Referenzstory Mosdorfer GmbH

Mosdorfer schafft mit xalax und der digitalen Rechnungsverarbeitung von d.velop eine maßgeschneiderte, effiziente Plattform für digitale Verarbeitung eingehnder Rechnungen.

• 12.000 Eingangsrechnungen werden jährlich automatisiert verarbeitet
• Direkte Integration in Microsoft Dynamics 365 F&O
• Deutliche Reduzierung der Bearbeitungszeit
• Revisionssichere Ablage der Dokumente im Dokumentenmanagementsystem

Mosdorfer transformiert die Rechnungsverarbeitung mit xalax und der digitalen Lösung von d.velop

Über die Mosdorfer GmbH

Mosdorfer GmbH ist ein international führender Hersteller von Armaturen und Dämpfungssystemen für Hochspannungsfreileitungen bis 1.200 kV. Das Unternehmen mit Sitz in Weiz, Österreich, gehört zur traditionsreichen Knill Gruppe und beliefert Energieversorger weltweit mit maßgeschneiderten Lösungen für eine sichere Stromübertragung. Mit über 300 Jahren Erfahrung in der Schmiedetechnologie steht Mosdorfer für Innovation, Qualität und nachhaltige Energieinfrastruktur.

Wie die Mosdorfer GmbH die Digitalisierung angeht

In einer zunehmend digitalen Welt hat sich die Mosdorfer GmbH, ein international agierendes Industrieunternehmen (Teil der Knill Gruppe), der Herausforderung gestellt, seine internen Prozesse zu modernisieren. Gemeinsam mit der Firma xalax wurde ein Konzept erstellt, um die notwendigen Realisierungsschritte in die Wege zu leiten. In weiterer Folge wurde gemeinsam mit dem Softwarehersteller d.velop und der Firma xalax ein entscheidender Schritt in Richtung Digitalisierung unternommen: Die digitale Verarbeitung und Freigabe von Eingangsrechnungen.

Die Ausgangslage

Vor Beginn des Projekts war der Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung bei Mosdorfer von manuellen und zeitaufwändigen Abläufen geprägt. Die jährlich rund 12.000 Eingangsrechnungen lagen zunächst in Papierform vor und mussten physisch zwischen den Standorten in Österreich und der Slowakei hin und her geschickt werden, um alle erforderlichen Unterschriften einzuholen. Dieser Prozess war nicht nur ineffizient, sondern auch fehleranfällig und verursachte erhebliche Verzögerungen.

• Kilometerleistung durch Dokumententransport: Die Eingangsrechnungen legten pro Jahr insgesamt etwa 30.000 Kilometer zurück, da sie mehrfach zwischen den Standorten transportiert wurden.
• Verzögerungen: Der Prozess dauerte im Durchschnitt 4 bis 6 Tage länger, bis alle Unterschriften eingeholt und die Rechnungen final bearbeitet waren.
• Hoher Verwaltungsaufwand: Mitarbeitende mussten erheblichen Zeitaufwand betreiben, um fehlende Dokumente zu verfolgen oder Unterschriften nachzuholen, was die Effizienz weiter beeinträchtigte.

Die digitale Lösung

Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung von d.velop wurde mit dem Expertenwissen von der Firma xalax und d.velop ein durchgängig digitaler Prozess etabliert. Heute werden Eingangsrechnungen bei Mosdorfer direkt in das d.velop System eingespeist und digital verarbeitet. Der gesamte Freigabeprozess erfolgt über eine benutzerfreundliche Plattform, die den Workflow automatisiert und Transparenz schafft. Alle Rechnungen werden revisionssicher im SharePoint abgelegt, wodurch eine lückenlose Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist. Zusätzlich dazu werden die Daten in das bestehende ERP-System Microsoft Dynamics 365 F&O transferiert.

Die Herausforderungen

Die größte Herausforderung bei der Einführung der digitalen Rechnungsverarbeitung war die Umstellung eines jahrzehntelang etablierten papierbasierten Systems. Der Übergang von analogen zu digitalen Prozessen erfordert nicht nur technische Anpassungen, sondern auch eine Änderung der Arbeitsgewohnheiten. Es war entscheidend, alle Mitarbeitenden zu schulen und die Vorteile der Digitalisierung klar zu kommunizieren, um eine reibungslose Nutzung des neuen Systems zu gewährleisten. Zusätzlich stellte die Integration der Prozesse zwischen den Standorten in Österreich und der Slowakei eine besondere Herausforderung dar. Es galt, eine nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teams in beiden Ländern zu ermöglichen. Die Prozesse mussten so abgestimmt werden, dass alle Informationen in Echtzeit verfügbar waren, um Verzögerungen oder Missverständnisse zu vermeiden und die Effizienz zu steigern.

Der Erfolg

Die Ergebnisse sprechen für sich: Mit der neuen digitalen Lösung konnten Zeitaufwand und Fehleranfälligkeit deutlich reduziert werden. Die Bearbeitungsdauer der Rechnungen wurde von ursprünglich mehreren Tagen auf nur wenige Stunden verkürzt. Rechnungen werden nun schnell und effizient verarbeitet, unabhängig von der geografischen Distanz zwischen den Standorten. Zudem wurde ein erheblicher Beitrag zur Nachhaltigkeit geleistet, da der Papierverbrauch drastisch gesenkt werden konnte. Ein weiterer Erfolg des Projekts war die „User-schult-User“-Methode, die hervorragend funktioniert hat. Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen haben sich schnell gegenseitig in der Nutzung des Systems unterstützt, was den Schulungsaufwand minimierte und eine hohe Akzeptanz im Unternehmen förderte.

Die durchgängige Digitalisierung von der Rechnungseingabe bis zur Archivierung hat unsere Prozesse nicht nur beschleunigt, sondern auch eine fehlerfreie und nachvollziehbare Dokumentation sichergestellt – das ist ein echter Mehrwert für unser Unternehmen.

Andreas Fandl
Mosdorfer GmbH

Ein Blick in die Zukunft

Das Projekt „Digitale Rechnungsverarbeitung“ ist ein Meilenstein in der Digitalisierungsstrategie von Mosdorfer. Es zeigt, wie mithilfe innovativer Technologien und starker Partnerschaften traditionelle Prozesse modernisiert werden können. Aktuell ist bereits die interne Ausrollung auf drei weitere Unternehmen an der Gruppe gestartet, so dass diese Vorteile noch weiter genutzt werden können. Auch in anderen Bereichen geht diese Digitalisierungsoffensive unaufhaltsam weiter, insbesondere kann dabei die digitale Vertriebsakte als weiteres erfolgreiches Best Practice genannt werden.
Mosdorfer, xalax und d.velop werden auch in Zukunft gemeinsam daran arbeiten, weitere Digitalisierungs-Projekte voranzutreiben, um die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens weiter zu steigern.

Fazit

Die erfolgreiche Umsetzung der Digitalisierung des Eingangsrechnungsprozesses bei Mosdorfer ist ein Paradebeispiel für die Vorteile von Digitalisierung und Zusammenarbeit. Mit xalax und d.velop an der Seite hat Mosdorfer nicht nur einen wichtigen Schritt in Richtung Zukunft gemacht, sondern auch bewiesen, dass digitale Transformation mit der richtigen Vision und den passenden Partnern reibungslos umgesetzt werden kann.