Neues TOOL spart XAL GmbH mehrere Stunden bei der Bearbeitung jeder Eingangsrechnung

XAL ist ein globaler Leuchtenhersteller mit Hauptsitz im österreichischen Graz, der unter den drei Marken XAL, Wever & Ducré und Wästberg technische und dekorative Beleuchtung entwickelt, produziert und vertreibt. Die Unternehmensgruppe macht etwa 165 Millionen Euro Umsatz, beschäftigt rund 1450 Mitarbeiter:innen und zählt mittlerweile zu den großen Playern am europäischen Gesamtleuchtenmarkt.

60.000 Eingangsrechnungen jährlich bei der XAL-Gruppe

Die XAL-Gruppe ist ein Unternehmen mit zahlreichen Tochterunternehmen in vielen verschiedenen Ländern. XAL stand vor der Herausforderung, ihre konzernweite Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV) zu modernisieren und auf ein hohes Sicherheitslevel zu heben. Die Bearbeitung der jährlich 60.000 Eingangsrechnungen liegt in der Hand der Abteilung Finance & Controlling im XAL-Headquarter in Graz.

ERV-System: Installation von Updates schlägt fehl

„In meinem Bereich kümmern wir uns einerseits um die österreichischen Unternehmen, aber auch um die internationalen Töchter, für die wir Dienstleistungen auf außerordentlich hohem Niveau erbringen“, erklärt Claudia Mandl, Head of Finance & Controlling bei XAL. Sie beschreibt das Kernproblem: „Die acht österreichischen Unternehmen im Konzern arbeiteten bereits mit einem Eingangsrechnungs-Workflow. Beim Installieren von Sicherheitsupdates wurde das ERV-System plötzlich funktionsunfähig und wir mussten feststellen, dass darin ein Sicherheitsrisiko bestand.“

XAL: neues ERV-System mit Lieferschein-Integration

Bei XAL erkannte man, dass das Altsystem nun sehr schnell ersetzt werden musste. Der Grund lag nicht nur im Sicherheitsaspekt, sondern vor allem auch darin, dass man nicht unterjährig in ein neues System einsteigen wollte. Zugleich aber sah man bei XAL auch die Chance, sich völlig neu aufzustellen und in eine neuere, sicherere Lösung für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung zu investieren.

Revisionssicherheit wichtigste Anforderung an ERV

„Der Impuls, ein neues ERV-System einzuführen, kam vom Beratungsunternehmen XALAX und dem IT-Team gemeinsam“, blickt Claudia Mandl zurück und nennt einige der Voraussetzungen, die die neue Software erfüllen sollte: „Mir war vor allem die revisionssichere Archivierung wichtig, denn wir wollten endlich das Papier loswerden.“ Und genauso entscheidend: „Wir wollten nicht nur die Rechnungen in diesem Workflow unterbringen, sondern auch die Lieferscheine.“

Schneller Datenzugriff im Fall einer Revision

„Bei der Arbeit mit dem Altsystem hatte man uns immer gesagt, dass Lieferscheine von Design und Aussehen her sehr unterschiedlich sein können. Deshalb sei es nicht möglich, diese Lieferscheine so zu scannen, dass die Daten darauf verlässlich erkannt und ausgelesen werden können“, erläutert Claudia Mandl. Damit sei das alte System nicht in der Lage gewesen, beide Aspekte miteinander zu verbinden. „Es war aber mein Wunsch, auch die Lieferscheine mit den Eingangsrechnungen verknüpft in einem System zu haben, um beispielsweise bei einer Betriebsprüfung schnell meinen Nachweispflichten nachzukommen und die Sachen zügig zur Hand zu haben.“

