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Digitaler Prozess verkürzt Produktionszeit von Büchern beim NWB Verlag

“Wir haben uns in die Augen gesehen und gesagt: Ja! Das passt. Und dann sind wir quasi eine kleine Ehe eingegangen”

Andrea Weigert, Projektmanagerin beim NWB Verlag

NWB Verlag

Wenn Steuerprofis und Wirtschaftsexperten Fragen haben, bekommen sie beim NWB Verlag in Herne Antworten. Als Buch, auf der Website, als eBook, PDF-Dokument und Print-on-Demand-Buch. Rund 280 Menschen unterschiedlicher Ausbildungs- und Berufsgruppen arbeiten beim NWB Verlag in familiärer  Atmosphäre professionell zusammen, damit sie gute Antworten für den Berufsalltag oder die Ausbildung Ihrer Kunden geben können. Und zwar immer nachhaltiger. Es gibt den NWB Verlag seit 1947, das Unternehmen hat als Zeitschriftenverlag angefangen. Über die Jahre ist der Verlag mit den Ansprüchen der Kunden gewachsen. Um die Kunden auch weiterhin mit Aktualität und Praxisnähe zu begeistern, setzt der Verlag mehr und mehr digitale Werkzeuge ein. Herzstück des digitalen Verlagsangebots ist dabei die Online-Datenbank. Diese bietet aktuelle News, Arbeitshilfen, Rechtsprechungen und vieles mehr, was für die tägliche Arbeit der Nutzer wichtig ist. Doch die Produkte sind nicht das einzige, was der Verlag zunehmend digitalisiert. Auch die internen Prozesse werden schrittweise in der digitalen Welt abgebildet.

Abläufe beschleunigen bei der Produktion eines Fachbuches

Ein Fachbuch zu konzipieren und zu schreiben ist ein komplexer Prozess. Autoren und Verlage generieren, sammeln und prüfen mit jedem Titel viele neue Informationen. Es gilt zudem, diese Informationen zu einem Ganzen zu verweben, das mehr ist als die Summe seiner Teile. Auf der kreativen Seite hilft dabei der  sprichwörtliche Rote Faden, und auf der Seite des Verlegers hilft ein standardisierter und digitalisierter Prozess. Der NWB Verlag in Herne hat nun mit Hilfe des Softwareherstellers d.velop AG einen digitalen Prozess zur Herstellung von Fachbüchern geschaffen. Die neue Softwarelösung trägt den Namen „BooX“, und sie beschleunigt nicht nur die Abläufe und damit die Produktion, sie sorgt auch für Transparenz im Prozess und damit für mehr Akzeptanz bei den beteiligten Mitarbeitern. Alle Informationen zum Buch und zum Prozess sind durch „BooX“ nun an einem Ort digital zu finden, und das mit kürzester Zugriffszeit.

Die d.velop Lösung auf einen Blick

Aufgabe: Der Produktionsablauf eines Papier-Buches sollte digitalisiert werden. Alle Prozesse und Arbeitsschritte bei der Entstehung eines gedruckten Buches sollten digital abgebildet werden. Bis zu 120 Dokumente werden pro Buch abgelegt, archiviert und versioniert – das Ganze bis zu 280 Mal pro Jahr. Die Lösung sollte die Produktionsgeschwindigkeit erhöhen und Transparenz schaffen.

  • Papier-Workflow digitalisieren
  • Informationen zentral erreichbar
  • Schneller Zugriff auf Informationen
  • Höhere Produktionsgeschwindigkeit

Projektziele: Der NWB Verlag wollte mit der neuen Software alle Produktionsschritte bei der Herstellung eines neuen Buches digitalisieren, angefangen bei der Idee, ein Buch zu schreiben, über das Lektorat, die Produktion, die Vermarktung und bis hin zum Vertrieb des Buches. An so einem Prozess sind rund 180 Personen beteiligt, die alle eingebunden werden müssen.

Vorgehen: Kernpunkt des Vorgehens war es, alle betroffenen manuellen Abläufe im Verlag zu analysieren und zu visualisieren. Bereits in dieser Recherche- und Analysephase kamen ersten Überlegungen auf, wie eine mögliche Software für die digitale Umsetzung der Prozesse aussehen könnte. Der Verlag stellte dafür ein Prozessteam zusammen, das schon während der Planung Anforderungen an die Software formulierte. Dabei gingen die Partner agil vor, nach der Scrum Methode.

