d.velop Enterprise Content Management (ECM)

Enterprise Content Management (ECM) bezeichnet die ganzheitliche Strategie und Technologie zur zentralen Erfassung, Verwaltung, Archivierung und Bereitstellung sämtlicher Unternehmensinformationen – von Dokumenten und E-Mails bis zu digitalen Akten und Verträgen. Ziel ist es, Informationen strukturiert verfügbar zu machen, Prozesse zu automatisieren und Compliance-Anforderungen sicher zu erfüllen.
Mit der ECM-Software von d.velop erhalten Unternehmen eine skalierbare Lösung, die Dokumentenmanagement, digitale Akten, Prozessautomatisierung und KI-Funktionen in einer zentralen Umgebung vereint. Von der Beratung über die Implementierung bis zum Betrieb begleitet d.velop Unternehmen bei der digitalen Transformation dokumentenbasierter Prozesse.

Das „beste“ ECM-System ist das, das am besten zu Ihren technischen Anforderungen, Compliance-Zielen, vorhandenen Systemen und Prozessen passt. Große Unternehmen benötigen eine skalierbare, integrationsfähige Plattform mit klarer Governance-Struktur.
Die d.velop ECM-Lösung bietet unter anderem:
– Zentrale Akten- und Dokumentenstrukturen
– KI-gestützte Funktionen wie Intelligent Document Processing (IDP)
– Integrierte Workflow- und Prozessautomatisierung
– Flexible Betriebsmodelle (On-Premise, Hybrid oder Cloud)
Damit eignet sich d.velop besonders für Organisationen mit komplexen Strukturen und hohen regulatorischen Anforderungen.

Enterprise Content Management Software vereint viele unterschiedliche Software-Lösungen zu einem ganzheitlichen Gesamtkonzept. Durch Schnittstellen greifen die Softwares und Features wie Zahnräder ineinander und bilden Workflows von Anfang bis Ende ab, ohne das ECM verlassen zu müssen.

Eine ganzheitliche Enterprise Content Management Lösung reduziert Kosten, steigert Produktivität und sorgt für rechtssichere Prozesse. Sie integriert sich nahtlos in ERP-, CRM- und Kollaborationssysteme wie SAP oder Microsoft 365.

Ein Enterprise Content Management Tool ist eine spezialisierte Anwendung innerhalb einer ECM-Plattform, z. B. für Dokumentenmanagement, Rechnungsverarbeitung oder Vertragsverwaltung. Es unterstützt die Automatisierung und Digitalisierung einzelner Geschäftsprozesse.

Vom Archivsystem zur intelligenten Plattform – Die ECM-Evolution
In der ECM-Evolution hin zu Enterprise Content Services werden branchen- oder fachbezogene Process Solution Services sukzessive die bisherigen monolithischen ECM-Plattformen ergänzen. Zu den besonderen Merkmalen dieser Services gehört, dass sie auch über Workflows, Dokumentation und Archivierungskomponenten verfügen und einen kompletten Geschäftsablauf digital abbilden. Dabei sind sie mit wenigen Klicks direkt zu beziehen und unmittelbar und vollständig einsetzbar. Micro Content Services ergänzen dieses erforderliche Portfolio um Kleinst-Dienste, die völlig repository-unabhängig funktionieren und dokumentenbezogene Funktionalitäten wie z.B. Scanning-Module, OCR-Dienste zur automatischen Texterkennung oder Rendition Services aus der Cloud.

Über diesen drei Lösungskategorien wird zukünftig der Begriff Content Services als konsequente Weiterentwicklung von ECM stehen. Er ist die Antwort darauf, dass der Trend bei den Anwender:innen immer stärker in Richtung smarter Apps, bequemer Online-Bezug und Integration von Funktionalitäten in führende Anwendungen geht.  

Ein guter Enterprise Content Management Anbieter bietet nicht nur Software, sondern auch Beratung, Implementierung und Support. Achten Sie auf Erfahrung, Integrationen in bestehende Systeme und Compliance-Standards. d.velop ist seit über 30 Jahren führend in ECM-Lösungen.

KI ergänzt ECM durch Funktionen wie automatische Texterkennung, Klassifikation, Datenextraktion und semantische Suche. So werden Inhalte nicht nur abgelegt, sondern „verstanden“ und aktiv für Prozesse nutzbar gemacht. KI-gestützte ECM-Funktionen beschleunigen Abläufe und reduzieren manuellen Aufwand.
Mit dem d.velop pilot können Dokumente per Chat analysiert und zusammengefasst werden. Intelligent Document Processing (IDP) automatisiert die Erkennung und Verarbeitung eingehender Dokumente wie Rechnungen oder Verträge. Dadurch werden manuelle Tätigkeiten reduziert und Prozesse beschleunigt.

