ISB Solutions und d.velop integrieren d.velop postbox mit Sage-Personalakte bei Schulz Systemtechnik

Elektronischer Versand von Gehaltsabrechnungen spart 2.500 Euro pro Monat

Die Schulz Systemtechnik GmbH mit Hauptsitz im niedersächsischen Visbek entwickelt interdisziplinäre und nachhaltige Automatisierungslösungen für vielfältige Bereiche wie Produktion, Gebäude und Energie. Das Unternehmen wurde 1954 als Elektrohandwerksbetrieb gegründet und beschäftigt heute mehr als 1.000 Mitarbeiter:innen an 13 Standorten in Deutschland, den Niederlanden und Polen.

Darüber hinaus hat Schulz Systemtechnik 11 Tochterunternehmen und Beteiligungen, unter anderem in den Bereichen Energieerzeugung, Biogas und Sondermaschinenbau. Das Unternehmen ist weltweit aktiv. Der Großteil der Kundenunternehmen ist aber in Europa (rund 35 Prozent) und Deutschland (rund 60 Prozent) ansässig.

1.000 Gehaltsabrechnungen auf Papier pro Monat

Die Schulz Systemtechnik GmbH ist ein weit verzweigtes Unternehmen. Allein in Deutschland gibt es acht Standorte zwischen Ludwigshafen im Süden und Hamburg im Norden, Wallenhorst im Westen und Lebus bei Frankfurt an der Oder im Osten. So verschickte das Unternehmen Monat für Monat rund 1.000 kuvertierte Papierbögen mit den mehrseitigen Gehaltsabrechnungen an seine Mitarbeiter:innen. „Das war natürlich teuer, kostete viel Zeit und war nicht wirklich ökologisch“, erklärt Personalleiter Dirk Haft.

HR-Abteilung sieht Notwendigkeit einer digitalen Gehaltsabrechnung

Der Impuls, die Situation zu verändern und sich nach einer digitalen Lösung für die Gehaltsabrechnungen umzusehen, kam aus der internen HR-Abteilung. Die gesuchte Lösung musste allerdings einige zentrale Anforderungen erfüllen: „Die Datensicherheit war ein ganz großes Thema“, erklärt Dirk Haft, „also die Frage, was mit den Daten passiert, die wir zur Verfügung stellen.“ Durch die langjährige Zusammenarbeit mit dem Digitalisierungsunternehmen ISB Solutions aus Bonn als Sage-Partner stieß man schnell auf d.velop als Anbieter einer solchen Lösung für digitale Gehaltsabrechnungen: die d.velop postbox.

ISB Solutions entwickelt mit d.velop postbox-Anwendung für Sage

„Ich persönlich kannte d.velop auch vorher schon“, erklärt Dirk Haft, „weil die natürlich in diesem Bereich bereits sehr bekannt und etabliert sind.“ Neben der gegebenen Datensicherheit bestand ein weiterer wichtiger Punkt in der Anbindbarkeit der Lösung an bestehende Systeme – im Falle von Schulz war das Sage für die Lohnabrechnung. „Wir bilden in einem solchen Falle die Expertise aus Sage-Sicht ab und d.velop aus der Cloud-Sichtweise“, erklärt Sebastian Wülfing, Geschäftsführer von ISB Solutions.

d.velop-DMS als Archivsystem für Personaldokumente

„Weil ISB Solutions bereits unser Sage-Partner ist, war es naheliegend, mit dem Dokumentenmanagement-System (DMS) von d.velop als Archivsystem für unsere Personaldokumente zu arbeiten“, sagt Dirk Haft. Denn: „Hinter der digitalen Personalakte, die wir für Sage anbieten und die unsere Kunden als Sage DPA kennen, liegt nämlich eigentlich ein d.velop-Archivsystem“, sagt Sebastian Wülfing. „Und weil wir nicht nur Sage-Partner, sondern auch d.velop-Partner sind, haben wir mit d.velop diese postbox-Anwendung für Sage-Kunden realisiert, die so im Sage-Umfeld noch nicht existiert.“

Intensive Zusammenarbeit mit d.velop und ISB Solutions

Dirk Haft führt aus: „Wir haben uns dann auch für d.velop entschieden, weil wir gleichermaßen intensiv mit beiden, also d.velop und ISB Solutions, zusammenarbeiten wollten. Das war wichtig, weil ISB im Anschluss das Thema Gehaltsabrechnung in Verbindung mit dem bestehenden Sage-System weiter betreuen sollte.“

Handhabung, Sicherheit und Anbindbarkeit überzeugten

Was Schulz Systemtechnik zudem an der d.velop-Lösung überzeugte, waren mehrere Faktoren: etwa die Handhabung und die Sicherheit. Nicht zuletzt die Anbindbarkeit an bestehende Systeme wie das Mitarbeiterportal spielte darüber hinaus eine wichtige Rolle. Der Preis und die gute Kundenbetreuung von d.velop-Partner ISB Solutions rundeten die Palette an Vorteilen ab.

