Referenzstory BM H Beteiligungs-Managementgesellschaft Hessen mbH
Vertragsunterzeichnung: Auf der Überholspur mit der digitalen Signatur
BM H Beteiligungs-Managementgesellschaft Hessen mbH beschleunigt Workflows mit d.velop sign
Die BM H Beteiligungs-Managementgesellschaft Hessen mbH (nachfolgend: BM H) ist ein 100-prozentiges Tochterunternehmen der Landesbank Hessen-Thüringen. Seit mehr als 20 Jahren investiert sie in Hessen nach eigenen Angaben „öffentliches Beteiligungskapital in junge und etablierte Unternehmen, in Wachstum und Innovation, in Forschung und Entwicklung“. Außerdem unterstützt die BM H die Finanzierung von Unternehmenskauf und -nachfolge. Sie beschäftigt aktuell am Standort Wiesbaden zwölf Köpfe – zwei davon in der Geschäftsführung, drei im Backoffice und sieben im Bereich des Investmentmanagements.
Signierte Verträge teils Monate per Post unterwegs
Die BM H Hessen ist im Bereich der Unternehmensbeteiligungen mittels stiller und offener Beteiligungen tätig – ein Betätigungsfeld, in dem bei stillen Beteiligungsverträgen Vertragsabschlüsse mit mehreren Vertragsparteien zum Tagesgeschäft gehören. Zwar investiert die BM H nur in Unternehmen, die ihren Sitz oder wenigstens eine Betriebsstätte in Hessen haben, doch es kommt vor, dass die Vertragspartner: innen, etwa die Gesellschafter: innen eines Unternehmens, auf unterschiedlichen Kontinenten leben.
Das bedeutete bei der BM H in der Vergangenheit: Je nach Vertragsumfang machte sich ein ordentlicher Stapel Papier mit dem fünffach ausgefertigten Vertragswerk auf den behäbigen Postweg um den halben Planeten. Das konnte Monate dauern. Und ein weiteres Problem kam dazu: der Sicherheitsaspekt.
d.velop sign
Produkt
12
Mitarbeitende
Finanzdienstleister
Branche
Gravierende Veränderungen durch Pandemie
Denn zu Beginn der Pandemie im Frühjahr 2020 veränderten Social Distancing und Homeoffice-Regelungen die Arbeitswelt tiefgreifend. Wie so viele Unternehmen war auch die BM H plötzlich gezwungen, sich mit neuen digitalen Workflows auseinander zu setzen. Mal eben ein Dokument zur Unterschrift ins Büro nebenan reichen? Das ging nicht mehr.
Wegen eingeschränkter persönlicher Kontakte fügte man stattdessen benötigte Unterschriften in Word-Dokumente ein und konvertierte diese dann in PDFs. Die signierten Dokumente konnten auf diese Weise digital per E-Mail auf die Reise gehen.
Kopierte Signaturen: nicht rechts- und missbrauchssicher
Doch das brachte zweierlei Probleme mit sich. „Ich habe mir überlegt, dass Dritte mit diesen kopierten Unterschriften und einer Vollversion von Acrobat ganz schön viel anstellen könnten“, beschreibt Stephan Groß, Investment Manager bei der BM H, seine Skepsis. Außerdem waren die kopierten Signaturen nicht rechtssicher.
Entscheidung für Qualifizierte Elektronische Signatur
Stephan Groß begann sich mit dem Markt der elektronischen Signaturen zu beschäftigen. „Ich habe mich erst mal mit der EU-Verordnung auseinandergesetzt“, erklärt er. Schnell habe er für sich den Entschluss gefasst, dass die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) seinen Vorstellungen von Sicherheit im Vertragsmanagement am nächsten kommt. „Sie ist gerichtsfest“, betont der Finanz-Experte eines der wichtigsten Kriterien. „Für mich war von zentraler Bedeutung, dass die digitale Unterschrift eIDAS-konform ist.“ Das ist bei Verträgen, in denen es um größere Summen gehe, nicht ganz unerheblich.
d.velop sign als Cloud-Lösung
Bei seinen Recherchen stieß der Investmentmanager auf d.velop sign. Im direkten Vergleich mit einem Konkurrenzprodukt bestach die Signatur-Software aus Gescher in erster Linie durch das unkompliziertere Handling. Und mehr noch: Am Ende entschied sich Stephan Groß bewusst für die Cloud-Variante, da ihm die Hardware-basierte Signaturlösung mit Signaturkarte und Lesegerät wenig zukunftsweisend erschien. „Herr Groß hat die Signaturprozesse ganzheitlich gedacht“, erklärt Hendrik Siemes, Sales Manager bei d.velop. „Als Cloud-Lösung überzeugte ihn d.velop sign vollends. Besonders gefiel Ihm, dass so Unterschriften von überall und jederzeit möglich sind.“ Die Entscheidung für die Cloud-Lösung brachte die Feststellung von Stephan Groß: „Was bringt mir Signaturhardware, wenn meine Beteiligungsnehmer damit nicht unterschreiben können?“
Ich bin jemand, der immer auch ein bisschen aufs Zwischenmenschliche achtet. Das Geldausgeben soll schließlich ein bisschen Spaß machen.
