Referenzstory Zentralklinik Bad Berka

Auf dem Weg zur digitalen Personalakte entschließt sich die Zentralklinik, mit einem überschaubaren Projekt anzufangen: mit der digitalen Gehaltsabrechnung. Vor dem Projekt wurden die Abrechnungen noch auf dem klassischen Weg verteilt. Ausdrucken, in Umschläge stecken, über die Hauspost verteilen.

Die Zentralklinik Bad Berka

Medizin hat in Bad Berka in Thüringen eine lange Geschichte. Schon 1898 wurde dort die „Sophienheilstätte“ gegründet, um Tuberkulose zu bekämpfen. Heute ist die Zentralklinik Bad Berka 1.800 Mitarbeiter:innen stark, davon über 200 Ärztinnen und Ärzte. Mit rund 650 Betten spielt das Krankenhaus eine entscheidende Rolle in der Rhön-Klinikum AG.

Die Zentralklinik gehört durch ihre 20 Kliniken und Fachabteilungen zu den größten und leistungsstärksten medizinischen Zentren in Thüringen. Doch diese Leistungsstärke hat ihren Preis: Verbesserungen sind in Unternehmen dieser Größenordnung oftmals nicht so leicht und kurzfristig umzusetzen wie in kleinen, überschaubaren Firmen.

Nicht nur im medizinischen Bereich, auch in der Personalabteilung herrscht oft Hochbetrieb. „Anträge, Nachweise, Formulare: da will viel Papier auf den Weg gebracht werden“, beschreibt die Leiterin der Personalabteilung bei der Zentralklinik Bad Berka den bisherigen Ablauf. Die Wege des Papiers sind, wie in vielen Konzernen, lang. Manchmal gibt es Kopien von Kopien, der Papierverbrauch ist hoch, die Zustellung kostet Arbeitszeit. „Wir wollten die digitale Personalakte und damit nicht nur Arbeit sparen, sondern auch den Papierverbrauch senken. Auch, um Bäume zu schützen“, so die Personalleiterin weiter.

Erster Schritt in Richtung digitale Personalakte

Auf dem Weg zur digitalen Personalakte entschließt sich die Zentralklinik, mit einem überschaubaren Projekt anzufangen: mit der Gehaltsabrechnung. Vor dem Projekt wurden die Abrechnungen noch auf dem klassischen Weg verteilt. Ausdrucken, in Umschläge stecken, über die Hauspost verteilen.

Doch warum wollte die Zentralklinik ausgerechnet mit dem Gehaltszettel starten? Technologisch ist das eine relativ einfache Geschichte. aber es war ein riesiger Paradigmenwechsel. Weg vom Papier, hin zu Smartphone, Web-Browser und digitalem PDF-Dokument: viele der 1.800 Mitarbeiter waren zunächst skeptisch. Gerade für die Beschäftigten, die vielleicht schon viele Jahrzehnte bei der Zentralklinik beschäftigt sind, bedeutete es eine große Umgewöhnung. Denn manche nutzen zu Hause kaum einen PC oder lassen es den Enkel machen.

Auf der Suche nach einem geeigneten Partner für den Einstieg in die digitale Personalakte landete die Zentralklinik schnell bei der d.velop AG. Der Softwarehersteller und Digitalisierungs-Experte war im Mutterkonzern Rhön-Klinikum AG bereits bekannt. „Es trägt dazu bei, die eigenen Prozesse zu verschlanken, wenn Papierprozesse abgeschafft und digitale Prozesse eingerichtet werden“, sagt Leonard Pliete, COO Health & Care bei der d.velop AG. „Natürlich darf auch eine Papier-Alternative nicht fehlen, ein sicherer Weg für die Beschäftigten, die den digitalen Weg nicht nutzen wollen.“

Kern der digitalen Gehaltsabrechnung

Im Zentrum des digitalen Gehaltszettels steht d.velop postbox. Die App läuft auf den Android- und iOS-Smartphones der Mitarbeitenden und arbeitet wie ein virtueller Posteingang. Über einen zentralen Web-Zugang kann die Personalabteilung PDF-Dokumente zustellen, wie Gehaltsabrechnungen. Diese Dokumente stammen aus der Entgeltabrechnung mit SAP. Es gibt zwar keine gemeinsame, programmierbare Schnittstelle, unter anderem auch aus Sicherheitsgründen. Aber es gibt eine andere Möglichkeit: über einen virtuellen Druckertreiber gibt das SAP-System die Gehaltsabrechnung als PDF aus.