Einrichtung von d.velop postbox binnen drei Monaten

Die Projektphase zur Einrichtung von d.velop postbox dauerte dann etwa drei Monate. „Es gab regelmäßige Videokonferenzen, in denen auch immer Leute von ISB Solutions und d.velop dabei waren“, beschreibt Dirk Haft, der nicht zuletzt den lockeren Umgang miteinander schätzte. Er resümiert: „Wir waren grundsätzlich sehr zufrieden, insbesondere was die Kommunikation und Verlässlichkeit angeht.“

Mitarbeiter:innen bei Schulz von Datensicherheit überzeugen

Einen Knackpunkt des Projekts stellte das Thema Datensicherheit dar. Allerdings nicht in technischer Hinsicht. Vielmehr galt es, die Mitarbeiter:innen davon zu überzeugen, dass die Datensicherheit gegeben ist. Fragen wie: Was passiert mit meinen Daten, wer hat Zugriff darauf und was passiert mit ihnen, wenn ich das Unternehmen mal verlasse? „Das sind Informationen, die man den Leuten an die Hand geben muss“, erklärt der Personalleiter. „Da muss man sie abholen und ihnen verdeutlichen, dass das alles topsicher ist und sie sich keine Sorgen machen müssen.“

Zentraler Zugriff auf Mitarbeiter- und Mandantenakte dank d.velop documents

Insbesondere vom Faktor Transparenz profitiert Schulz Systemtechnik seitdem. „Die Daten liegen jetzt an einem zentralen Ort im DMS und nicht mehr in physischen Ordnern an verschiedenen Stellen“, erläutert Dirk Haft. „Jetzt ist nicht nur der Mitarbeiter digitalisiert, sondern auch die Mandantenakte, also alles, was mit dem Mandanten zu tun hat, sei es die Berufsgenossenschaft oder die Krankenkasse.“ Alles sei abgelegt und es bestehe ein zentraler Zugriff auf diese Unterlagen.

Hinzu kommt der Faktor Schnelligkeit, der einen echten Mehrwert der digitalen Gehaltsabrechnung darstellt. „Dadurch, dass man mehr Ressourcen frei hat, ist man schneller und hat mehr Zeit, HR-relevante Themen anzugehen, wie zum Beispiel das ERP-System, das wir einführen wollen.“

Verschiedene Schulungen bei Schulz Systemtechnik

Geschult wurde die Belegschaft von Schulz Systemtechnik entweder online über Microsoft Teams, nach Absprache auch in Präsenz-Kleingruppen oder über das Learning Management System (LMS), in dem eine Ablaufdokumentation hinterlegt war, wie die neue Software auf dem Mobilgerät zu installieren und zu nutzen ist. Der zeitliche Aufwand, die digitale Gehaltsabrechnung zu verstehen und anzuwenden, ist für Dirk Haft allerdings marginal: „Fünf Minuten dauert das vielleicht“, sagt er.

1.000 Mitarbeiter:innen nutzen die d.velop postbox

Seit einem Dreivierteljahr verwendet Schulz Systemtechnik nun die digitale Gehaltsabrechnung mit d.velop postbox. 1.000 Mitarbeiter:innen bekommen ihre Gehaltsabrechnung seitdem nicht mehr auf Papier zugeschickt. Und was hat sich verändert? Dirk Haft zählt auf: „Wir sparen zum Beispiel zirka 5.000 Papierbögen pro Monat, etwa 1.000 Umschläge und knapp 1.100 Euro Porto.“

Umstellung auf d.velop postbox spart bis zu 15 Arbeitsstunden

Das ist aber noch nicht alles, denn hinter dem Versand der Gehaltsabrechnungen steckte bis zur Einführung der digitalen Gehaltsabrechnung zudem ein nicht unbedeutender Arbeitsaufwand. „Wir sparen seit der Umstellung etwa 12 bis 15 Arbeitsstunden im Monat.“ Niemand müsse mehr ausdrucken, warten, die Zeitjournale mit den Abrechnungen zusammentackern, falzen und eintüten, führt er aus. „Ich denke, dass wir im Monat bestimmt 2.500 Euro einsparen.“

Weitere Verlagerung von Prozessen nach Sage geplant

Und wie sieht es mit einer weiteren Zusammenarbeit aus? Mit der d.velop-Lösung ist man erst einmal sehr zufrieden. „In Bezug auf ISB Solutions kommt noch mehr“, kündigt Dirk Haft an, „weil wir ein neues ERP-System einführen und in dem Zuge die Arbeitszeiterfassung aus dem ERP-System in Richtung Sage herausziehen wollen. Da wird die nachgelagerte Bearbeitung stattfinden, sodass wir eine Anbindung an unsere Lohnabrechnung haben.“

Ebenso überlege man, um sich in Sachen Software etwas schlanker aufzustellen, auch das Bewerbermanagement in Richtung Sage zu verlagern, „damit man fast alle Personalangelegenheiten über Sage abrufen kann.“