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Managementberater und Digitalisierungsexperte Martin Rinck: Digitale Unterschrift für Verträge

“Bisher hatten wir mit der klassischen elektronischen Signatur gearbeitet, mit Signaturkarte und Kartenlesegerät. Doch die meisten Kunden haben so etwas nicht, weder die Karten noch die Software. Das war uns zu teuer, zu aufwändig und zu unsicher. Jetzt sind wir sehr, sehr dankbar, dass wir nicht mehr an die Hardware gebunden sind.”

Martin Rinck – selbständiger Managementberater

Managementberatung Martin Rinck

Martin Rinck berät Unternehmen in Sachen Digitalisierung. Zum Beispiel einen Hersteller von Werkzeugen, der in einem Nischenmarkt nach neuen Absatzwegen suchte. Im Dickicht von Digitalisierungs-Strategien wie E-Commerce, Shopsystemen und Online-Marketing empfahl Rinck dem Hersteller, einen bereits bestehenden Shop eines bekannten Anwenders zu nutzen. Mit Rincks Know-How über die Details des Online-Marktplatzes erschlossen sich dem Mittelständler neue Absatzmöglichkeiten, ohne dass diese teure Technik anschaffen musste.

Zusammen mit seinen Kunden erschließt Rinck neue Abläufe, Märkte und Werkzeuge auf dem Gebiet der Digitalisierung. Doch im Bereich digitale Unterschriften war der Managementberater selbst in der Vergangenheit noch auf Papier angewiesen. Kaufverträge, Beraterverträge, Lastenhefte oder Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA): Über 90 Prozent dieser Dokumente musste Rinck deshalb noch ausdrucken und verschicken. Auf dem Markt gab es zwar ein digitales Verfahren dafür, doch das beinhaltete eine Signaturkarte und Kartenlesegeräte.

Digitale Unterschriften ohne Signaturkarte oder Kartenlesegeräte

„Die meisten Kunden haben sowas nicht“, sagt Rinck, „weder die Software noch die Hardware. Das ist zu teuer, zu aufwändig und zu unsicher. Da haben wir lieber gleich mit Papier gearbeitet.“ Der Managementberater Martin Rinck arbeitet mit acht weiteren Beratern europaweit in einem Netzwerk zusammen. Mit manchen Kollegen schon seit den 90er-Jahren. Einen Teil seiner Arbeitszeit brauchten er und seine Partner, um mehr als 50 Verträge pro Monat auszudrucken, zur Post zu bringen und unterschriebene Verträge zu archivieren. Damit ist Rinck nicht alleine: Rund 60 Prozent der Unternehmen weltweit verschicken ihre Verträge auf Papier, wie die EU-Kommission herausgefunden hat. Im Schnitt kostet ein papiergebundener Vertrag zwischen 20 und 30 Euro – für das Papier, den Druck, das Porto und den Prozess an sich.

Einfache gescannte Signaturen sind nicht juristisch wasserdicht

Alternativen zu dem aufwändigen Verfahren mit Signaturkarte und Lesegerät gibt es kaum. Und einfach ein PDF mit einem elektronischen Stift unterzeichnen oder eine gescannte Signatur einfügen? „Im Zweifelsfall zählt das nicht unbedingt vor Gericht.“, sagt Martin Rinck, „Ein Richter kann so etwas anerkennen, muss es aber nicht.“

Aus der „Wirtschafts Woche“ erfährt der Digitalisierungsexperte schließlich von der Software „d.velop sign“, die in einem Browser wie Chrome oder Firefox läuft und nicht extra auf dem PC oder Mac installiert werden muss. Mit d.velop sign können Nutzer Dokumente digital unterschreiben, und zwar rechtssicher. Dafür arbeitet die d.velop AG mit der Bundesdruckerei als Vertrauensdienstanbieter zusammen. Also informiert sich Rinck kurz auf der Website der d.velop AG und probiert das Produkt aus. „Die Software muss nicht eingerichtet werden, Nutzer können sofort loslegen“, sagt Christina Thesing, Business Development Manager bei der d.velop AG. Die Buchung von d.velop sign im d.velop Store ist dabei ebenso einfach, wie eine Bestellung bei bekannten Onlinehändlern und in wenigen Augenblicken erfolgt. „Die Anmeldung bei der Bundesdruckerei“, so Christina Thesing, „kann aus der Anwendung heraus erledigt werden.“

