Referenzstory E-Akte.NRW

Der Verbund E-Akte.NRW mit der Konsortialführung an der Universität Bielefeld konzipiert eMasterakten auf Basis von d.velop documents und stellt sie über 40 Hochschulen des Landes zur Verfügung.

Nordrhein-Westfälische Hochschulen ziehen bei der eAkte an einem Strang

Deutsche Hochschulen wollen und müssen sich digitalisieren. Gesetzliche Grundlagen sind das OZG sowie das novellierte E-Government-Gesetz NRW, das auch für die Hochschulen gilt und bis Ende 2025 umzusetzen ist. Prozessorientiertes Arbeiten, elektronische Vorgangsbearbeitung mittels Fachverfahren und Akten, Schnittstellen zu Studierenden und Transparenz über Bearbeitungsstände sind zentrale Themen, an denen sich die Umsetzung messen lassen muss.

Mit eStudierenden-Akte, eDrittmittelakte und ePersonalakte ist im administrativen Bereich der Hochschulen schon ein großer Teil adressiert. Für die übergeordnete Aktenstruktur im Dokumentenmanagementsystem greifen wir auf die Prozesslandkarte der KDU zurück und haben einen Ansatz für einen prozessorientierten Aktenplan, den wir für NRW zur Verfügung stellen.

Doreen Schwarz
Leiterin des Kompetenzzentrums E-Akte.nrw (eAkteCC.NRW), Dezernat für „Digitale Transformation und Prozessorganisation“ bei der Universität Bielefeld

Damit nicht jede Hochschule ihr eigenes Projekt startet und jedes Rad neu erfindet, bedarf es einer koordinierenden Instanz. In Nordrhein-Westfalen ist dies das Kompetenzzentrum E-Akte.nrw (eAkteCC.NRW), mit der Geschäftsführung und Koordination angesiedelt im Dezernat für „Digitale Transformation und Prozessorganisation“ bei der Universität Bielefeld. Es schafft Rahmenbedingungen für die Digitalisierung und unterstützt die Hochschulen des Landes bei der Umsetzung der digitalen Aktenführung. Die Plattform dafür ist die Software d.velop documents.


Das eAkteCC.NRW ist ein Projekt der 2020 gegründeten Digitalen Hochschule NRW (DH.NRW), einer Kooperationsgemeinschaft von 37 staatlichen NRW-Hochschulen (HAWen, Universitäten und Kunst- und Musikhochschulen), fünf staatlich anerkannten NRW-Hochschulen und dem Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes NRW. Die DH.NRW umfasst ganzheitlich und hochschultypübergreifend alle Bereiche einer Hochschule: Studium und Lehre, Forschungsunterstützung, Administration und Infrastruktur.

Schaffen einer mandantenfähigen Dokumentenmanagement-Infrastruktur

„Den Anstoß zur Gründung des Kompetenzzentrums gaben alle Kanzler*innen der Hochschulen NRW gemeinsam“, erklärt seine Leiterin Doreen Schwarz. Ein umfassendes Vorprojekt zu Digitalisierungsvorhaben ging der Gründung voraus. Das Kompetenzzentrum soll Fragen zum gemeinsamen Betrieb und einer mandantenfähigen Dokumentenmanagement-Infrastruktur für alle administrativen Hochschulprozesse klären.

Ein elektronisches Dokumentenmanagement-System (DMS) benötigt man, um auf diesem elektronische Aktenlösungen aufzubauen. Im Vorprojekt wurde vereinbart, dafür eine möglichst homogene technische Basis zu verwenden. Im Klartext: Um zu vermeiden, für eine Vielzahl an DMS die eMasterakten implementieren zu müssen, musste man sich auf ein Produkt einigen. Die Ausschreibung obliegt aus vergaberechtlichen Gründen jeder Hochschule selbst. Flächendeckend durchgesetzt hat sich dann die Lösung von d.velop, nicht zuletzt weil bereits ein Großteil der Hochschulen des Landes, darunter Bielefeld und Münster, mit dem System gute Erfahrungen gemacht haben.

Dem Thema eAkte nähert sich das Kompetenzzentrum mit konkreten Akten-Beispielen: eStudierenden-Akte, eDrittmittelakte und ePersonalakte. Doreen Schwarz: „Damit ist im administrativen Bereich der Hochschulen schon ein großer Teil adressiert. Für die übergeordnete Aktenstruktur im Dokumentenmanagementsystem greifen wir auf die Prozesslandkarte der KDU zurück und haben einen Ansatz für einen prozessorientierten Aktenplan, den wir für NRW zur Verfügung stellen.“

Junge Menschen sitzen an einem Tisch

WEBINAR: Das Kompetenzzentrum eakte.nrw als Partner

So profitieren Hochschulen von der eStudierendenakte

Die elektronische Studierendenakte gewinnt im Zuge der digitalen Transformation an Hochschulen immer mehr an Bedeutung. Erfahren Sie in diesem Webinar, wie die Zusammenarbeit zwischen dem Kompetenzzentrum eAkteCC.NRW und der d.velop die Hochschulen bei der Einführung und Nutzung der eStudierendenakte unterstütz.

