Elektronische Archivierung

Digitale Archivierung: Alle Dokumente am selben Ort!

Nie wieder Aktenordner wälzen auf der Suche nach wichtigen Dokumenten.

Nicht suchen – finden!

Sie kennen das: Ein dringend benötigtes Dokument steckt in einem Aktenordner, der aber leider nicht dort steht, wo er stehen sollte, weil ihn ein Mitarbeiter an einen Kollegen weitergegeben, mit nach Hause genommen oder bereits in den Archivkeller verfrachtet hat.

Ganz egal, ob es sich um Papierdokumente, technische Zeichnungen, Bilder, Office-Dokumente, Belege aus Ihrer Buchhaltung oder E-Mails handelt: Im zentralen elektronischen Archiv von d.velop findet alles seinen Platz: digital, langzeit- und revisionssicher, gesetzeskonform und unabhängig vom ursprünglichen Erzeugersystem.

Von dort aus lassen sich die gespeicherten Dokumente von jedem berechtigten Mitarbeiter jederzeit spontan recherchieren, bearbeiten, prüfen und verteilen. Über mobile ECM sogar von unterwegs.

Das Beruhigende daran: Es gibt nur noch ein einziges, im Archiv gespeichertes, unveränderbares Dokument. Das erspart Ihnen nicht nur das Drucken und manuelle Archivieren von Papierbelegen, sondern auch die Suche nach irgendwo abgehefteten Kopien.

Damit sorgt die Elektronische Archivierung von d.velop für Sie für transparentere Geschäftsabläufe, eine rechts- und revisionssichere, compliance-konforme Ablage auf zertifizierten Storagesystemen und geringere Druck-, Papier- und Lagerkosten.

Außerdem können Sie in jedem Dokument selbst nach Jahrzehnten noch blättern oder es nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch löschen.

Nur sicher ist sicher

Bei der Elektronischen Archivierung von d.velop verläuft die Arbeit an Dokumenten genauso wie beim klassischen Aktenordner – nur eben nicht auf Papier, sondern am Bildschirm.

Da das System die individuelle Archivstruktur Ihres Unternehmens 1:1 abbildet, lassen sich alle, auch miteinander verknüpfte Dokumente bequem recherchieren, bearbeiten, prüfen, erneut archivieren oder verteilen. Auf Wunsch sogar vollautomatisch per Workflow.

Die digitale Archivierung selbst erfolgt automatisch, revisionssicher in langfristig verfügbaren Dateiformaten wie TIFF oder PDF/A und erfüllt alle gesetzlichen Compliance-Anforderungen sowohl an die Datenhaltung als auch an die Buchführung.

Bei der digitalen Archivierung neuer Dokumente erfolgt die Aktenbildung automatisch. Und Fristen und Fälligkeiten werden automatisch angezeigt.

Die Elektronische Archivierung von d.velop ist gleichzeitig Ihr Zugang zu weiteren d.velop Lösungen wie eine Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung, ein Vertrags- oder E-Mail-Management.

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Einfach. Clever. Günstig.

Als etablierte Standardlösung mit intuitiven, individuell anpassbaren Oberflächen können Sie das elektronische Archiv von d.velop schnell, einfach und transparent einrichten und administrieren.

Es erfüllt alle geltenden Compliance-Anforderungen, erhöht dank individuellem Rechtekonzept für den Archivzugriff den Datenschutz, erlaubt nach der digitalen Archivierung optional die rechtskonforme Vernichtung von Originalbelegen und reduziert den “Datenmüll”.

Und zur Datenspeicherung können Sie Ihre bereits vorhandene Storage-Hardware nutzen oder erweitern.

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