Referenzstory Julius Berger International

Julius Berger reduziert mit cloud storage Kosten und vereinfacht Suche von Dokumenten mit KI-gestützter Insight Engine von amber.

• 14 Millionen durchsuchbare Dokumente mit amberSearch
• Dabei 9 angeschlossene Datenquellen
• Hosting-Kosten um 75 Prozent reduziert

Optimierung der IT-Prozesse durch Standardisierung und KI-Technologien

Die Julius Berger International GmbH mit Sitz in Wiesbaden ist ein Unternehmen, das im Bereich des Bauingenieurswesens tätig ist. Zum Portfolio zählen die Planung, Beratung und Projektsteuerung sowie baubetriebliche Dienstleistungen. Die rund 360 Mitarbeiter:innen, darunter etwa 250 Ingenieure, Architekten und Konstrukteure, bieten integrale Planungsleistungen nach nationalen und internationalen Standards an. Weitere Betätigungsfelder sind die Personalbeschaffung und der Einkauf für den Mutterkonzern Julius Berger Nigeria, der insgesamt rund 9.000 Menschen beschäftigt.

Mit cloud storage von d.velop die Hosting-Kosten um 75 Prozent reduziert

Internationaler Datenzugriff auf Dokumente per NetApp

Die Julius Berger International GmbH speichert und archiviert große Mengen an Daten. Darunter finden sich beispielsweise umfangreiche Projektdokumentationen, die etwa nach Abschluss von Baustellen zusammengestellt werden und zumeist aus einer Vielzahl eingescannter Dokumente bestehen. Die geballte Datenladung aus Deutschland und Nigeria verwaltet das Unternehmen seit 2009 on-premises im Dokumentenmanagement-System (DMS) d.velop documents (ehemals d.3 ecm). Der Online-Zugriff für alle Unternehmensbeschäftigten auf diese Daten gelang bis vor einiger Zeit mit einer NetApp . „Das hat auch wunderbar funktioniert“, resümiert Carsten Thielking, Head of IT Management bei Julius Berger International.

Daten-Migration in den d.velop cloud storage

Ein wichtiger Grund für die deutlichen Einsparungen: die Cloud-Migration großer Teile der internationalen Unternehmensdaten in den d.velop cloud storage. In den kommenden drei Jahren möchte Carsten Thielking, der bei Julius Berger International schon federführend an der Einführung von „d.3ecm“ beteiligt war, sämtliche Daten aus dem DMS in die Cloud überführen. „Ich habe irgendwann die Notwendigkeit gesehen, von der Netapp wegzukommen, und habe mich mit d.velop über das Thema der Cloud-Migration unterhalten“, erklärt er. Schnell sei man sich einig geworden.

Doch welche Bedingungen musste die Cloud-Lösung erfüllen? Worauf kommt es an, wenn man große Datenmengen auf ein anderes Speichermedium migriert? „Die Lösung durfte keinen riesigen Performance-Unterschied aufweisen“, erklärt Carsten Thielking, „weil ja der Großteil der Dokumente anschließend in diesem Langzeitarchiv liegt.“ Ein Zugriff musste also jederzeit problemlos möglich sein. Diese Vorgabe kann der Cloudspeicher von d.velop locker einhalten. „Ich spüre keinen Unterschied. Alles läuft reibungslos und die Migration hat wunderbar geklappt.“

DMS und cloud Storage bei d.velop aus einer Hand

d.velop genoss bereits eine gute Portion Vertrauensvorschuss als bereits bekannter, zuverlässiger Partner. Das entband den Software-Hersteller aber nicht von der Pflicht, Leistung zu bringen. Für Carsten Thielking war klar, dass eine Zusammenarbeit mit d.velop mit vielen Vorteilen einhergehen würde. „Wir wollten ja in die Cloud gehen, und mit der Einführung des d.velop cloud storage würde natürlich alles in einer Hand bleiben“, erläutert der IT-Spezialist einen zentralen Gedanken. Er ergänzt: „So konnte der Wechsel des Speichermediums unauffällig im Hintergrund laufen. Das funktionierte so reibungslos, wie ich es mir gewünscht hatte.“ 

Daten-Migration in die Cloud läuft reibungslos nebenher

Über die Projekt-Zusammenarbeit mit d.velop sagt Carsten Thielking: „Das wurde alles auf relativ kleiner Flamme gekocht und ist ja auch kein Riesenprojekt.“ Den Job der Migration habe ein Kollege von d.velop übernommen, den er seit fast 20 Jahren kenne und „von dem ich weiß, dass er alles gut macht.“ Am Anfang stand ein Kickoff-Termin. Den Start des Projekts markierte die Umstellung auf ein Testsystem. „Als das durch war und alle Tests reibungslos abliefen, haben wir mit einem Produktivsystem losgelegt.“ Das habe ein paar Wochen gedauert. „Ich wurde immer mal wieder informiert, wie der Status ist, und am Ende kam dann der Abschlussbericht. Dann war das Thema durch.“

Verändert hat sich an der Arbeit selbst nichts. „Ich merke keinen Unterschied, aber wir sparen einiges, also in jedem Monat so um die 2.500 Euro.“ Dass das Speichermedium gewechselt wurde, weiß kaum jemand. „Unser CFO als mein direkter Vorgesetzter war zu den Vorgängen informiert und sieht es als Kaufmann natürlich positiv, dass wir einen Haufen Geld sparen“, merkt Carsten Thielking an. „Sonst ist das Thema den Meisten gar nicht bewusst, das ist ja nichts, was man sieht oder spürt als Benutzer.“ 