Auszug unserer Themen

  • Vorstellung eStudierendenakte: d.velop-Standard
  • Vorstellung eStudierendenakte: eAkteCC.NRW
  • Herausforderungen bei der Einführung: eAkteCC.NRW & d.velop

Wissenstransfer zwischen den Hochschulen

Derzeit werden sogenannte eMasterakten entworfen, jeweils als eigenständige Projekte. Dabei entsteht eine gemeinsame Aktenstruktur, inklusive eines Bündels kompetenzbasierter Rollenbeschreibungen sowie Metadaten-Sets. Dies geschieht in enger Zusammenarbeit zwischen Kompetenzzentrum und den Hochschulen, die die Projekte umsetzen. Einige von ihnen haben bereits Know-how bei der Aktenbildung und -führung aufgebaut und teilen es über das Kompetenzzentrum. Dieses bietet regelmäßige Workshops zum Austausch von good-practice-Ansätzen, die auch als Video zur Verfügung gestellt werden. So gab es Formate zur Authentifizierung und zur Herangehensweise beim Aktenplan. Aktuell geplant sind Veranstaltungen zur Implementierung der eStudierendenakte.

Die entwickelten Komponenten stellt das Kompetenzzentrum dann als „Golden Master“ den Hochschulen des Landes zur Verfügung. So müssen sich diese nicht jeweils eigene Gedanken darüber machen, wie man eine eStudierenden-Akte grundsätzlich aufbaut. Sondern sie können den vorgefertigten Master verwenden und auf die eigenen Belange hin anpassen. Auch eine Prozessunterstützung für die Hochschulen über Workflows wird damit ermöglicht.

Wir stehen auch in Verbindung mit anderen Landesnetzwerken, die sich mit digitaler Aktenführung beschäftigen und lassen deren Erfahrungen in unsere Serviceangebote mit einfließen.

Doreen Schwarz
Leiterin des Kompetenzzentrums E-Akte.nrw (eAkteCC.NRW), Dezernat für „Digitale Transformation und Prozessorganisation“ bei der Universität Bielefeld

Fachverfahren werden durch DMS sinnvoll ergänzt

Die in den Hochschulen bereits eingesetzten Campus Managementsysteme (HIS, HISinOne) sowie ERP-Systeme (SAP, Mach u. a.) werden durch die Dokumentenmanagement-Infrastruktur künftig ergänzt. Dabei muss sich jede Hochschule die Frage stellen: Welche Aufgabe erledigt man mit welchem System? So wird das DMS derzeit zur Gestaltung und Abbildung von Workflows herangezogen. Wichtig ist dem Kompetenzzentrum aber auch, dass Funktionalitäten, die im Fachverfahren umgesetzt und getestet sind, nicht noch einmal im DMS nachgebaut werden. Vielmehr geht es um die Unterstützung der bisherigen Vorgangsbearbeitung durch automatisierte Prozesse und eAkten.

Die ersten Mandanten starten in den Echtbetrieb

Betrieben werden soll die DMS-Lösung in den Rechenzentren der Universitäten Duisburg-Essen und Köln. Dort werden Strukturen für Hochschulinstanzen aufgebaut, auf welche Hochschulen, die selbst kein DMS hosten wollen, zugreifen können. Hochschulen, die bereits ein Dokumentenmanagement-System im Einsatz haben, können sich darüber hinaus eMasterakten-Lösungen herunterladen. Im Jahr 2023 sollen die ersten Hochschulinstanzen in den Echtbetrieb starten; gleich zum Jahresbeginn wird das Kompetenzzentrum die erste eMaster-Lösung, die eStudierendenakte für NRW ausrollen, sodass sie von jeder Hochschule genutzt werden kann.


Doreen Schwarz: „Wir stehen auch in Verbindung mit anderen Landesnetzwerken, die sich mit digitaler Aktenführung beschäftigen und lassen deren Erfahrungen in unsere Serviceangebote mit einfließen.“ Die anderen Netzwerke können ebenfalls durchaus von den Erfahrungen in Nordrhein-Westfalen profitieren. Denn einen derartigen Ansatz, eine eMasteraktenlösung zu entwickeln, den DMS-Betrieb zur Verfügung zu stellen und die Hochschulen zur prozessorientierten Aktenführung zu beraten, gibt es in anderen Bundesländern in vergleichbarer Weise nicht.


Wie die nordrhein-westfälischen Hochschulen das Thema eAkte vorantreiben, erläuterte Doreen Schwarz gemeinsam mit Dr. Christoph Stahl (d.velop) auch auf den d.velop public sector days 2022 in Berlin. „Ein Forum, auf dem alle Teilnehmenden vielfältige Impulse rund um das Thema DMS in der digitalen Verwaltung und Hochschule erhielten. Der Austausch untereinander und mit den d.velop-Experten:innen war auch für uns sehr hilfreich“, so Doreen Schwarz.

Sie möchten sich näher über die Vorteile einer eAkten-Lösung auf DMS-Basis informieren?

Dann schauen Sie sich in unserer digitalen Referenz-Broschüre weitere Praxis-Beispiele an oder erfahren Sie mehr zu unseren Software-Lösungen, maßgeschneidert für Hochschulen und Universitäten.