich intensiv
#1
Eine der ersten Verwaltungen deutschlandweit mit medienbruchfreiem beBPo in der eAkte
Wir wollten nicht nur bestehende Abläufe digitalisieren, sondern unsere Prozesse strategisch weiterentwickeln. d.velop documents überzeugte dabei als technisch führende Lösung am Markt, mit hervorragender Usability und Konnektoren zu allen wichtigen kommunalen Fachanwendungen.
Jana Runge
Leiterin des Teams Digitalisierung – Landkreis Nienburg/Weser
Digitalisierungsweg
Sechs Jahre digitale Verwaltung: Schritt für Schritt zum Ziel
Der Landkreis Nienburg/Weser hat seine Digitalisierung gezielt und schrittweise aufgebaut, mit klaren Prioritäten, die sich an der Praxis orientieren. Dadurch entstanden sechs Jahre voller Meilensteine und immer ein klarer nächster Schritt.
2019: Erstes Fachverfahren angebunden
d.velop documents als Dokumentenmanagement-System wird eingeführt. Bereiche der Kreisverwaltung erhalten erstmals digitalen Zugriff auf alle Unterlagen zu jedem Vorgang.
Folgejahre: Schriftgutverwaltung
Auch Bereiche ohne eigene Fachsoftware werden eingebunden. Der einheitliche Aktenplan ersetzt unübersichtliche Ordnerstrukturen auf Netzlaufwerken.
Seit 2022: Elektronischer Rechtsverkehr verpflichtend
Als eine der ersten Verwaltungen integriert der Landkreis das Behördenpostfach direkt in die eAkte. Dokumente lassen sich dadurch rechtssicher versenden – ohne Umweg über ein externes Postfach.
Januar 2025: beBPo geht produktiv
Gerichte und Anwaltskanzleien lassen sich direkt aus der eAkte heraus anschreiben. Nahezu alle Bereiche der Kreisverwaltung nutzen diese Möglichkeit, wenn auch in unterschiedlicher Intensität.
Weitere Optimierungen
beBPO durch Anwenderfeedback kontinuierlich verbessert
Statt eine weitere Software mit neuen Schnittstellen zu integrieren, wechselte der Landkreis Nienburg/Weser zum 01.01.2025 mit einer DMS-integrierten Lösung der d.velop zwecks Einheitlichkeit und wurde somit zum Pilotanwender für das Modul d.velop legal communication. Im Rahmen der Startphase brachte der Landkreis seine Praxiserfahrungen aktiv in die Weiterentwicklung des Moduls ein.
Seit Anfang 2022 sind öffentliche Verwaltungen dazu verpflichtet, mit Justizbehörden und anderen Institutionen über das elektronische Behördenpostfach zu kommunizieren. Dies erfordert zusätzliche digitale Prozesse innerhalb der Verwaltung; die Umsetzung des eRV ist damit jeher ein zentrales Element der digitalen Transformation – auch für den Landkreis Nienburg/Weser.
„Die enge Zusammenarbeit zwischen Landkreis-IT, den Anwender:innen und den Mitarbeitenden der d.velop führte zu einer Reihe hilfreicher Funktionen wie der Möglichkeit des Versands mehrerer Dokumente bzw. ganzer Akten, automatisierter Übernahmen von Metadaten oder der Anpassung der Versandübersicht“, so Sebastian Hillmar-Strangmann, DMS-Verantwortlicher Mitarbeiter der Landkreis-IT. ”d.velop, insbesondere unser zuständiger Ansprechpartner Patrick Dressler, hat hier großes Engagement gezeigt und das Tool oft sehr kurzfristig weiter mit unseren Ideen optimiert”, ergänzt Jana Runge.
Die enge Zusammenarbeit zwischen Landkreis-IT, den Anwender:innen und den Mitarbeitenden der d.velop führte zu einer Reihe hilfreicher Funktionen wie der Möglichkeit des Versands mehrerer Dokumente bzw. ganzer Akten, automatisierter Übernahmen von Metadaten oder der Anpassung der Versandübersicht.
Sebastian Hillmar-Strangmann
DMS-Verantwortlicher (Informationstechnik) – Landkreis Nienburg/Weser
Nahtlos weitergedacht
Digitale Bußgeldakte als Folgeprojekt
„Nachdem der beBPo-Versand bei unseren Kolleginnen und Kollegen fest im Alltag angekommen ist, war es für uns der nächste logische Schritt, auch den Versand elektronischer Bußgeldakten gemeinsam mit d.velop umzusetzen“, sagt Hanna Friedrich, Projektmanagerin im Team Digitalisierung, die diese Umsetzung zum Jahreswechsel 2026 in der entsprechenden Projektgruppe begleitet hat.
Anders als in vielen Kommunen gibt es im Landkreis keine zentrale Bußgeldstelle – diese Verantwortung ist dezentral in den Fachbereichen verankert. Zugleich verpflichtet § 110a OWiG ab dem 01.01.2027 zur elektronischen Führung und strukturierten Übermittlung von Bußgeldakten. Der Landkreis nutzt den Jahresaufschub der Umsetzungsfrist aktiv, hat die Rahmenbedingungen aufgenommen und baut derzeit eine durchgängige digitale Prozesskette in sämtlichen Bußgeldbereichen auf.