System auf 25 ERV-Mandanten in der XAL-Gruppe ausgerollt

XAL entschied sich daraufhin wegen der schnellen Unterstützung für einen Ausbau des Systems. „Wir haben es mittlerweile auf 25 Mandanten in der ganzen Unternehmensgruppe ausgerollt“, sagt Claudia Mandl. Als Vertreter der XALAX übernahm Klaus Elser die Ausrollung der weiteren Mandanten im Projektzeitraum: Man habe gewusst, dass das Consulting-Unternehmen viel Erfahrung aus Projekten mitbrachte, was dem Projekt ein wenig den Druck genommen habe. „Während der Umsetzung war allgemeine Anspannung zu spüren, aber am Ende waren alle überrascht vom Ergebnis und darüber, dass die Schulungen viel schneller gingen als erwartet.“

Herausforderung: lokalen Anforderungen in 11 Ländern berücksichtigen

Insgesamt dauerte die Umsetzung des Gesamtprojekts in drei Phasen rund anderthalb Jahre. Auf das zeitkritische Ersetzen des Altsystems und die Systemerweiterung auf 25 Mandanten folgte schließlich die Einführung der Lieferscheinlösung. Als besonderer Knackpunkt entpuppte sich die neue Lieferscheinlösung, weil sie die Integration vieler Systeme erforderte und einige Sonderfälle (z.B. keine Bestellnummer am Lieferschein) zu berücksichtigen waren. On Top darf die Internationalität der Lösungen nicht vergessen werden. Das System wurde in 11 Ländern ausgerollt, was natürlich bedeutet, dass alle lokalen Anforderungen der jeweiligen Länder zu berücksichtigen und umzusetzen waren.

Lieferscheine: Zuordnung über d.velop documents for M365

Jetzt werden mithilfe des Lieferscheinlesers die Lieferscheine digitalisiert und finden ihren Weg über d.velop-documents-for-M365-Aktenstrukturen automatisch zu den entsprechenden Rechnungen. Für jene Fälle, in denen dieser Automatismus aus verschiedenen Gründen nicht funktioniert, wurde von XALAX eine Microsoft-Power-App entwickelt, die, aufgerufen aus d.velop smart invoices, die manuelle Zuordnung erlaubt.

Immenses zeitliches Einsparpotenzial dank ERV von d.velop

Das zeitliche Einsparpotenzial mit dem neuen ERV-System ist immens. Ein Beispiel: Rechnungen, die von einem zum anderen Mitarbeiter geschickt werden, damit diese etwa freigegeben werden: „Da haben wir eine Ersparnis von mehreren Stunden“, sagt Claudia Mandl. Das bedeutet: Die Bearbeitung geht deutlich schneller. „Der Weg zwischen ‚bitte schau sie dir an und prüfe sie‘ bis zu ‚schicke sie mir bitte zurück‘ dauert nicht mehr so lange.“ In wenigen Minuten sei das erledigt.

Einheitliche Freigabe-Dokumentation für den gesamten Konzern

„Wir sind alle sehr, sehr zufrieden mit dem System, auch meine Damen im Kreditoren-Management“, sagt Claudia Mandl. „Für mich persönlich ist ein großer Vorteil, dass wir konzernweit dasselbe System ausrollen. Ich habe eine einheitliche Dokumentation der Freigabe und die Lieferscheine sind gleich mit dabei“, nennt sie einige Vorteile. „Auch der Überblick, wo sich Rechnungen befinden und wie der Bearbeitungsstatus ist, ist viel besser geworden.“

XAL: d.velop und XALAX waren die richtige Entscheidung

Dieses Projekt verdeutlicht, wie die richtige Softwarelösung Unternehmen dabei unterstützen kann, ihre Prozesse zu optimieren. „Es war eine gute und richtige Entscheidung, mit XALAX und d.velop zusammenzuarbeiten“, fasst Claudia Mandl zusammen. Noch aber ist das Ausrollen der ERV nicht über alle Gesellschaften hinweg vollständig abgeschlossen. Mittelfristig steht nun die Umstellung auf Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations an. „Zudem beschäftigen wir uns intensiv mit dem Thema künstliche Intelligenz. Darin steckt großes Potenzial.“ Ein denkbares Einsatz-Szenario: automatische Buchungsvorschläge bei Eingangsrechnungen.