Elektronische Signatur Software

Eine elektronische Signatur Software ist eine innovative Technologie, die es ermöglicht, digitale Signaturen auf Dokumenten und Verträgen elektronisch aufzubringen. Um die Authentizität und Integrität von elektronischen Unterschriften zu gewährleisten, nutzt eine elektronische Signatur-Software regulierte Verfahren, basierend auf der europäischen eIDAS-Verordnung und dem Vertrauensdienstegesetz (VDG). Durch die Kooperation mit zertifizierten Vertrauensdiensteanbietern, die den Identitätsnachweis und die Unveränderlichkeit der unterschriebenen Dokumente verifizieren, bietet eine elektronische Signatur-Software die notwendige Sicherheit sowie rechtliche Gültigkeit. Unternehmen, Organisationen oder Einzelpersonen profitieren von der Effizienz dieser Technologie, die den Unterschriftenprozess beschleunigt und die Notwendigkeit von physischen Signaturen überflüssig macht.

Die DMS Signatur ist ein essenzielles Element, um in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) die Integrität und Authentizität von digitalen Dokumenten sicherzustellen. Sie ermöglicht es, elektronische Dokumente manipulationssicher zu verwalten und sorgt für rechtliche Sicherheit. Besonders in Branchen mit hohen Anforderungen an die Dokumentation und Archivierung ist eine DMS Signatur unverzichtbar. Sie gewährleistet, dass Dokumente nach ihrer Signierung nicht mehr unbemerkt verändert werden können. Damit bietet sie nicht nur Schutz vor Manipulation, sondern optimiert auch die Prozesse innerhalb des Dokumentenmanagements. In einer Zeit, in der Transformation und Effizienzsteigerung im Fokus stehen, wird die DMS Signatur zu einem unverzichtbaren Puzzleteil zur ganzheitlichen Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

Eine elektronische Signatur ist gemäß deutschem Recht und der europäischen eIDAS-Verordnung rechtsgültig, wenn sie als qualifizierte elektronische Signatur (QES) eingestuft wird. Eine QES erfüllt bestimmte technische Anforderungen und basiert auf einem qualifizierten Zertifikat, das von einem anerkannten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt wird. Sie bietet die höchste rechtliche Gewährleistung und wird einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Die Verwendung einer QES gewährleistet die rechtliche Gültigkeit elektronisch signierter Dokumente im Rahmen geschäftlicher Transaktionen und Rechtsverfahren.

Bei der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) handelt es sich um eine besondere Form der elektronischen Signatur, die in der europäischen eIDAS-Verordnung geregelt ist. Die eIDAS-Verordnung (electronic Identification, Authentication and trust Services) schafft einheitliche Rahmenbedingungen für den Einsatz von elektronischen Signaturen im Europäischen Wirtschaftsraum. Die qualifizierte elektronische Signatur ist die höchste Stufe der drei E-Signatur-Standards und aufgrund ihrer hohen Anforderungen an die Identität des Unterzeichners die sicherste Form des digitalen Unterschreibens. Weiterhin erfüllt die QES die gesetzliche Schriftform und stellt so das digitale Pendant zur handschriftlichen Unterschrift auf Papier dar.

Als eine von drei definierten Signaturarten hebt sich die fortgeschrittene elektronische Signatur durch spezifische Eigenschaften und Anforderungen ab, die sie von der einfachen elektronischen Signatur und der qualifizierten elektronischen Signatur unterscheiden. Die fortgeschrittene elektronische Signatur ermöglicht durch ihr erhöhtes Sicherheitsniveau bei gleichzeitiger hoher Nutzerfreundlichkeit eine breite Anwendung in verschiedenen digitalen Vertragsprozessen. Sie ist reguliert und erfordert ein Signaturzertifikat, welches durch einen anerkannten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt wird. Durch das Signaturzertifikat wird der Stand des Dokuments zum Zeitpunkt der Signatur „eingefroren“ und ist vor nachträglichen Änderungen geschützt. Die Erstellung einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur erfordert die Erfüllung spezifischer Kriterien. Die Anforderungen sind in Artikel 3 Satz 11 und Artikel 26 der eIDAS-Verordnung festgelegt.

Die einfache elektronische Signatur, als die grundlegendste Form, ermöglicht eine breite Anwendung in verschiedenen digitalen Vertragsprozessen. Sie ist weitestgehend unreguliert und erfordert keine Zertifizierung durch einen Vertrauensdiensteanbieter. Dadurch wird auch kein Signaturzertifikat erzeugt, welches das Dokument vor nachträglichen Änderungen schützt. Trotz ihrer Einfachheit muss die einfache elektronische Signatur bestimmten Anforderungen genügen. Diese werden in der eIDAS-Verordnung in Artikel 3 Nr. 10 wie folgt definiert: „Daten in elektronischer Form, die an andere Daten in elektronischer Form angehängt oder mit ihnen logisch verknüpft sind und die vom Unterzeichner zum Unterschreiben verwendet werden.

Eine elektronische Signatur kann für die meisten Arten von Dokumenten verwendet werden, wie Verträge, Rechnungen, Genehmigungen und viele mehr. Es gibt jedoch bestimmte Dokumente, wie beispielsweise Testamente oder notarielle Urkunden, die möglicherweise spezifische rechtliche Anforderungen haben.

Ein Signaturzertifikat ist ein Datensatz, der bestimmte Informationen über eine Person oder ein Objekt mithilfe eines mathematischen Verfahrens prüft und bestätigt. Es wird benötigt, um digitale Signaturen zu erzeugen und dient dabei der Authentifizierung der unterzeichnenden Person bzw. bestätigen dessen Identität. Ausgestellt wird ein Signaturzertifikat von einer anerkannten Zertifizierungsstelle, auch Vertrauensdiensteanbieter oder Trust Service Provider genannt, welche einer Person bzw. Organisation ein Schlüsselpaar aus jeweils einem privaten und einem dazu passenden öffentlichen Schlüssel zuordnet.