Ergebnisse: Die neue Software heißt “BooX” und wird seit Mitte Juli 2018 in allen Abteilungen des NWB Verlags eingesetzt. “BooX” erhöht die Transparenz des gesamten Prozesses: Alle Abteilungen können sehen, welche Schritte vor oder nach ihrem eigenen Arbeitsschritt vorgenommen werden. Der Blick über den Tellerrand erhöht die Akzeptanz. Gleichzeitig spart die Software Zeit, etwa durch schnellere Zugriffszeiten auf Dokumente und Unterlagen.

Erster Schritt: Analyse aller manuellen Abläufe

Um die internen Prozesse zu digitalisieren, hat ein Team im Verlag alle manuellen Abläufe analysiert und visualisiert. Bereits während dieser Phase gab es im Verlag erste Überlegungen, wie eine mögliche Software für die digitale Umsetzung der Prozesse aussehen könnte. Als erster Prozess, der digital gestaltet werden sollte, wurde der „Buch-Print-Prozess“ ausgewählt.
Der Verlag stellte dafür ein Projektteam zusammen. Aus jeder Abteilung, die später mit der Software arbeiten soll, war je ein Mitarbeiter Mitglied des Teams. Im Fokus der Überlegungen stand die Anforderung: „Wo können wir Dokumente wie Laufzettel ablegen, sodass sie für jeden zugänglich sind und jeweils in der aktuellsten Version (Abteilungsübergreifend) zentral abgelegt sind?“, beschreibt Andrea Weigert, Projektmanagerin im Projekt- und Prozessmanagement (PPM) des NWB Verlags.

  • Dokumente für jeden zugänglich
  • Dokumente in aktueller Version zentral ablegen
  • Digitaler Prozess in einer Web-Anwendung
  • Gesamten „Print-Buch-Prozess“ abbilden

Das Projektteam formulierte während der Planung noch weitere Anforderungen an die Software. So sollte beispielsweise der gesamte Prozess in einer gemeinsamen Web-Anwendung (SharePoint) umgesetzt werden. Neben der zentralen Ablage der Dokumente war auch die Möglichkeit der Aufgabenzuteilung gefordert. Wünschenswert zudem: mit der Software den gesamten „Print-Buch-Prozess“ abzubilden und dabei jedem Nutzer den aktuellen Stand der verschiedenen Vorgänge innerhalb des Prozesses anzuzeigen.

d.velop als Partner

Ein zukünftiger Partner würde alle Anforderungen des Projektteams erfüllen müssen. Nach einem standardisierten Auswahlverfahren und mehreren Gesprächen wählte der Verlag d.velop als Partner. „Wir haben uns in die Augen gesehen und gesagt: Ja! Das passt. Und dann sind wir quasi eine kleine Ehe eingegangen“, beschreibt NWB-Projektmanagerin Andrea Weigert die Partnerschaft.
Im Juli 2017 startet das Projekt mit dem Ziel, Mitte 2018 live zu gehen. Der Name für die Software stand für das Projektteam schon fest – BooX. Das Kunstwort hat Andrea Weigert schnell erklärt: „BooX – das Boo –steht für Book und das X – steht für so viel mehr“.

Arbeitsweise

Das Team realisierte das Projekt in fünf Phasen, die bei Scrum „Sprints“ heißen. Durch die agile Arbeitsweise hat das Team viel gelernt. Sowohl auf Seiten der d.velop, was die genauen Anforderungen und Wünsche des Kunden angeht, als auch auf Seiten des NWB. Andrea Weigert lobt das agile Vorgehen: „Wir wurden uns selbst in jedem Step ein wenig bewusster darüber, was wir eigentlich genau wollen.“ Während des  Projektverlaufs hat die Software so eine immer konkretere Form angenommen.

Das Projektteam hat die Software BooX nach jedem Sprint getestet, beispielhaft an drei verschiedenen Arten von Büchern. So konnte das Team neue Anforderungen oder Änderungen agil zum Projektverlauf an Markus Gevers herantragen und gemeinsam umsetzen. Durch dieses Vorgehen konnten entscheidende Änderungen synchron zur Entwicklung in die Software einfließen. Dieses Ergebnis spiegelt auch eine der großen Stärken von Scrum wider, komplexe Software schrittweise und nah an den Kundenanforderungen zu entwickeln.

