Referenzstory Energieversorgung Oberhausen

Digitale Unterschrift löst papierbasierte Prozesse im Vertragswesen bei der Energieversorgung Oberhausen ab.

• Unkomplizierte technische Implementierung
• Sukzessives Ausrollen der Lösung im Unternehmen
• Integrierbarkeit & IT-Sicherheit von d.velop sign überzeugen

Energieversorgung Oberhausen AG

Die Energieversorgung Oberhausen AG (evo) ist ein regionaler Energieversorger mit rund 450 Mitarbeitenden. Das 1971 gegründete Unternehmen versorgt die Stadt Oberhausen zuverlässig mit Strom, Gas und Fernwärme. Als klassischer Regionalversorger verfolgt die evo eine klare Digitalisierungsstrategie, um ihre internen Prozesse zu modernisieren und den steigenden Anforderungen ihrer Kundinnen und Kunden gerecht zu werden. Sarah Oerfgen, Projektmanagerin Digitalisierung, ist seit zwei Jahren maßgeblich an der Umsetzung dieser Strategie beteiligt.

Papierbasierte Prozesse als Herausforderung

Zu Beginn der Digitalisierungsbemühungen führte die evo Workshops durch, um sogenannte Pain Points und Medienbrüche zu identifizieren. Ein zentrales Problem war der Umgang mit Verträgen, insbesondere im Geschäftskundenbereich. Viele Dokumente wurden noch ausgedruckt, postalisch versendet, unterschrieben und anschließend wieder eingescannt. Dies führte zu Verzögerungen, rechtlichen Unsicherheiten und Medienbrüchen. Die Pandemiezeit offenbarte zusätzlich die Notwendigkeit, Prozesse ortsunabhängig und digital abbilden zu können.

d.velop sign als Lösung

Die evo wollte langwierige, papierbasierte Prozesse im Vertragswesen ablösen – insbesondere im Geschäftskundenbereich, wo Verträge oft international verschickt und manuell unterschrieben wurden. Dies führte zu Verzögerungen, rechtlichen Unsicherheiten und Medienbrüchen.

Um diese Herausforderungen zu adressieren, entschied sich die evo für den Einsatz von d.velop sign. Ausschlaggebend für die Wahl war die nahtlose Integrierbarkeit in bestehende Systeme, insbesondere das CRM-System im Vertrieb. Mit d.velop sign wurde eine rechtskonforme, cloudbasierte Lösung eingeführt, die es ermöglicht, Dokumente digital zu unterschreiben – sowohl intern als auch extern. Die Lösung ersetzt die klassische handschriftliche Unterschrift durch eine digitale Signatur mit verschiedenen Sicherheitsstufen (z. B. einfache oder fortgeschrittene Signatur). Im Auswahlprozess überzeugte d.velop durch standardisierte Schnittstellen, hohe IT-Sicherheitsstandards und die Nutzung der Open Telekom Cloud.

Besonders im Geschäftskundenbereich, wo Verträge häufig international verschickt werden, konnte evo durch d.velop sign lange Bearbeitungszeiten und Medienbrüche eliminieren. Die Lösung wurde zunächst im Vertrieb eingeführt, wo sie bereits am Tag nach der Schulung produktiv genutzt wurde. Die Vorteile für evo lagen dabei auf der Hand:

• Schnelle Einführung: Erste Live-Fälle wurden bereits am Tag nach der Schulung umgesetzt.
• Nahtlose Integration: Besonders wichtig war die Kompatibilität mit dem bestehenden CRM-System im Vertrieb.
• Rechtskonformität: Die Lösung unterstützt die Einhaltung der Zeichnungsordnung und bietet Revisionssicherheit.
• Flexibilität: Auch interne Dokumente wie Bewerbungsunterlagen oder Vertragslaufzettel können digital signiert werden.
• Cloud-basiert: Die Lösung läuft über die Open Telekom Cloud (OTC) – ein Pluspunkt für regulierte Branchen wie Energieversorgung.

Zügige Einführung der Digitalen Unterschrift

Die Einführung von d.velop sign verlief nach Klärung formaler Rahmenbedingungen wie der Zeichnungsordnung zügig. Einzelne Mitarbeitende wurden in kurzen Workshops geschult und konnten bereits am Folgetag erste Live-Fälle digital signieren. Die technische Implementierung war unkompliziert, die größte Herausforderung lag in der internen Abstimmung zu Signaturleveln und rechtlichen Anforderungen.

Die Zusammenarbeit mit d.velop wurde als sehr positiv wahrgenommen – insbesondere der Support bei rechtlichen Fragestellungen und die praxisnahe Beratung. Die evo startete bewusst mit kleinen Teams, um Erfahrungen zu sammeln und die Lösung sukzessive im Unternehmen auszurollen.

Zukünftige Projekte

Zukünftig plant die evo, d.velop sign unternehmensweit einzusetzen. Dabei sollen alle externen Dokumente, bei denen eine Unterschrift notwendig ist, digital signiert werden – sofern keine qualifizierte Signatur erforderlich ist. Parallel wird an einer Überarbeitung der Zeichnungsordnung gearbeitet, um auch komplexere Freigabeprozesse digital abbilden zu können.

Langfristig wird zudem der Einsatz von d.velop documents untersucht, um Workflows weiter zu automatisieren und die Dokumentenverwaltung zu optimieren. Die evo setzt damit konsequent auf eine moderne, digitale Infrastruktur, die Effizienz, Transparenz und Rechtssicherheit vereint.