Referenzstory thenex GmbH

Die thenex GmbH optimiert und digitalisiert Prozesse mit der d.velop platform.

• Kosteneinsparungen durch papierlose Prozesse
• Berechtigungskonzepte für die thenex GmbH und die Carimex GmbH & Co. KG
• schnellere Bearbeitungszeiten durch digitale Ablage

Mit der d.velop platform: thenex GmbH optimiert und verschlankt Prozesse

Die thenex GmbH ist ein international tätiges Handelsunternehmen, welches 1900 gegründet wurde. Das familiengeführte Unternehmen mit Sitz in Bocholt hat sich auf die Beschaffung und Lieferung von hauptsächlich Maschinenersatzteilen spezialisiert. Das Ziel von thenex: Mit Kundenorientierung, Rentabilität und qualitativ hochwertigen Produkten bestmögliche Lösungen zu schaffen. Dabei erweiterte die thenex GmbH mit der Carimex GmbH & Co. KG im Jahr 2022 als Partnerfirma ihr Geschäftsfeld der Ersatzteile auf den Kfz-Bereich. Hauptkunde der Carimex ist dabei die Bundeswehr.

Effizienz als Herausforderungen

Die thenex GmbH und die Carimex GmbH & Co. KG standen vor der Herausforderung, eine Vielzahl von Dokumenten effizient zu verwalten und revisionssicher zu archivieren. Insbesondere die manuelle Ablage und Suche nach Dokumenten kostete viel Zeit und führte zu Ineffizienzen im Arbeitsalltag.

Bis dahin wurden viele Verwaltungsprozesse papierbasiert durchgeführt, was nicht nur mit erheblichem Zeitaufwand verbunden war, sondern auch Transparenz und Flexibilität einschränkte. Besonders der Wunsch nach einer einheitlichen Plattform, die beiden Unternehmen gerecht wird, und die Notwendigkeit, Fristen sowie Dokumente übersichtlich und zentral zu verwalten, trieben die Entscheidung zur Digitalisierung voran.

Die d.velop platform als umfassende Lösung

Mit der Einführung des Dokumentenmanagementsystems als Lösung konnte thenex die Dokumentenverwaltung digitalisieren und automatisieren. Die Integration in bestehende Systeme wie Microsoft Dynamics NAV ermöglichte eine nahtlose Einbindung in die täglichen Arbeitsprozesse. Durch die digitale Ablage sind Dokumente nun schnell auffindbar, was die Bearbeitungszeiten deutlich reduziert.

Ein zentraler Aspekt der Transformation war die Einführung eines maßgeschneiderten Berechtigungssystems. Dieses sollte sicherstellen, dass Mitarbeitende Zugriff nur auf die für sie relevanten Daten erhalten. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die für beide Firmen tätig sind, können somit bereichsübergreifend arbeiten, während andere ausschließlich Zugriff auf firmenspezifische Daten haben. Sensible Bereiche, wie beispielsweise die digitale Personalakte, wurden zusätzlich durch strengere Sicherheitsmaßnahmen geschützt. Dieses Berechtigungssystem wurde als flexible Grundlage konzipiert, die auch zukünftigen Anforderungen gerecht werden kann.

thenex GmbH Webinar

Ganzheitliche Digitalisierung – so digitalisiert die thenex GmbH ihre Geschäftsprozesse

Erleben Sie die Zukunft der Dokumentenverwaltung. Am Beispiel des mittelständischen Unternehmens thenex zeigen Ihnen Selina Nientimp (Projektleiterin, thenex GmbH) und Fabian Pierick (d.velop AG) in einem interaktiven Austausch die Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) sowie den gesamten Prozess vom Erstgespräch, über das Projekt bis hin zur erfolgreichen Umsetzung mit vielen Erfahrungen direkt aus erster Hand sowie Live-Einblicken in die Software.