Projektverlauf

Zwar wohnt allem Anfang ein Zauber inne, doch manchmal gilt es, erst den passenden Projektleiter zu finden. Der d.velop-Projektleiter muss zur Unternehmenskultur des Auftraggebers passen, das ist entscheidend für das Gelingen des Vorhabens. Zwischen Auftraggeber und Projektleiter muss die Chemie stimmen. Und wenn das beim ersten Mal nicht klappt, kann d.velop auf einen Pool an Projektleitern zurückgreifen, die alle eine hohe fachliche Kompetenz mitbringen.

Die Erfahrung zeigt, dass immer einer dabei ist, der zur jeweiligen Unternehmenskultur passt. Andrea Weigert: „Mit Markus Gevers hatten wir dann den richtigen Projektleiter. Er spricht genau unsere Sprache und wir haben uns direkt verstanden.“ Zu Beginn des Projekts beschlossen beiden Seiten, im BooX-Projekt agil vorzugehen. Die interne Entwicklung des NWB Verlags arbeitet bereits nach Scrum und die Projektleiterin auf Seiten des NWB ist selbst Scrum Master. Auch auf Seiten der d.velop waren die beteiligten Personen in Scrum ausgebildet. Scrum ist eine Methode des Projektmanagements, die zugunsten von Zwischenergebnissen auf eine lange, möglicherweise zeitverschwendende Planungsphase vor Beginn der operativen Arbeit verzichtet.

Was leistet die neue Software?

Die Softwarelösung BooX, welche die d.velop AG zusammen mit dem NWB Verlag erarbeitet hat, bildet den gesamten Prozess und alle Arbeitsschritte bei der Entstehung eines gedruckten Buches digital ab. Beginnend bei der Idee, ein Buch zu schreiben, über das Lektorat, die Produktion, die Vermarktung bis hin zum Vertrieb des Buches. An einem solchen Prozess sind rund 180 Personen beteiligt. Bis zu 120 Dokumente werden pro Buch abgelegt, archiviert und versioniert – das Ganze bis zu 280 Mal pro Jahr. Durch die Lösung der d.velop AG sind immer alle Informationen zum Produkt und zum Prozess an einem Ort zu finden und schnell erreichbar. Strukturiert werden die Informationen durch die Unterteilung in Hauptprozesse und Prozessschritte. Auf diese Weise kann jeder Bearbeiter schnell erkennen, was wo und in welchem Zusammenhang zu bearbeiten ist.

  • Kürzere Zugriffszeiten
  • Arbeitsschritte transparent und nachvollziehbar
  • Hohe Akzeptanz durch Transparenz
  • Kompletter Prozess abgebildet

Projektziele & Ergebnisse: Schnelle Zugriffe auf Dokumente, transparente Prozesse, höhere Produktivität

“Wir sind insgesamt sehr zufrieden mit der Partnerschaft. Kommunikation und Planung waren super.” – Andrea Weigert, NWB Verlag

BooX ist seit Mitte Juli 2018 produktiv und wird in allen Abteilungen des NWB Verlags eingesetzt. Die Software erhöht die Transparenz des gesamten Prozesses. So können alle Abteilungen sehen, welche Schritte vor oder nach ihrem eigenen Arbeitsschritt vorgenommen werden. Der Blick über den Tellerrand erhöht die Akzeptanz für die umliegenden Abteilungen, mit denen man sonst kaum Berührungspunkte hat, lobt Andrea Weigert. Auch die Zeitersparnis, welche durch den digitalen Prozess hervorgerufen wird, kann man bereits an den ersten Stellen messen. Aktuell hat der NWB Verlag bereits über 100 Bücher im BooX angelegt, erklärt Andrea Weigert. Spätestens zum Jahresende 2018, rund ein halbes Jahr nach Projektbeginn, soll das erste Buch, bei welchem der gesamte Prozess im BooX abgebildet wurde, herauskommen. Der bisherige Prozess, ein Buch zu erstellen – von der Idee bis es in den Händen des Lesers liegt – dauert zwischen drei Monaten und einem Jahr. „Wir sind insgesamt sehr zufrieden mit der Partnerschaft. Die Kommunikation, die Planung und die  Umsetzung seitens der d.velop waren super. Es wurden alle Versprechen eingehalten und auch wenn es bestimmt mal Kleinigkeiten gab, ist das Projekt sehr gelungen. Das gesamte Projekt wurde im geplanten Zeitraum abgeschlossen“, so Andrea Weigert.