In der Testphase machten rund 30 Mitarbeitende mit. Tester:innen wurden gezielt angesprochen, um sowohl Menschen zu finden, die digital-affin sind, aber auch Beschäftigte, die sich vielleicht etwas schwerer damit tun. Und, ganz wichtig: der Betriebsrat und Multiplikatoren wurden ebenfalls schon früh im Projekt involviert.

Bedenken in allen Berufsgruppen der Zentralklinik Bad Berka

Zunächst gaben sich einige Beschäftigte reserviert, auch die Ärzte:innen selbst. Manche denken an den Datenschutz, andere wollen die Abrechnung partout auf Papier, wieder andere haben Startschwierigkeiten mit der Technik. Es gab tausende Ausreden, aber der Großteil hat gut mitgemacht. Die Bedenken sollten auch aufgefangen und nicht einfach übergangen werden. Von Anfang an wurde klar gesagt: Niemand wird abgewiegelt, die Personalabteilung beantwortet alle Fragen und hilft, Hemmschwellen zu überwinden.

Testphase überzeugte schon

Schon in der Testphase wird klar: d.velop postbox ist so einfach zu bedienen, dass viele die App intuitiv nutzen. Für die Kommunikation stellt d.velop der Zentralklinik Präsentationen zur Verfügung, und die Personalabteilung macht sich die Mühe, die Software in jedem Bereich persönlich vorzustellen. Es hilft, dass die App das Design und das Logo der Zentralklinik nutzt und einen eigenen Namen hat, nämlich „zbbFox“ bekommt. „zbb“ steht für Zentralklinik Bad Berka und „Fox“ ist in Anlehnung an den früheren Produktnamen „d.velop foxdox“. Die ersten 100 Nutzer:innen, die sogenannten Early Adopter, bekamen sogar einen Plüsch-Schlüsselanhänger geschenkt – den zbbFuchs. Auch der Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz gab grünes Licht. Doch nicht alle Mitarbeitenden wollen auf ihren Papier-Gehaltszettel verzichten. Diesen kommt die Zentralklinik entgegen, indem sie ihnen im Schulungsraum, in dem auch online Schulungsangebote genutzt werden, Drucker zur Verfügung stellt. Andere Beschäftigte nutzen nicht ihr Smartphone, sondern einen Zugang per Browser, um ihre Gehaltsabrechnungen herunterzuladen.

Die Vorteile der digitalen Gehaltsabrechnung auf einen Blick

• Arbeitszeit für Ausdrucken und Kuvertieren gespart – rund 0,6 Vollkräfte (VK) bzw. Vollzeit-Äquivalente
• Arbeitszeit für Hauspost gespart
• Kosten für Papier gespart
• Umweltbilanz verbessert
• App läuft auf dem Smartphone der Mitarbeiter, speichert dort aber keine Daten – IT-Sicherheit verbessert
• Cloud-Services in Deutschland
• Sichere Zustellung von Dokumenten wie Gehaltsabrechnungen oder Bescheinigungen
• Neue Möglichkeit, interne Informationen zuzustellen, wie Mitarbeitenden-Magazine, Newsletter, Bescheinigungen oder Neuigkeiten
• Mitarbeitende können Ordner oder Dokumente freigeben, z.B. für den Steuerberater
• Kurze Einführungszeit
• Kein Wartungsaufwand für die Zentralklinik Bad Berka
• Web-Zugang
• Übernahme des Corporate Designs bzw. des Brandings
• Informationsmaterial für Mitarbeiter während der Einführungsphase
• Höhere IT-Sicherheit durch fehlende umfangreiche Schnittstelle zu ERP- oder Unternehmens-Informationssystemen wie SAP, lediglich ein virtueller Druckertreiber zum Export von Gehaltsinformationen

Ausblick der Zentralklinik Bad Berka

Die zbbFuchs-App ist bei der Zentralklinik Bad Berka so gut angekommen, dass die App nun im ganzen Konzern ausgerollt werden soll – in den Standorten in Frankfurt-Oder, in Bad Neustadt in Bayern sowie in Gießen und Marburg.

Zudem will die Klinik nun weitere Digitalisierungsschritte unternehmen. Dabei geht es in die Richtung Employer Self Service. Mitarbeitende können sich dann an einem beliebigen Ort einloggen und zum Beispiel Urlaubsanträge stellen oder Reisekosten abrechnen.