Digitalisieren Sie Ihre Post?

Die Herausforderung beginnt bereits beim Eintreffen der Papier- und E-Mail-Post in Ihrem Unternehmen: Belegdokumente kommen auf unterschiedlichsten Wegen – mal digitalisiert, mal nicht – als Eingangspost an. Die zentrale Aufgabe eines digitalen Posteingangs besteht darin, alle Dokumente und Dateien – egal aus welcher Quelle – einheitlich digital zu erfassen, zu klassifizieren, zu integrieren, zu verteilen und zu archivieren. Der Vorteil: Alle Dokumente samt Daten sind immer und überall für Mitarbeiter verfügbar.

Die digitale Postverarbeitung beschleunigt die Zustellung und Bearbeitung Ihrer Post, verringert die Liege- und Transportzeiten, sorgt für einen sofortigen Workflow, ermöglicht die effiziente Planung Ihrer Ressourcen, erhöht die Servicequalität und führt letztlich zu beachtlichen Kostensenkungen.

Eingangsbelege einheitlich verarbeiten

Durch die Lösung d.velop inbound suite haben Sie einen Eingangskanal für all Ihre eingehende Post. Alle Dokumente werden einheitlich verarbeitet. Papierbelege gilt es einzuscannen, um diese zu digitalisieren. Über die intuitive Benutzeroberfläche kann der Anwender eingescannte Belege noch editieren. Im nächsten Schritt wird die digitalisierte Eingangspost klassifiziert, mit Informationen angereichert, damit diese der richtigen Akte im Dokumentenmanagementsystem zugeordnet oder dem passenden Fachprozess übergeben werden kann.

    1. 1. Belegdokumente treffen im Unternehmen ein.
    2. 2. Papierbelege werden eingescannt.
    3. 3. Eingehende Dokumente werden klassifiziert und einheitlich bearbeitet.
    4. 4. Übergabe in die vorgesehene Akte.
    5. 5. Übergabe an den Fachprozess.
Prozess Inbound Scan

Dokumentenimport über verschiedene Wege

Scannen Inbound ProzessScanning

Digitalisieren Sie Ihre Papierbelege einfach über lokale Scanner oder Netzwerkscanner. Alle Ihre Scanner, die über TWAIN angesprochen werden, können mittelbar die eingescannten Papierbelege direkt an die d.velop inbound suite übergeben. Dort werden diese über die intuitive Benutzeroberfläche weiterverarbeitet.

Dateiimport

Importieren Sie einfach Dateien aus Ihren Dateisystem in die d.velop inbound suite, um so neue Dokumente zusammenzufassen oder diese einfach im Archiv abzulegen. So werden werden all Ihre Dokumente einheitlich abgelegt und verarbeitet.

Eingangspostfach

Wenn Ihr Scanner nicht TWAIN-fähig ist, können Sie die gescannten Belege auch als PDF in das Postfach der inbound suite weiterleiten. Die Dokumente werden dann direkt importiert. Dieses Postfach können Sie auch nutzen, um aus anderen Quellen Dateien via E-Mail zu übergeben.

Importschnittstelle Prozess der Inbound suiteImportschnittstelle

Belege entstehen in vielen verschiedenen Systemen. Darum stellen wir eine Import-API bereit, die es Dritten ermöglicht, Belege und Dokumente über die d.velop Lösung zu verarbeiten.

Webinar
Intelligenter Posteingang bei der Kreisstadt Bergheim.

Erfahren Sie im Webinar in 30 Minuten, wie die Einführung der intelligenten Eingangspostverteilung bei der Kreisstadt Bergheim erfolgt ist und erhalten Sie Live einen Einblick in die eingesetzte Lösung des digitalen Posteingangs. Ab wann man die Postverteilung in einer Öffentlichen Verwaltung als intelligent bezeichnen kann, das zeigt die Kreisstadt Bergheim im Webinar.

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Alle Vorteile der digitalen Eingangspost

        • Einfache und schnelle Bearbeitung der gesamten postalischen und elektronischen Eingangspost direkt am Arbeitsplatz
        • Automatische digitale Dokumentenverteilung – auch standortübergreifend
        • Geringer Kosten- und Pflegeaufwand dank lernfähiger Technologie
        • Einfaches Monitoring der Prozesse über ein einziges Werkzeug
        • Effizientere Ressourcenauslastung, geringere Vorgangskosten
        • Schnelle Implementierung, sofortige Einsatzbereitschaft
        • Höhere Auskunftsfähigkeit, bessere Servicequalität
        • Hohe Transparenz durch unterschiedliche Reports
        • Erfüllung aller gesetzlichen Anforderungen
        • Kontinuierliche Optimierung im Betrieb

Jetzt sofort loslegen mit der d.velop inbound scan App

d.velop inbound scan

 

Mit d.velop inbound scan können Sie einfach Ihre Post digitalisieren und mit anderen elektronischen Belegen zusammenfassen. Die Bereitstellung von d.velop inbound scan ist kostenfrei. Kosten ergeben sich gemäß der Nutzung.

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Sie möchten mehr erfahren? Stöbern Sie in unserem Blog.

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