Referenzstory Universitäts-Kinderspital Zürich

Vereinfachte Patientenaktendarstellung durch Einführung von DMS beim Kinderspital Zürich.

Kinderspital Zürich

​E​​s ist der weitblickenden Geste eines grosszügigen Privatmannes, Conrad Cramer, zu verdanken, dass die Eleonorenstiftung im Jahr 1868 ins Leben gerufen werden konnte. Daraus ist das grösste Universitäts-Kinderspital der Schweiz und eines der führenden Zentren für Kinder- und Jugendmedizin in Europa entstanden. Mittlerweile zählt das Kinderspital Zürich rund 2.300 engagierte Mitarbeitende, die dem Wohl von jährlich 100.000 jungen Patientinnen und Patienten vom ersten Lebenstag bis zum 18. Lebensjahr verpflichtet sind.

Den Anforderungen gerecht werden

Nichts ist für Eltern so wichtig, wie die Gesundheit ihres Kindes. Deshalb benötigen Familien und Erziehende im Krankheitsfall schnelle und vor allem kompetente Hilfe. Dieser Aufgabe hat sich das Kinderspital Zürich verschrieben. Dass die Behandlung und Betreuung der kleinen Patienten internationales Ansehen genießt, ist neben der medizinischen Expertise auch auf die effizienten Abläufe des Krankenhauses zurückzuführen. Grundlage dafür ist eine hochintegrierte IT-Landschaft, welche um das Dokumentenmanagement-System von d.velop erweitert wurde. Im Vordergrund der umfassenden Software-Einführung durch den d.velop Partner adeon ag standen das elektronische Patientenakte, die Personalakte sowie eine Vielzahl weiterer klinikrelevanter Dokumente, die eine revisionssichere Archivierung verlangen.

Die Ausgangssituation im Kinderspital Zürich

Zentrale Drehscheibe rund um die Krankengeschichte der Patienten:innen stellt das Krankenhausinformationssystem (KIS) dar. Die Kernanwendung bündelt nahezu alle Informationen des Behandlungsverlaufs transparent an einem Ort und stellt, wo nötig, direkte Systemaufrufe von Spezialapplikationen, etwa dem Radiologie- oder Laborinformationssystem, zur Verfügung. Die einzige Schwachstelle lag bis dato im revisionssicheren Umgang mit papierbasierten aber auch elektronischen Dokumenten. «Seit der Einweihung des Kinderspital Zürichs im Jahre 1874 hat sich unsere Patientenzahl vervielfacht. Die damit einhergehenden Konsequenzen betreffen nicht nur infrastrukturelle Herausforderungen, sondern auch die rasante Zunahme der Anzahl Patientendossiers und Behandlungsunterlagen. Wir werden das Einsatzgebiet vom DMS sukzessive erweitern.», so Michael Ryl, Projektleiter der Spitaldirektion des Kinderspitals Zürich.

Trotz des Zugriffs auf externe Archive sowie der Verwaltung vieler elektronischer Dokumente im KIS war die IT-gestützte Neustrukturierung und Digitalisierung des Informationsflusses unumgänglich. Daher machte sich das Team um Michael Ryl auf die Suche nach einem geeigneten Software-Fundament: «Wir hatten von Anfang an verschiedene Abteilungen im Auge. So sollte nicht nur der medizinische Bereich, sondern auch das Personalwesen und die Kreditorenbuchhaltung mittels effizientem Enterprise Content Management (ECM) bei der täglichen Arbeit unterstützt werden», beschreibt Ryl den Weitblick. Im Zuge dessen konzentrierte sich der Anforderungskatalog sowohl auf umfassende DMS- und Workflow-Funktionalität als auch auf die Integrationsfähigkeit und Offenheit gegenüber Drittsystemen. Die neue Lösung sollte im Bereich dokumentengebundene Klinikprozesse als missionskritisches, revisionssicheres Quell- und Speichersystem für alle umgebenden Applikationen der Fachbereiche dienen. Nach einer Evaluationsphase entschied sich das Kinderspital Zürich für das DMS von d.velop sowie den Implementierungspartner adeon ag aus Altendorf in der Schweiz.

Die Umsetzung

Die im DMS abgebildete elektronische Patientenakte richtet sich konsequent am Behandlungsprozess der Patienten:innen aus. Im ersten Schritt werden die Patienten:innen bei der Anmeldung im Administrativ-System erfasst. Über eine Schnittstelle gelangen diese Stamminformationen automatisch ins KIS und d.velop documents, wobei das d.velop documents eine Patienten- sowie eine Fall-Akte anlegt. Sind die Daten der Patienten:innen bereits vorhanden, wird lediglich eine neue Fall-Akte erstellt. Im Behandlungsverlauf gelangen nun alle gescannten Unterlagen sowie die elektronischen Dokumente der integrierten Fachanwendungen ins Archiv und werden über Patienten-/Fallnummer entsprechend der Aktenstruktur revisionssicher abgelegt – von Befunden, Diagnosen und Laborberichten bis hin zu administrativen Informationen und dem Schlussbericht.

