Winning Plastics beschleunigt Bestellungen mit d.velop sign um bis zu 70 Prozent

100 Jahre währte die Geschichte der Bolta-Werke GmbH in Diepersdorf nahe Nürnberg, bis im Jahr 2021 die Halbleiterkrise die ganze Automotive-Branche in Bedrängnis brachte. Auftraggeber sprangen ab, Umsätze brachen ein, die Insolvenz drohte.
Doch die deutsch-tschechische Winning Group kaufte die Bolta-Werke. Ergebnis: Die Produktionsstandorte in Gottmadingen und Gütersloh bleiben erhalten, alle 700 Beschäftigten bleiben. Das Unternehmen wurde in „Winning Plastics – Diepersdorf“ umbenannt. Zu den Kernprodukten zählen unter anderem Kunststoffteile für Pkw und Lkw.
Die Kunden von Winning Plastics sind nicht nur in der Branche bekannt: DAF, BMW, Porsche, Škoda und Volkswagen etwa. In dem Sektor zählen sowohl exzellente Qualität als auch Innovationen. Doch ein Unternehmen ist mehr als seine Produkte, und wer Abläufe optimieren und Kosten senken will, hat mehr Möglichkeiten als an den Herstellungsprozess zu gehen.

Bis zu sechs Mitarbeiter mussten eine Bestellung unterschreiben

Bei über 700 Lieferanten und mehr als 5000 Bestellungen pro Jahr entstand allein im Einkauf eine Menge Arbeit: „Jede Bestellung musste ausgedruckt, abgeheftet und per Vier-Augen-Prinzip geprüft werden“, beschreibt Jochen Birkmann, Leiter Materialwirtschaft bei Winning Plastics.
Und: „Das hat früher viel Zeit gekostet. Manchmal mussten wir sogar durch das ganze Unternehmen laufen, um alle Freigaben zu bekommen.“ Je nach Komplexität des Einkaufs mussten bis zu sechs Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Vorgang unterschreiben – etwa der Fachbereich, das Controlling, der Betriebsleiter, der Einkauf und andere.
Birkmann und auch andere Kolleginnen und Kollegen stellten im Jahr 2021 fest: So konnte der Beschaffungsprozess nicht mehr weitergehen. „Wir wollten das digital haben, weniger ausdrucken und nicht mehr auf Unterschriften warten müssen.“ Auf der Suche nach einer geeigneten Software-Lösung für digitale Unterschriften landete das Unternehmen schnell bei d.velop sign der d.velop AG, da das Team bereits gute Erfahrungen mit dem Dokumentenmanagement-System d.velop documents gemacht hatte.
Die Winning Plastics, damals noch Bolta-Werke GmbH, fragt neben der d.velop AG noch weitere Anbieter von Software für digitale Unterschriften an. Doch die Entscheidung fällt zugunsten d.velop sign. Birkmann: „Hauptgrund dafür war, dass wir mit d.velop documents die Basis schon im Haus hatten. Wir haben auch andere Bezugsquellen angefragt, aber die gesamte Einheit, die d.velop bieten konnte, das hat uns überzeugt. Die Kombination aus digitaler Unterschrift und digitaler Ablage, die wir ja schon hatten, das war der ausschlaggebende Punkt.“

5.000 digitale Signaturen pro Jahr mit d.velop sign

Rund 5000 digitale Signaturen nutzt Winning Plastics im Jahr, fast alle für kaufmännische Verträge wie Bestellungen. Das ermöglicht auch eine niederschwellige Art der Legitimierung; Nutzer arbeiten einfach auf der Grundlage ihrer internen Identifikation im System. Auch externe können d.velop sign nutzen, doch der Fokus liegt aktuell auf internen Nutzern. Zeit gewinnt Winning Plastics nicht nur durch den Signaturvorgang, sondern vor allem durch den digitalisierten Workflow.
„Dank d.velop sign ist der Durchlauf jetzt bis zu 70 Prozent schneller“, beschreibt Birkmann. Das ergibt sich aus dem Verzicht auf Papier. Nutzer hinterlegen in der Software zum Beispiel, wer welche Vorgänge bis wann prüfen und freigeben (oder eben ablehnen) muss. „Das ist ein ganz ausschlaggebender Punkt“, so Birkmann: „Früher mussten wir die Dokumente zu den verschiedenen Abteilungen bringen, zur Teamleiterin etwa, oder zum Werkstattleiter. Heute übernimmt das der digitale Workflow.“

Digitaler Workflow nimmt Arbeit ab und beugt Fehlern vor

Bedeutet zum Beispiel: War jemand früher etwa auf Dienstreise, musste so eine Mappe mit zu unterschreibenden Dokumenten auf dem Schreibtisch warten. „Tage, im Extremfall“, so Birkmann. Mit d.velop sign können die Beschäftigten auch unterwegs unterschreiben, etwa vom Tablet oder vom Smartphone aus. Wer welchen Vorgang freigeben muss, gibt derjenige Kollege oder diejenige Kollegin ins System ein, der die Bestellung ursprünglich bearbeitet. Dafür muss der Anforderer natürlich wissen, wer was unterschreiben darf. Auch die Reihenfolge der Unterschriften ist frei wählbar – entweder nacheinander oder alle parallel.
Und sollte es mit einer digitalen Unterschrift mal etwas länger dauern: „Ich sehe im Status der Bestellung, wer bereits signiert und wer noch nicht unterschrieben hat“, sagt Jochen Birkmann, „und wir nutzen auch Erinnerungs-Mails.“
Eine Schulung für d.velop sign war nicht notwendig, nach einer kurzen Einführung konnten die Winning Plastics-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im selben Jahr 2021 schon loslegen. „Wir müssen so gut wie nichts mehr ausdrucken“, beschreibt Birkmann, „und sparen gut 80 Prozent Papier. Ich kann die Software nur weiterempfehlen. Die d.velop AG ist wirklich gut auf uns und unsere Bedürfnisse eingegangen. Bis dato, muss ich sagen, hatten wir keine Ausfälle und keine Probleme. Das läuft einfach über die Cloud.“

Einsparpotenziale, die Winning Plastics mit d.velop sign hat

• Arbeitsstunden für das Ausdrucken, in Umlauf bringen und Nachhalten von Bestellungen und Freigaben
• Druckkosten
• Wartungskosten für Drucker
• Kosten für Papier, Porto, Umschläge, Büroartikel, Kuriere
• Arbeitszeit für Nachforschungen, welches Dokument in welchem Bearbeitungsstatus bei welchem Kollegen liegt