Neben der Verwendung der beBPo-Erweiterung wird derzeit die Schnittstelle zu einem Bußgeldfachverfahren hergestellt und zudem der Aktenplan, insbesondere für Bußgeldangelegenheiten, weiter ausgerollt. Für die Sachbearbeitung bedeutet dies, dass Bußgeldakten vom Erlass des Bescheids bis zur Übermittlung vollständig elektronisch geführt und sicher übermittelt werden – ein klarer Schritt in Richtung Zukunftsfähigkeit und Rechtssicherheit.
Nachdem der beBPo-Versand bei unseren Kolleginnen und Kollegen fest im Alltag angekommen ist, war es für uns der nächste logische Schritt, auch den Versand elektronischer Bußgeldakten gemeinsam mit d.velop umzusetzen.
Hanna Friedrich
Projektmanagerin im Team Digitalisierung – Landkreis Nienburg/Weser
beBPo-Integration in die d.velop Plattform
Die Kommunikation zwischen Ihrer Organisation und Justizbehörden muss heute vollständig digital und auf Basis elektronischer Postfächer erfolgen – das schreibt der Gesetzgeber vor. Doch wie setzen Sie das effizient und medienbruchfrei in der Praxis um? In 30 Minuten erfahren Sie:
- Wie Sie Dokumente rechtssicher an Gerichte versenden und empfangen.
- Welche elektronischen Postfächer für den Datenaustausch genutzt werden können.
- Wie Sie das elektronische Empfangsbekenntnis (eEB) einfach umsetzen.
- Wie die beBPo-Integration in Ihr DMS konkret aussieht.
Starten Sie mit nur einem Klick.
Ausblick
Fokus auf Rollout des Aktenplans und digitalen Posteingang beim Landkreis Nienburg/Weser
Die Erfahrungen aus dem elektronischen Rechtsverkehr und der Bußgeldakte waren ein wichtiger Impuls für den nächsten Schritt der Digitalisierung: Anstelle der Anbindung diverser weiterer Fachverfahren fokussieren die Mitarbeitenden des Teams Digitalisierung die verwaltungseinheitliche Schriftgutverwaltung auf Basis des weiteren Rollout des zentralen Aktenplans. Ziel ist es, insbesondere den Bereichen ohne eigenes Fachverfahren den vollständigen Wechsel zur digitalen Akte zu ermöglichen – inklusive Nutzung des digitalen Posteingangs.
Mit der standardisierten Schriftgutverwaltung nach Aktenplan in d.velop schafft der Landkreis nun verbindliche Standards. Das Muster des produktorientierten KGSt-Aktenplans wurde übernommen und flexibel um die Bedürfnisse der Fachbereiche ergänzt. So können auch Bereiche ohne Fachsoftware Akten strukturiert und revisionssicher führen – und profitieren gleichzeitig von den etablierten Prozessen rund um Vertragsmanagement, beBPo, OWi und Posteingang.
Der Landkreis Nienburg/Weser zeigt damit, wie sich gesetzliche Vorgaben nutzen lassen, um eine durchgängig digitale, strukturierte und bürgerorientierte Verwaltung aufzubauen – mit d.velop documents als zentralem Rückgrat.
Praxisfragen
Landkreis Nienburg/Weser: Antworten für Kommunen mit ähnlichen Fragen
Im April 2019 entschied sich der Landkreis für d.velop documents als zentrale Plattform. Dabei lag der Fokus zunächst auf dem Ordnungs- und Baubereich. Im Anschluss wurden u.a. Fachverfahren in Jugend-, Gesundheits- und Sozialamt eingebunden. Danach wurden nach und nach weitere Bereiche eingebunden.
Das Behördenpostfach ermöglicht die rechtssichere digitale Kommunikation zwischen Verwaltungen, Gerichten und Anwaltskanzleien – seit 2022 ist es gesetzlich vorgeschrieben. Der Landkreis war die erste Verwaltung in Deutschland, die es direkt und ohne Medienbruch in die eAkte eingebunden hat.
Angebunden ist unter anderen PROSOZ im Bau-,Umwelt-, Jugend- und Sozialbereich sowie Mikropro im Gesundheitsbereich und Advis in der Ausländerbehörde.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Bußgeldakten verpflichtend digital geführt und an Gerichte übermittelt werden. Der Landkreis bereitet sich darauf vor: Das Fachverfahren pmOWI wird aktuell über einen neuen Standard an d.velop documents angebunden und das beBPo-Modul wurde bereits um eine Komponente zur Übersendung von Bußgeldakten erweitert.
Der Landkreis plant den Rollout des Aktenplans für alle Bereiche ohne eigene Software. Zudem ist die kurzfristige Einführung eines vollständig digitalen Posteingangs geplant.
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