Der Scanning-Prozess verläuft dabei auf verschiedenen Wegen. Begleitende Unterlagen, die der Patient bei seiner Ankunft mitbringt, aber auch Notfallberichte werden bei der Aufnahme durch das zuständige Sekretariat zeitnah gescannt, so dass die Inhalte allen Fachbereichen umgehend via KIS zur Verfügung stehen. Papierunterlagen, welche über stapelbasierte Scanningprozesse ins Archiv gelangen (wie z.B. Anmeldeformulare oder die Pflegedokumentation) werden über die Hochleistungsscanner der Abteilung KG-Archiv digitalisiert.
Das Effizienzplus: KIS-Dokumente, die nur durch eine Unterschrift Gültigkeit erlangen, wie beispielweise die Aufklärung vor einer Operation, werden bereits mit eindeutigen Patienteninformationen in Form eines Barcodes ausgedruckt, wodurch das Formular beim anschließenden Scan automatisch richtig abgelegt wird. Hinzu kommt auf jedem archivierten Dokument ein sogenannter QR-Code (2D-Barcode) als eine Art «Archivstempel». Dieser weist das Dokument beim eventuellen Ausdruck eindeutig als «Archivkopie» aus. «Wird eine Fallakte ausgedruckt, ist die 100-Seiten-Grenze schnell erreicht. Wird nun eine Seite aus einem solchen Stapel verlegt, kann diese später, Dank dem QR-Code «Archivstempel» problemlos wieder dem richtigen Dokument, bzw. Patient:in zugeordnet werden», erläutert Ryl das Prinzip.

Schluss mit Papierbergen im Kinderspital Zürich

Die dritte Instanz des Archivkonzepts beschäftigt sich unter dem Schlagwort «KISPI Dokumente» mit Inhalten, welche betriebswirtschaftliche bzw. rechtliche Relevanz besitzen und daher revisionssicher zu verwalten sind. Der sogenannte «interne Dokumentenbereich» ist dabei durch ein strenges Berechtigungskonzept gekennzeichnet. Mithilfe des von der adeon ag entwickelten «SQL-Table Editors» erhalten einzelne Mitarbeitende unterschiedliche Rechte, CRUD-Operationen (Create, Read, Update, Delete) direkt im Client durchzuführen. Einen zentralen Dokumententopf in diesem Segment stellen die Unterlagen der Klinischen Chemie sowie des Laborzentrums dar. Hier werden unter anderem Informationen abgelegt, welche in regelmäßigen Abständen zu zertifizieren und zu akkreditieren sind.

Ein zweiter interner Bereich konzentriert sich auf Merkblätter, Handbücher, Formulare und Anleitungen, die bei der täglichen Arbeit zum Einsatz kommen und bei Fragestellungen schnell zur Hand sein müssen – sei es die Gebrauchsanweisung einer Infusionspumpe oder eine spezielle Pflegeanweisung. Als Infopoint für «öffentliche» Dokumente konzipiert, erlaubt der «Web Integration Viewer» der adeon ag die Suche nach Inhalten sowie deren Anzeige via Extranet. Der externe Bereich der Instanz «KISPI Dokumente» ist über ein Extranet-Portal vielen Mitarbeitenden und Geschäftspartnern des Kinderspitals zugänglich.

Die im d.velop documents abgebildete elektronische Patientenakte richtet sich konsequent am Behandlungsprozess der Patienten:innen aus.

Michael Ryl
Projektleiter der Spitaldirektion
Kinderspital Zürich

Ein stetig wachsendes Ökosystem

Bereits nach einem Jahr Produktiveinsatz verwaltete das DMS einen Bestand von 3,4 Millionen Dokumenten – Tendenz stark steigend. «Wir sind noch lange nicht am Ende der Fahnenstange angekommen. Zum einen haben wir noch das eine oder andere Umsystem, das seine Daten in Zukunft direkt bei den elektronischen Patienten- und Personalakten abliefern soll. Zum anderen werden wir das Einsatzgebiet von d.velop documents sukzessive erweitern», beschreibt Michael Ryl die Pläne.

Zwischenzeitlich hat das Kinderspital die KISPI Dokumente um ein Vertragsarchiv und separate Archive für alle Geschäftsleitungs- und Stiftungsdokumente erweitert.

Der Projektpartner

Die adeon ag ist ein engagiertes Team von hochqualifizierten, erfahrenen Fachleuten, die innovative Lösungen in den Bereichen Dokumentenmanagement, elektronische Archivierung und Workflow (Business Process Management, BPM) erarbeiten und umsetzen. Nachhaltige Prozessoptimierungen erfordern einen kompetenten Partner. Das Team der adeon ag setzt Know-how und langjährige Erfahrung gezielt ein, um Probleme genau zu analysieren, Konzepte bis ins Detail zu definieren und Umsetzungen präzise zu koordinieren.