Ja. Moderne ECM-Plattformen lassen sich in bestehende IT-Landschaften integrieren, z. B. in ERP-, CRM- oder Collaboration-Tools. Durch APIs und Standard-Schnittstellen können Inhalte systemübergreifend genutzt und Workflows synchronisiert werden.
Mit über 500+ Integrationsmöglichkeiten bietet d.velop eine nahtlose Integration in Ihre Systemlandschaft.

ECM schafft Transparenz und Kontrolle über alle Inhalte im Unternehmen. Durch revisionssichere Archivierung, automatisierte Aufbewahrungsregeln und Audit-Funktionen unterstützt ein ECM die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, z. B. zu Datenschutz, Archivierung und Prüfbarkeit.

Für große Unternehmen sind vor allem Sicherheits- und Compliance-Zertifizierungen entscheidend:
– ISO 27001 (Informationssicherheitsmanagement)
– DSGVO-Konformität für personenbezogene Daten
– GoBD-Konformität geprüft nach PS 880
– Cloud-Security-Standards (z. B. ISO 27017/27018) bei Cloud-Betrieb
– Barrierefreiheit nach BITV 2.0:2019 und EN 301549
Diese Nachweise geben Sicherheit über Sicherheitsprozesse, Datenhaltung und gesetzeskonforme Speicherung.
d.velop erfüllt diese relevanten Sicherheits- und Compliance-Anforderungen, stellt entsprechende Nachweise und Zertifizierungen bereit und setzt auf zertifizierte Rechenzentren für Cloud-Dienste.

Das Dokumentenmanagement-System (DMS) dient häufig als Synonym für ein Enterprise Content Management System. Dabei sind diese beiden Begriffe klar voneinander abzugrenzen. Ein DMS bildet, neben weiteren Software-Lösungen, lediglich einen Teil des ECM-Systems. Das Dokumentenmanagement-System ist somit eine untergeordnete Teillösung eines umfassenden Gesamtkonzeptes, das ECM-System heißt. Merken wir uns: 
ECM: Gesamtkonzept als zentrale Lösung zur digitalen Bewahrung und Bereitstellung sämtlicher Informationen Ihres Unternehmens. 
DMS: Teilsystem des ECM mit Fokus auf die effiziente und sichere Interaktion mit Dokumenten. 

Bei der Betriebsform stehen typischerweise drei Modelle zur Auswahl:
– On-Premise: Maximale Datenkontrolle im eigenen Rechenzentrum, ideal für stark regulierte Branchen.
– Hybrid: Kombination aus On-Premise und Cloud – sensible Daten bleiben lokal, während flexible Prozesse cloudbasiert laufen können.
– Regulierte Cloud in Deutschland: Betrieb in deutschen Rechenzentren mit hohen Datenschutz- und Compliance-Standards, ideal für Unternehmen mit strengen regulatorischen Anforderungen und gleichzeitigem Bedarf an Skalierbarkeit.
– Internationale Cloud: Flexible Bereitstellung über globale Cloud-Infrastrukturen, besonders geeignet für international agierende Organisationen, die standortübergreifende Zusammenarbeit und schnelle Rollouts unterstützen möchten.
Entscheidend sind Sicherheits-, Datenschutz- und Compliance-Anforderungen, aber auch Unternehmensstrategie und IT-Governance.

Die d.velop platform ist eine ganzheitliche, KI-gestützte Content Services Plattform zur Digitalisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen. Sie ermöglicht Unternehmen, Informationen sicher zu speichern, zu teilen und effizient zu verwalten.

Die d.velop platform umfasst vielfältige Produkte, wie etwa das d.velop Dokumentenmanagement-System, Vertragsmanagement, Prozessmanagement, die digitale Rechnungsverarbeitung, digitale Zustellung und elektronische Signaturen.

Zudem bietet die d.velop platform über 500 Integrationsmöglichkeiten und zahlreiche Lösungen aus dem Partnernetzwerk, für weitere (branchen-)spezifische Anwendungsfälle.

Abgerundet werden die Leistungen der d.velop platform durch Technical Services. So stehen dem Nutzer umfassende Support– und Schulungsmöglichkeiten zur Verfügung.