Einführung des DMS ist nur der erste Schritt der Digitalisierung bei Dieffenbacher

„Es gibt kaum noch Rückfragen bei der Suche nach Unterlagen, und alles in allem haben wir bereits fünf bis zehn Prozent Zeit gespart. Diese Geschwindigkeit hätten wir ohne d.3ecm nie erreicht..”

Peter Krüger, IT-Manager bei der DIEFFENBACHER GmbH Maschinen- und Anlagenbau

DIEFFENBACHER GmbH Maschinen- und Anlagenbau

Deutschland hat noch einen Kaiser, als Jakob Dieffenbacher im Jahr 1873 eine Manufaktur gründet. In Eppingen baut der 26-Jährige Ingenieur Obst-, Wein- und Ölpressen. Ohne es zu wissen, legt er damit den Grundstein für die heutige Dieffenbacher Unternehmensgruppe mit 1700 Mitarbeitern an weltweit 16 Standorten. Über die Jahrzehnte entwickelt sich die kleine baden-württembergische Manufaktur zu einem global gefragten Spezialisten. Heute bietet Dieffenbacher Pressensysteme an und komplette Produktionsanlagen, manche davon groß wie ein halbes Fußballfeld: Recyclinganlagen, etwa für Holz; Fertigungsanlagen für Verbundwerkstoffe (sogenannte Composites) und Produktionssysteme für Holzwerkstoffe wie Spanplatten.

Erfolg dieser Größenordnung fällt nicht vom Himmel. Dafür braucht ein Unternehmen nicht nur engagierte und fähige Mitarbeiter, sondern auch die richtigen Werkzeuge. Wachstum ist auch eine Frage der Organisation, und so entschied sich die Dieffenbacher Unternehmensgruppe im Jahr 2005 dazu, das Dokumentenmanagementsystem d.3ecm einzuführen.

Dokumentenmanagementsystem nach drei Jahren Pause wieder neu eingeführt

„2005 haben wir das erste Mal mit der d.velop AG zusammengearbeitet“, erinnert sich Peter Krüger, IT-Manager bei Dieffenbacher, „wir haben das Dokumentenmanagementsystem d.3ecm 2005 installiert, zehn Jahre lang betrieben und danach die Wartung gekündigt.“
Vor dem Jahr 2005 nutzte Dieffenbacher häufig noch Windows-Ordner und -Dateien, um Akten und Projekte zu führen. Das Unternehmen setzte auf ein gewachsenes System auf der Grundlage von Windows-Ordnern; jede Abteilung arbeitete ein bisschen anders und jeder Mitarbeiter konnte seine eigenen Vorstellungen von Organisation einbringen. Das hat auf den ersten Blick viele Vorteile. Beschäftigte finden sich in ihrer eigenen Ordnung gut zurecht, die Anschaffungskosten sind gering. Doch mit der Zeit neigen solche Systeme dazu, unübersichtlich zu werden. Zudem existierte ein paralleles System mit Papier-Akten.

„Ein Beispiel“, so Krüger: „Qualitätsnormen, Werknormen und Arbeitsfestlegungen waren immer in farbig markierten Papier-Ordnern verwaltet. Kam eine neue Anweisung, wurde diese kopiert, an die Fachbereiche verteilt und von einem Verantwortlichen ausgetauscht.“ Dieser hatte den Austausch per Unterschrift zu quittieren. Im Anschluss ging der ganze Papierstoß zurück an die Organisationsabteilung.

„Plötzlich hatten wir digitale Dokumente“

Mit dem Dokumentenmanagementsystem der d.velop AG waren diese komplizierten und zeitraubenden Vorgänge Geschichte. 2005 führte Dieffenbacher d.3ecm ein. „Plötzlich hatten wir digitale Dokumente, in denen immer die aktuellen Werksnormen waren. Keine manuell einsortierten Aktenordner, sondern Dateien, schnell verfügbar und aktuell“, erinnert sich Krüger, „das war eine enorme Zeitersparnis, die man bis dato so nicht gekannt hatte.“

Problem gelöst – könnte man meinen. Doch mit der Zeit wuchsen die Schwierigkeiten, die die Mitarbeiter von Dieffenbacher mit dem System hatten.