Martin Rinck registriert sich und nutzt den 14-tägigen kostenfreien Testzugang: „Eine Installation war nicht notwendig. Nach der einfachen Buchung im d.velop Store öffnet man den Browser und kann weltweit darauf zugreifen. Und im Grunde gibt es nur drei Buttons, die ganze Software ist total intuitiv zu bedienen, alles ist sehr gut erklärt.“

Drei verschiedene Arten von digitalen Unterschriften

d.velop sign bietet drei verschiedene Signatur-Arten: eine einfache, eine fortgeschrittene und eine qualifizierte. Alle drei funktionieren auf allen Geräten wie PC, Tablet oder Smartphone. Und alle identifizieren den Urheber und schützen die Dokumente nach der Signatur vor Veränderungen.

Der Unterschied: die qualifizierte Signatur arbeitet mit einer eindeutigen, einmaligen Identifizierung des Unterschreibenden, zum Beispiel per Post-Ident- oder Video-Ident-Verfahren oder über die Online-Funktion des Personalausweises. „Die qualifizierte Signatur ist rechtlich gleichbedeutend mit der handschriftlichen Unterschrift und erfüllt die Schriftformerfordernis gemäß BGB §126a“, sagt Christina Thesing, „die einfache und die fortgeschrittene Signatur unterliegen der freien richterlichen Beweiswürdigung.“ Für Nutzer wie Martin Rinck ist zudem eine weitere Funktion von d.velop sign entscheidend: „Die Dokumente sind nach der Signatur unveränderbar.“

Nach der Signatur sind die Dokumente unveränderbar

Das Thema Integrität spielt für den Managementberater Rinck eine wichtige Rolle. „Wenn ein Dokument elektronisch signiert ist, ist eine Änderung nicht mehr möglich. Das ist für uns ganz wichtig, gerade bei Dokumenten wie Lastenheften, bei denen nichts mehr geändert werden soll“, beschreibt Martin Rinck. Meist benutzen er und seine Partner die qualifizierte Signatur, durch das ein Urheber nachgewiesen wird.

Dafür muss Rinck nur die betreffenden Dokumente als PDF in d.velop sign hochladen und seinem Vertragspartner aus d.velop sign heraus eine E-Mail schicken. Die SaaS-Lösung geht mit dem Empfänger automatisch alle Schritte durch, die notwendig sind. Auch die Schritte zur Identifizierung für die qualifizierte Signatur. „Das geht rund um die Uhr und auch am Wochenende“, beschreibt Rinck, „man kann sich auch per Video identifizieren lassen, das ist in drei Minuten erledigt. Auf eine Signaturkarte muss ich wochenlang warten, das kann ich von keinem Vertragspartner verlangen.“

Rincks Fazit: „Der Workflow ist wesentlich besser geworden. Wir müssen nichts mehr per Mail oder auf Papier verschicken. Wir laden Beratungsverträge oder Kaufverträge als PDF in d.velop sign hoch, geben die E-Mail-Adresse des Empfängers ein, dieser bekommt eine Nachricht und wird angeleitet, elektronisch zu unterschreiben. Das geht sogar auf dem Smartphone. So sparen wir Zeit und Prozesskosten und die Rückmeldungen sind durchweg positiv.“

Webinar: 6 Schritte für die erfolgreiche Einführung der digitalen Signatur

Hendrik Siemes, Sales Manager bei der d.velop AG, erklärt Ihnen im Webinar, welche wenigen Schritte Sie bei der erfolgreichen Einführung der digitalen Signatur in Ihrem Unternehmen beachten sollten.

Erfahre im Webinar unter anderem:

– wie Sie Ihre Unternehmensanforderungen analysieren
– wie Sie Testszenarien ermitteln.
– welche rechtlichen Anforderungen Sie klären müssen.
– wie Sie Integrationsmöglichkeiten in Ihre vorhandenen Systeme identifizieren.
– welche Tipps Sie bei der Anbieterauswahl beachten sollten.
– wie Sie die Wirtschaftlichkeit der digitalen Unterschrift validieren können.

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