St. Elisabeth-Stiftung

Die St. Elisabeth-Stiftung führt seit dem Jahr 2000 die mehr als 150-Jährige soziale und karitative Arbeit der Franziskanerinnen von Reute fort. Die St. Elisabeth-Stiftung ist heute Trägerin zahlreicher sozialer Einrichtungen, Dienste und Betriebe. Über 1.700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind für mehr als 2.700 hilfebedürftige Menschen an zahlreichen Standorten im Alb-Donau-Kreis sowie in den Landkreisen Biberach und Ravensburg im Einsatz.

Warum fiel die Entscheidung auf d.velop?

Ziel des Projektes war es ein SharePoint basiertes, einheitliches Qualitätsmanagement-System über die gesamte Stiftung und alle Geschäftsbereiche hinweg einzuführen. Die Lösung musste dabei einfach bedienbar sein, damit sich die Mitarbeiter sich auf ihre Betreuungs- und Pflegearbeit und nicht auf die Bedienung komplizierter Softwareoberflächen konzentrieren können.

Ausgangssituation der St. Elisabeth-Stiftung

Roland Hüber in der Stiftungszentrale, Bad Waldsee, berichtet, dass in den einzelnen Geschäftsbereichen ganz unterschiedliche Qualitätsmanagement (QM) Systeme eingesetzt waren. Diese Lösungen bedurften natürlich auch individueller Software-Unterstützung. Das Ziel war es, ein einziges QM System zu bestimmen, sodass eine systemtechnisch einheitliche Unterstützung gewährleistet werden kann und die Arbeitsabläufe vereinheitlicht und standardisiert werden.
Die St. Elisabeth-Stiftung ist als karitative Einrichtung ein stark Dokumenten-verarbeitendes Unternehmen. So werden unter anderem die gesamten Pflegedokumentationen und Aufzeichnungen über die pädagogische Entwicklung der betreuten Personen in den Datenbanken erfasst. Ein weiteres Kriterium ist die starke räumliche Verteilung: in der Stiftungszentrale arbeiten 120 Mitarbeiter und es kommen weitere 1.580 hinzu, verteilt auf 20 Standorte zwischen Bodensee und Ulmer Raum. Dass hier ein Dokumentenmanagement-System für die Dokumenten-basierenden Prozesse hilft, lag auf der Hand.

Es wurde genau das erreicht, was wir wollten. Das Ergebnis kann sich absolut sehen lassen. Der Einsatz von d.3ecm hat sich längst amortisiert, und zwar binnen eines Jahres.

Roland Hüber
Leiter Bereich IT
St. Elisabeth-Stiftung

Die Anbieter-Auswahl

Die St. Elisabeth-Stiftung engagierte das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO, Stuttgart für die Unterstützung bei der Software-Auswahl und für die Erhebung der genauen Anforderungen, aber auch Funktionalitäten und Ziele. Nach den internen Interviews mit dem Vorstand, den Geschäftsbereichsleitungen und Führungskräften wurde ein Anforderungskatalog erstellt und ein Lastenheft geschrieben. In drei Stufen näherte man sich der Entscheidung: aus 24 DMS-/ECM-Anbietern wurden zunächst 11 Hersteller aufgrund priorisierter Anforderungskriterien ausgewählt. Nach einer weiteren Prüfung blieben nur noch sechs Hersteller übrig. Dies war auch der Zeitpunkt, an dem das Fraunhofer-Institut IAO die St. Elisabeth-Stiftung zum ersten Mal namentlich nannte, so war im Vorfeld eine sehr neutrale Abwicklung gewährleistet. Diese sechs Anbieter wurden auf der CeBIT 2012
persönlich kontaktiert, um sich die einzelnen Software-Produkte live zeigen zu lassen und über eine mögliche Zusammenarbeit im Rahmen der Auswahlentscheidung und des Implementierungsprojektes zu sprechen.

Im Anschluss daran schieden drei weitere Anbieter aus. Die verbliebenen drei Hersteller wurden zu Produktpräsentationen eingeladen. Anschließend machte sich das Team, um Roland Hüber auf zu Referenzbesuchen und führte Referenztelefonate. Erst dann forderte die St. Elisabeth-Stiftung konkrete Angebote an. In der Evaluierung wurden alle Aspekte berücksichtigt: Ausgefüllte Kriterienkataloge, Referenzbesuche und -telefonate, Vorortbesuche, Strategie, wirtschaftliche Betrachtung, Zukunftsorientierung der angebotenen Lösung. Die Entscheidung fiel im Juni 2012 auf das Microsoft 365 Qualitätsmanagement der d.velop AG.

Die Zusammenarbeit war sehr kollegial und durch eine unkomplizierte Kommunikation geprägt. Ohne Übertreibung: das war außergewöhnlich! Ergänzt wurde dies durch eine hohe Fachlichkeit und eine hohe Zielerreichung. Sehr gute Arbeit

Roland Hüber
Leiter Bereich IT
St. Elisabeth-Stiftung

Das Projekt bei der St. Elisabeth-Stiftung

„SharePoint hat unheimlich viele funktionale Möglichkeiten, speziell im Umfeld DMS/ ECM. Damit muss man sich auch als Entscheider und nicht nur als Administrator auseinandersetzen. Wenn man diesen Mehrwert erkennt und sich zu Nutzen macht, kommt Dynamik ins Spiel. Der SharePoint Ansatz war wegen unserer starken Standortverteilung mitentscheidend. Wir wollten künftig über eine einheitliche, zukunftsorientierte Plattform ohne Systemgrenzen kommunizieren und Daten verteilen. Zudem musste alles einfach bedienbar sein, denn die Mitarbeiter sollen sich auf ihre Betreuungs- und nicht auf die Bedienung komplizierter Softwareoberflächen konzentrieren. Daher war für uns auch eine selbsterklärende Weboberfläche enorm wichtig.“

Roland Hüber war von der Beratungsqualität des d.velop-Teams und auch der Implementierung begeistert. Das von der St. Elisabeth-Stiftung abgenommene Konzept wurde zunächst bei d.velop aufgesetzt. Herr Hüber nahm über Websessions Einblick und kommunizierte gewünschte Korrekturen des Teams, die dann umgehend umgesetzt wurden. „Die Zusammenarbeit war sehr kollegial und durch eine unkomplizierte Kommunikation geprägt. Ohne Übertreibung: das war außergewöhnlich! Ergänzt wurde dies durch eine hohe Fachlichkeit und eine hohe Zielerreichung. Sehr gute Arbeit.“