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Vertragsmanagement als Effizienzbooster

Ein weiterer Schwerpunkt der Digitalisierungsstrategie lag auf der Vertragsverwaltung. Die Digitalisierung dieses Bereichs war ein entscheidender Schritt, da sie eine effiziente Verwaltung unterschiedlichster Verträge ermöglichte, von Leasing- und Rahmenverträgen bis hin zu Lieferantenverträgen. Durch ein personalisiertes Dashboard konnten die Verantwortlichen jederzeit einen Überblick über alle bestehenden Verträge erhalten. Darüber hinaus wurden Fristen und Aufgaben automatisiert verwaltet: Das System erinnert beispielsweise frühzeitig an das bevorstehende Auslaufen eines Leasingvertrags, sodass rechtzeitig Maßnahmen ergriffen werden können. Ergänzt wurde dies durch eine strukturierte Dokumentenverwaltung, die es ermöglicht, alle relevanten Unterlagen sicher zu archivieren und jederzeit abzurufen. Zusätzlich integrierte Kommunikationsfunktionen erlaubten es, Dokumente direkt im System zu kommentieren, für andere Teammitglieder zu markieren oder zur Bearbeitung freizugeben.

Digitale Akten für eine bessere Übersicht

Parallel zur Vertragsverwaltung wurde auch der Bereich der Personalakten vollständig digitalisiert. Ziel war es, eine einheitliche und zentrale Übersicht über alle Mitarbeitenden zu schaffen. Hierbei wurden umfassende Mitarbeiterprofile angelegt, die Daten wie Adressen, Geburtsdaten und Abteilungszugehörigkeiten enthielten. Besonders wertvoll war die Einführung einer automatisierten Dokumentenerstellung. Standardisierte Vorlagen ermöglichten es, Arbeitsverträge, Abmahnungen oder andere Dokumente direkt im System zu erstellen. Dabei wurden alle relevanten Daten automatisch aus den Mitarbeiterprofilen übernommen, was nicht nur Zeit sparte, sondern auch Fehler minimierte.

Digitale Signatur im Dokumentenmanagementsystem

Ein weiterer Meilenstein war die Implementierung digitaler Signaturen, die es den Mitarbeitenden ermöglichten, Dokumente direkt im System zu unterschreiben. Diese Dokumente wurden anschließend automatisch in der jeweiligen Personalakte abgelegt. Der gesamte Prozess wurde somit vollständig digitalisiert, was sowohl die Effizienz steigerte als auch die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhte.

Projektumsetzung

Die Umsetzung des Projekts folgte einem iterativen Ansatz, der es ermöglichte, bereits frühzeitig produktiv zu arbeiten und die Lösung im laufenden Betrieb kontinuierlich zu verbessern. Durch eine schrittweise Einführung der Module konnten erste Erfolge schnell sichtbar gemacht werden, während parallel weitere Optimierungen vorgenommen wurden. Regelmäßige Abstimmungen zwischen thenex und d.velop sorgten dafür, dass die Lösung laufend an die Bedürfnisse der Unternehmen angepasst wurde. Besonders hilfreich war dabei die enge Zusammenarbeit und das strukturierte Vorgehen, das von wöchentlichen und später zweiwöchentlichen Meetings begleitet wurde.

Der Erfolg des Projekts zeigt sich in einer Vielzahl von Verbesserungen. Die Effizienz der Arbeitsabläufe wurde erheblich gesteigert, insbesondere durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben wie der Dokumentenerstellung. Die papierlosen Prozesse führten zu Kosteneinsparungen, während die zentrale Verwaltung der Daten und Dokumente für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit sorgte. Die Mitarbeitenden schätzten vor allem die intuitive Bedienbarkeit der neuen Systeme und die Möglichkeit, Aufgaben digital und ortsunabhängig zu erledigen.

Zukünftige Projekte

Der Blick in die Zukunft zeigt, dass die Transformation der thenex GmbH noch lange nicht abgeschlossen ist. Der nächste Schritt umfasst die vollständige Integration eines neuen ERP-Systems, das eine automatische Erstellung und Ablage von Belegen ermöglicht. Auch die Verknüpfung mit der Finanzbuchhaltung steht auf der Agenda. Ziel ist es, sämtliche Geschäftsprozesse weiter zu digitalisieren und zu optimieren, um langfristig eine vollständig vernetzte und zukunftsfähige Organisation zu schaffen.

Mit dieser ganzheitlichen Herangehensweise und dem klaren Fokus auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und der Unternehmen hat die thenex GmbH nicht nur einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung gemacht, sondern auch die Grundlage für nachhaltigen Erfolg gelegt.