Akten, wo keine mehr sind

Mit „d.velop documents“ setzt der Werra-Meißner-Kreis seit 2020 sein Ziel um, die elektronische Akte verwaltungsweit einzuführen. Eine Hand voll einzelner Aktenlösungen auf Basis eines Dokumentenmanagement-Systems war bereits zuvor im Einsatz, aber eben noch nicht durchgehend in allen Abteilungen. Der Grund: Die DMS-Lösung ließ sich nicht an alle in der Verwaltung eingesetzten Fachverfahren andocken. So startete eine europaweite Neu-Ausschreibung, um ein System zu finden, welches genau das kann. Unterstützung holte sich der Kreis dabei von einem Beratungshaus.

Im September 2019 fiel die Entscheidung für d.velop documents. Mit der Software löst der Kreis seitdem bisherige Insellösungen ab und implementiert eine organisationsweit einheitliche eAkte. Für Frederik Geier von der Stabsstelle Verwaltungsleitung/-steuerung (und zuständig für E-Government und digitale Transformation in der Kreisverwaltung) ist es eine glückliche Fügung: Wenn sich der IT-Fachmann in benachbarten Kreisverwaltungen umsieht, hört er immer wieder von Problemen, verursacht durch ein Stückwerk verschiedener Lösungen. Eine behördenweite eAkten-Lösung ist auch deshalb so wichtig, weil Ende 2022 drei Fachbereiche aus der Zentrale in Eschwege ein neues Verwaltungsgebäude bezogen haben. Der standortunabhängige Zugriff auf Dokumente wird damit noch wichtiger.

• 15 Mausklicks waren in manchen Systemen nötig, um eine E-Mail einer beliebigen Akte zuzuordnen
• 15 Fachverfahren werden per Schnittstelle als Software in das DMS integriert
• 50 Beschäftigte der Kreisverwaltung sind an den heutigen elektronischen Workflow angebunden

eAkte als Grundlage zur OZG-Umsetzung

Weite Teile des Werra-Meißner-Kreises sind bereits mit elektronischen Akten ausgerüstet. Aus Sicht von Frederik Geier ist dies die Grundlage zur Umsetzung der Anforderungen aus dem Onlinezugangsgesetz. „Manchmal hat man nicht den Eindruck, dass hier durchgehend digitale Prozesse auf Basis der eAkten-Funktionalität herrschen. Wenn ich zum Beispiel hinter mir den Schrank mit lauter Aktenordnern sehe“, schmunzelt er. „Diese sind allerdings mittlerweile leer – unsere Materialbeschaffung nimmt sie nur nicht mehr zurück, weil ihre Lagerkapazitäten ausgeschöpft sind.“

d.velop documents überzeugt aus Sicht der User im Werra-Meißner-Kreis insbesondere durch seine Anwenderfreundlichkeit. Für die Lösungsentscheidung war dies sogar der ausschlaggebende Punkt. Im direkten Vergleich mit anderen Dokumentenmanagement-Systemen fällt das den Beteiligten noch einmal besonders auf. „Trifft eine E-Mail ein, benötigt man in manchen Systemen ganze 15 Mausklicks, um sie einer beliebigen Akte zuzuordnen. Ein umständlicher Vorgang, der gut und gerne drei Minuten dauern kann. Das kann man niemandem zumuten. Mit d.velop documents läuft dies alles nun viel schneller und einfacher.“

E-Mails in wenigen Sekunden richtig ablegen

Die eingehenden E-Mails werden inzwischen in Outlook über das d.velop documents Plug-in abgelegt oder man öffnet die entsprechende Akte und zieht die E-Mail per “Drag & Drop“ hinüber – eine Sache weniger Sekunden. Die Mitarbeitenden schätzen auch die Nachrüstbarkeit des Systems. Ganze Falllösungen, etwa zum Vertragsmanagement, lassen sich einfach über den d.velop Store hinzuschalten und in das DMS integrieren.

Usability ist wichtig beim DMS, ebenso aber die hohe Anzahl verfügbarer Schnittstellen zu Fachverfahren. Wenn alles angeschlossen ist, werden es im Werra-Meißner-Kreis 15 Softwareanwendungen sein, begonnen wurde mit GEKOS-Fahr+, KFZ21, LaDiVa und OPEN PROSOZ. Zudem baut die Verwaltung mit d.velop eine allgemeine Schriftgutverwaltung mit Aktenplan nach KGST auf. Auch dies gab es zuvor nicht, sondern jeder hatte seine eigene Art und Weise, Akten abzulegen. Bei anderen DMS-Lösungen muss man, so die Beobachtung von Frederik Geier, zur erstmaligen Einrichtung den kompletten Aktenplan bereits ausgearbeitet haben. Initial wurde mit d.velop direkt ein Aktenplan mit den wichtigsten Knotenpunkten hinterlegt. Auch individuellen Anforderungen verschiedener Abteilungen kann der Aktenplan gerecht werden, indem dies von vorneherein im Projekt berücksichtigt wird. Somit wird das ganze Thema Aktenplan für den einzelnen Beschäftigten wesentlich greifbarer.

Nicht wahllos, sondern ausgesucht scannen

Automatisierte Posteingangs- und Rechnungseingangsbearbeitung ist ein weiteres Thema, mit dem sich die Kreisverwaltung beschäftigt. Die meiste eingehende Post wird entweder sofort in der Poststelle gescannt und in den elektronischen Postkorb der jeweiligen Empfänger:in geschoben. Manche Schriftstücke gehen aber auch zunächst in den Fachdienst, werden vorgesichtet und dort entsteht hieraus eine Mappe mit den letztlich zu scannenden Dokumenten. Dies hängt jeweils davon ab, wie viele aktenrelevante Unterlagen jede Abteilung aus ihrer Erfahrung heraus erhält, die dann digitalisiert werden sollen.

„Um die einzigartige Kombination der Capturing- und der Klassifizierungs-Komponente von d.velop beneiden uns bereits so manche andere Landkreise“, beobachtet Frederik Geier. Deren Effekt: Stammdaten aus Rechnungen werden automatisch erfasst und an den zum ERP-System gehörenden Rechnungsworkflow übergeben. Copy & Paste oder manuelles Übertragen von Rechnungsdaten in die nachfolgenden IT-Systeme sind damit nicht mehr nötig. Dies minimiert Fehler und erhöht die Effizienz des gesamten Rechnungsbearbeitungsprozesses.

IT-Fachmann Geier: „Wir sind hier deutlich schneller geworden im Vergleich zu früher, wo wir Rechnungen per Post erst einmal zwischen Zentrale und womöglich sieben Außenstellen hin und her schicken mussten, um alle Freigaben einzusammeln und den Vorgang schließlich in die Kämmerei zu geben.“ Bis zur kompletten Buchung war da unter einer Woche zumeist nichts zu machen. An den heutigen elektronischen Workflow angebunden sind nun über 50 von den insgesamt 600 Beschäftigten der Kreisverwaltung.

Mit dem neuen Civento-Portal, einer erweiterbaren Prozessplattform, bereitet der Kreis die OZG-Umsetzung vor. Unterhaltsvorschuss-Anträge können darüber bereits beantragt werden und andere erste Projekte wurden gestartet. Die Anbindung an das jeweilige Fachverfahren und die Fallakte im Hintergrund läuft über die CMIS-Schnittstelle. So sorgt die behördenweite Akte im Hintergrund für schnellere Fallbearbeitung und eine bürgerorientierte Verwaltung im Werra-Meißner-Kreis.