Referenzstory AuCom

AuCom verfolgt Cloud-First-Strategie bei Nutzung der d.velop platform mit Fokus auf Smart Invoicing.

• Fokus auf Smart Invoicing
• Enger Austausch während des Projekts
• Langfristig internationales Rollout geplant

AuCom MCS GmbH & Co. KG

Die AuCom MCS GmbH & Co. KG ist ein international tätiges Unternehmen mit Hauptsitz in Sendenhorst im Münsterland. Das Unternehmen wurde 1978 in Neuseeland gegründet und ist auf die Herstellung von Motorsteuerungslösungen für Nieder- und Mittelspannungsanwendungen – darunter Softstarter, Antriebe und Schalttafeln – spezialisiert.

Seit 2014 ist AuCom in Deutschland aktiv und betreibt seit 2020 eine Produktionsstätte mit mittlerweile 185 Mitarbeitenden. AuCom Deutschland unterhält auch Niederlassungen in Kairo und Dubai und ist Teil der Benshaw Gruppe mit Sitz in den USA.

Manuelle Bearbeitung als Herausforderung

Als junges Unternehmen mit starkem Wachstum – von 20 auf 185 Mitarbeitende seit Produktionsbeginn 2020 – stand AuCom vor der Herausforderung, gewachsene Strukturen und manuelle Prozesse effizient zu digitalisieren. Insbesondere im Rechnungswesen war der papierbasierte Freigabeprozess mit Unterschriften, Kopien und Scanvorgängen nicht nur fehleranfällig, sondern auch zeitaufwendig. Die manuelle Bearbeitung führte zu Medienbrüchen und einem hohen personellen Aufwand.

Ziel war es, diese Prozesse zu automatisieren, ohne zusätzliche Mitarbeitende einstellen zu müssen. Zudem stellte die internationale Aufstellung mit Standorten in Deutschland, Dubai und Kairo zusätzliche Anforderungen an die Skalierbarkeit und Flexibilität der Lösung.

Eingesetzte Lösung von d.velop und deren Vorteile

AuCom entschied sich für die Einführung der d.velop platform mit dem Fokus auf Smart Invoicing. Diese Lösung digitalisiert den gesamten Rechnungseingangsprozess – von der Erfassung über die Freigabe bis zur Archivierung. Besonders wichtig war dabei die Möglichkeit, Unterschriften digital einzuholen, Freigaben effizient zu steuern und Dokumente zentral abzulegen. Durch die Integration mit dem bestehenden ERP-System (Epicor) wurde ein nahtloser Informationsfluss zwischen den Systemen sichergestellt.

Zudem verfolgt AuCom eine konsequente Cloud-First-Strategie, wodurch die d.velop Lösungen vollständig cloudbasiert betrieben werden.

Enger Austausch fördert Projektumsetzung

Die Umsetzung erfolgte in enger Zusammenarbeit mit d.velop. Ein dedizierter Projektmanager koordinierte die Einführung, moderierte die Abstimmungen zwischen den Entwicklern und sorgte für eine strukturierte Projektabwicklung. Trotz kleiner Verzögerungen durch Prozessherausforderungen in Ablaufthemen konnte das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden.

Besonders positiv wurde der direkte Austausch mit den Entwicklern bewertet, der eine schnelle Weiterentwicklung und Anpassung ermöglichte. Zur Einführung wurde eine Key-User-Schulung durchgeführt, bei der alle Funktionen praxisnah vermittelt wurden. Diese Key-User schulten anschließend ihre Abteilungen weiter – unterstützt durch Lernmaterialien und Videoaufzeichnungen. Das Feedback der Anwender war durchweg positiv.

Verzögerungen im Projekt

Dabei stellte die Integration mit dem ERP-System eine besondere Herausforderung dar, da Prozesse zwischen ERP und Dokumentenmanagementsystem abgestimmt werden mussten. Zukünftig soll die Lösung international ausgerollt und um KI-Funktionalitäten erweitert werden. Auch organisatorische Herausforderungen wie der Jahreswechsel, den damit verbundenen Jahresabschluss und den zeitlich herausfordernden zeitlichen Ressourcen konnten neben dem operativen Geschäft überwunden werden.

Zukünftige Projekte

Für die Zukunft plant AuCom die Einführung eines digitalen Vertragsmanagements mit d.velop, um auch in diesem Bereich manuelle Prozesse abzulösen. Ziel ist es, alle vertragsbezogenen Informationen – ob Leasingverträge, Mitarbeiterverträge oder Lieferantenvereinbarungen – zentral zu verwalten, manuelle Tabellen zu ersetzen und Wissen aus lokalen Verzeichnissen in ein zentrales System zu überführen.

Langfristig ist auch ein internationaler Rollout der Lösungen denkbar, auch für die Standorte in Neuseeland, Nordamerika und insbesondere den Nahen Osten.

Zudem zeigt AuCom großes Interesse an KI-gestützten Funktionen zur Analyse von Vertragsinhalten und zur weiteren Automatisierung.

Interview auf dem d.velop SUMMIT