Leichtere Bedienbarkeit und bessere Funktionen überzeugten Dieffenbacher, zu d.velop zurückzukehren

Das volle Potenzial von d.3ecm entfaltete sich nicht. Einer der Gründe: Das Dokumentenmanagementsystem war zum damaligen Zeitpunkt noch nicht so flüssig bedienbar wie in der aktuellen Version. 2014 kündigte Dieffenbacher den Wartungsvertrag. Im Jahr 2019 nimmt das Unternehmen ihn wieder auf. „Ende 2018 hatten wir einen Termin bei Dieffenbacher“, erinnert sich Maike Tenk, „und wir haben unser System in der aktuellsten Version vor Mitarbeitern aus verschiedenen Fachbereichen nochmal präsentiert.“ Schließlich hatte sich in den vergangenen vier Jahren einiges getan. Neue Funktionen wie „Drag and Drop“, eine verbesserte Suchfunktion sowie bessere Bedienbarkeit und Performance überzeugten Dieffenbacher schließlich, einen neuen Start mit d.3ecm und d.velop zu wagen.

Also machte sich Markus Lindner mit seinem Team im April 2019 an die Arbeit. Der Senior Consultant im Professional Service aktualisiert die Software, migriert die Datenbank auf einen neuen Zeichensatz und bringt die aktuellste Version von d.3ecm bis Ende Juni in den Produktionsbetrieb. „Der große Vorteil der neuen Software liegt im einfacheren und schnelleren Zugriff auf alle Funktionen an der Oberfläche des Systems“, so Lindner. Und wer sich auf Anhieb nicht zurechtfindet, kann eine geführte Tour durch die Bedienelemente machen.

“Die Einfeldsuche ist ein großer Vorteil, damit kann sich jeder identifizieren, weil jeder täglich mit Google arbeitet. Beim Ablegen von Dokumenten kann man den Betreff der E-Mail und die Informationen daraus mitnehmen, und jeder im Verteiler sieht, dass die Mail oder das Dokument schon abgelegt wurde.“

Peter Krüger, IT-Manager bei der DIEFFENBACHER GmbH Maschinen- und Anlagenbau

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Dieffenbacher spart fünf bis zehn Prozent Zeit bei der Suche nach Unterlagen

Bei Dieffenbacher ist d.3ecm in das unternehmenseigene Intranet eingebunden. Die Mitarbeiter müssen nicht in den Applikationen hin und her springen, um das System zu nutzen. Lindner: „Es gibt keinen Medienbruch.“ Eine der wichtigsten und grundlegendsten Funktionen sind die digitalen Auftragsakten, Lieferantenakten, Kunden- und Bestellakten. Diese virtuellen Akten sammeln alle Belegtypen aus SAP und bündeln vorgangsorientiert sowohl die Kommunikation als auch gescannte Papiere.
Von Outlook aus können die Dieffenbacher-Mitarbeiter auf die digitalen Akten zugreifen und E-Mails dort ablegen. Informationen rund um Bestellvorgänge, Aufträge oder Kunden finden sich nun konzentriert an einer Stelle. Und ist mal auf Anhieb ein Dokument nicht am erwarteten Platz, hilft die modernisierte Suchfunktion: „Die Einfeldsuche ist ein großer Vorteil“, beschreibt Krüger, „damit kann sich jeder identifizieren, weil jeder täglich mit Google arbeitet. Beim Ablegen von Dokumenten kann man den Betreff der E-Mail und die Informationen daraus mitnehmen, und jeder im Verteiler sieht, dass die Mail oder das Dokument schon abgelegt wurde.“

1100 Beschäftigte arbeiten inzwischen bei Dieffenbacher mit d.3ecm, unterschiedlich intensiv. Die neue Oberfläche und die bessere Bedienbarkeit finden großen Anklang. Die Vorteile sprechen für sich: Die Mitarbeiter finden ihre Informationen vorgangsorientiert in elektronischen Akten und sparen sich das langwierige Suchen.

Dieffenbacher stellt schon jetzt eine Zeitersparnis fest. Die Suche nach Informationen und Dokumenten ist nun oft nach wenigen Mausklicks oder per Volltextsuche erledigt. Krüger: „Es gibt kaum noch Rückfragen bei der Suche nach Unterlagen, und alles in allem haben wir bereits fünf bis zehn Prozent Zeit gespart. Diese Geschwindigkeit hätten wir ohne d.3ecm nie erreicht.“