Punktuell erhöhte Datenlast auf dem Server schnell behoben

Das Kopieren der Daten erzeugte allerdings punktuell eine spürbare Datenlast, die auch einigen Kolleg:innen nicht vorenthalten blieb. „Da haben einige Vorgänge im System länger gedauert, weil der Server, auf dem die Applikation läuft, auch derjenige ist, der das Storage verwaltet“, weiß Carsten Thielking. Den betreffenden Kolleg:innen habe er dann erklärt, was im Hintergrund gerade vor sich ging. Denn das habe ja keiner gewusst. „Wir haben dann einfach die Prozesse, die gleichzeitig laufen, tagsüber runtergefahren“, sagt er. „Dann ist es kaum noch spürbar gewesen.“ Nicht einmal zwei Monate dauerte es vom Test-System bis zum Abschluss der Migration von 12 Terabyte Daten in den d.velop cloud storage.

KI-gestützte Insight Engine amberSearch vereinfacht Suche

Ein zentrales Element der digitalen Transformation bei Julius Berger International ist der Einsatz von amber – einem d.velop Appbuilder. amber wurde 2020 gegründet und betreut mit über 30 Mitarbeitenden mehr als 200 Kunden – primär aus dem Mittelstand.

Bei Julius Berger erschwerte die Vielzahl an Systemen und Datenquellen den Zugriff auf relevante Informationen, was zu ineffizienten Prozessen und Wissensverlust führte. Zudem wuchs die Datenmenge exponentiell, während durch den demografischen Wandel wertvolles Know-how verloren ging.

Die KI-gestützte Insight Engine amberSearch ermöglicht eine systemübergreifende Suche über verschiedene Datenquellen hinweg – darunter d.velop documents, Azure Files, SharePoint, Outlook Exchange, OneDrive, Teams und die klassischen Filesysteme. Mitarbeitende können nicht nur über herkömmliche Suchanfragen, sondern auch per Chat-Interaktion oder automatisierte Abfragen auf das gesamte Unternehmenswissen zugreifen. Wir waren uns schnell einig, dass wir das mal ausprobieren wollen“ erinnert sich Carsten Thielking. Die Integration erfolgte über Standardkonnektoren, wodurch der technische Aufwand minimal bleibt. amber berücksichtigt dabei bestehende Zugriffsrechte, den Datenschutz gemäß DSGVO sowie die Anforderungen des AI Acts. Darüber hinaus unterstützt die Lösung zunehmend auch die Prozessautomatisierung, indem KI-Agenten Informationen aus verschiedenen Systemen abrufen und in Workflows integrieren – ein weiterer Schritt hin zu einer intelligenten, zukunftsorientierten Arbeitsweise. Mittlerweile können mit amberSearch 14 Millionen Dokumente durchsucht werden.

Offene Kommunikation als Schlüssel

Die technische Umsetzung, inklusive Anbindung von On-Premise-Systemen und Cloud-Diensten, verlief reibungslos und benötigt aufgrund des hohen Grads der Standardisierung nur wenig Aufwand. Besonders hervorzuheben ist die enge Zusammenarbeit, die durch eine offene Kommunikation und gegenseitiges Vertrauen geprägt war. Das Onboarding verlief dabei reibungslos. So sind mittlerweile 9 Datenquellen angeschlossen und stand Juli 2025 50 User aktiv.

Die Nutzer wurden aktiv eingebunden und konnten über eine Bewertungsmatrix Feedback geben, das direkt in die Weiterentwicklung einfloss. Dabei wurde besonderes Augenmerk auf die intuitive Bedienbarkeit gelegt, um die wesentlichen Stärken des Systems zu nutzen und eine hohe Nutzung der Software zu erreichen. In enger Zusammenarbeit mit dem Partner amber wurde die Lösung schrittweise eingeführt.

Vortrag auf dem d.velop SUMMIT 2025

Projekte in Planung

Die Julius Berger International GmbH treibt die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse konsequent voran. Zu den jüngsten Projekten zählen die Anbindung von Cloud-Speichern, die Umsetzung der E-Invoice-Funktion sowie die geplante Archivierung von Microsoft Teams-Dokumenten – ein Schritt, der insbesondere im Hinblick auf langfristige Verfügbarkeit und Compliance als notwendig erachtet wird.

Parallel dazu wird die Enterprise-Search-Lösung amberSearch weiter ausgebaut, unter anderem auch mit dem eingebauten KI-Assistenten amberAI, um Informationen noch schneller und gezielter auffindbar zu machen. Zusätzlich wurde das Bestellverfahren digitalisiert und stärker in die bestehende Systemlandschaft integriert.

Zukünftig plant Julius Berger International, das im Unternehmen vorhandene Wissen noch stärker in operative Prozesse einzubinden. Dabei sollen KI-Agenten von amber und automatisierte Prozesstools zum Einsatz kommen, die beispielsweise Angebotsentwürfe auf Basis vorhandener Daten generieren oder gezielte Abfragen durchführen können. „Da kommt noch so einiges, was man machen kann“ erklärt Carsten Thielking und erste Agenten seien auch schon aufgesetzt worden. Ziel ist es, durch intelligente Automatisierung Effizienz, Qualität und Reaktionsgeschwindigkeit weiter zu steigern.