Stephan Groß
Investment Manager
BM H Beteiligungs-Managementgesellschaft Hessen mbH
Datensicherheit und Datenschutz in der Cloud
Ebenfalls positiv auf die Entscheidungsfindung pro d.velop wirkten sich der Serverstandort Deutschland und der Spiegelserver aus, der eine exakte Kopie des Datensatzes vorhält. „Für die schlanke und intuitive Lösung, die Herr Groß suchte, waren insbesondere die Datensicherheit und der Datenschutz in der Cloud wichtig“, führt Hendrik Siemes aus. „Diese Anforderungen konnten wir mit Bravour meistern, denn d.velop ist nachweislich DSGVO-konform, was die externe Kanzlei Althammer & Kill im folgenden Gutachten bestätigt.“
Die Chemie zwischen Stephan Groß und d.velop stimmte aber nicht nur in technischer Hinsicht. Auch zwischenmenschlich passte alles. „Im Laufe der Zeit hat sich ein vertrauensvoller und persönlich wertvoller Austausch entwickelt“, beschreibt Hendrik Siemes das Verhältnis zwischen dem westlichen Münsterland und dem westlichen Hessen. Das kann auch Stephan Groß bestätigen.
Kurzfristige Rückmeldungen mit Lösungsvorschlägen
Seine Kontaktpersonen bei d.velop fand Stephan Groß „sehr ansprechend“. „Und sie haben sich auch nicht gewehrt, wenn ich mal wieder mit irgendwelchen technischen Dingen um die Ecke kam.“ Im Gegenteil: Eine Rückmeldung sei entweder sehr kurzfristig oder spätestens am nächsten Tag erfolgt – und das stets mit brauchbaren Lösungsvorschlägen.
Testphase für Signatur-Software
In einer Testphase unterzogen Stephan Groß und einer der BM H-Geschäftsführer, Dr. Steffen Huth, die Signatur-Software einer Belastungsprobe. Neben dem reinen Versenden signierter Dokumente standen auch grundlegende technische Fragen im Blickpunkt, die während der Tests aufkamen. Ein Beispiel: „Wie kann man eine Unterschrift mit transparentem Hintergrund erzeugen, ohne dass ein weißer Hintergrund bleibt?“
Alle Fragen konnte d.velop zur vollsten Zufriedenheit beantworteten. So entschloss sich die BM H, d.velop sign zu kaufen. Alle zwölf Team-Mitglieder verwenden seitdem die QES, die in den vier Monaten seit dem Go-Live schon einige Hundert Male genutzt wurde.
„Von der Cloud-Lösung profitieren nicht nur die Mitarbeiter: innen im Homeoffice, sondern auch die internationalen Beteiligten, die im Unterschriftenprozess involviert sind“, nennt Hendrik Siemes einen wichtigen Nutzen. „Alle Teilnehmer:innen können aktiv mit in den Unterschriftenprozess eingebunden werden.“
Signierte Dokumente mit der QES sind unveränderlich
Ein Start-up-Unternehmen aus dem SaaS-Bereich musste beim ersten Ernstfall, einer stillen Beteiligung mit Wandlungsoption, als „Versuchskaninchen“ herhalten. „Dabei traten die ersten kleinen Problemchen auf“, erinnert sich Stephan Groß. „Ich habe den Vertrag sowie die Gesellschaftererklärungen versendet.“ Im Nachgang ist ihm eingefallen, dass er das Datum des Vertragsabschlusses in die jeweiligen Gesellschaftererklärungen einfügen muss. „Das aber ging nicht, weil dann das Dokument einen Hinweis auf eine nachträgliche Veränderung gegeben hätte“, führt Stephan Groß aus.
Positive Veränderungen seit Einführung der eSignatur
Seit der Einführung der elektronischen Signatur hat sich bei der BM H viel getan. „Inzwischen nutzen alle Mitarbeiter:innen die elektronische Signatur“, weiß Hendrik Siemes. Die weltweite Nutzbarkeit der Cloud-Variante hat sich ebenfalls schon bezahlt gemacht. „Wir brauchten für eine stille Beteiligung mit Wandlungsoption noch den Beschluss der Gesellschafter, dass sie der Beteiligung zustimmen“, nennt Stephan Groß ein Beispiel. Die allerdings seien überall verstreut gewesen, von den USA über Kanada bis nach England, Italien bis nach Griechenland.
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Dieses Whitepaper vermittelt wertvolle Inhalte, welche Unternehmen bei der Suche nach einer passenden digitalen Unterschrift dabei helfen, die Thematik besser zu verstehen und die richtige Wahl zu treffen.
Inhalt:
- Vorteile einer eSignatur
- Aktuelle Studien & Echte Use Cases
- eSignatur ist nicht gleich eSignatur
- Was ist eIDAS?
Immense Zeitersparnis durch elektronische Unterschrift
„Allein der Gesellschafterbeschluss im klassischen Umlauf mit der Post hätte sicherlich drei Monate benötigt“, nennt Stephan Groß einen der größten Vorteile der elektronischen Signatur: die immense Zeitersparnis. Hendrik Siemes ergänzt: „Das Signieren von Beteiligungsverträgen passiert heutzutage elektronisch und innerhalb von wenigen Tagen. Das dauert keine Wochen oder Monate mehr.“
Nächster Schritt: weitere Digitalisierung mit d.velop documents
In einem nächsten Schritt will die BM H nun das Dokumentenmanagement-System (DMS) d.velop documents mit Archiv in der Cloud einsetzen. „Das wird eine Herausforderung“, blickt Stephan Groß mit Zuversicht voraus. „Bei neuen Angelegenheiten wollen wir künftig nur noch digital arbeiten. Bei älteren Engagements müssen wir die Restlaufzeiten beachten.“ Er ergänzt: „Man muss sich da dann doch zum Teil fragen: Macht es wirklich Sinn, fünf Leitz-Ordner einzuscannen, wenn die Restlaufzeit nur noch ein paar Monate beträgt?“
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