BaFin-regulierter Digitalversicherer setzt auf Cloud-Lösung von d.velop

andsafe AG: Digitale Versicherung nutzt d.velop documents als neues, VAIT-konformes DMS

Die andsafe AG versteht sich als „Start-up mit Geschichte“. Sie wurde als Corporate Start-up des Provinzial-Konzerns gegründet und verfolgt ein digitales Geschäftsmodell. Am Standort Münster arbeiten 37 Beschäftigte aus 14 Professionen und 4 Nationen. Für Unternehmen bietet die andsafe AG Betriebshaftpflicht-, Vermögensschadenhaftpflicht- und Inhaltsversicherungen an, für Privatkunden eine Fahrradversicherung.

Es war ein echtes Mammutprojekt, das die andsafe AG bisher schon gestemmt hatte. Denn die Gründung einer reinen digitalen Versicherung war mit viel Planung verbunden. Viele Entscheidungen sind zu treffen, insbesondere was IT-Compliance betrifft, schließlich stellt die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) hohe regulatorische Anforderungen an die Versicherungsbranche. Eine Menge Holz für die andsafe AG, die bei null gestartet war. Als der Münsteraner Versicherer wegen eines neuen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) bei d.velop anfragte, lief der Verkauf von Versicherungsprodukten bereits seit mehr als einem Jahr.

DMS

Produkt

Versicherung

Branche

45

Mitarbeiter

Cloud-Lösung mit Portal-Anbindung

Das alte DMS, seit Gründung bei der andsafe AG in Betrieb, war den gestiegenen Anforderungen nicht mehr gewachsen. Es war teuer im Betrieb und nicht für die Cloud geeignet. Außerdem gestaltete sich das Auffinden von Dokumenten schwierig und das System war zu langsam. Insbesondere für die Einführung von deutlich mengenintensiveren Privatversicherungen sorgte man sich um die Performance des alten Systems. „Zu Beginn hatten wir andere Probleme als das Dokumentenmanagement“, beschreibt Sascha Körver, Head of IT bei der andsafe AG, die Ausgangslage. „Wir wollten an den Start kommen und mehr Produkte auf den Markt bringen.“ Doch nicht nur die reine Geschäftstätigkeit hatte das Unternehmen davon abgehalten, das DMS schon früher auszutauschen. „Lange hatten wir uns gesträubt, einen Ersatz für unser DMS zu suchen, weil ein Wechsel für uns das Herauslösen eines Herzstücks bedeutete“, erläutert Körver weiter.

Das DMS entwickelte sich aber zu einem immer größeren Stachel. Das Ding musste weg. Wir brauchten etwas, das zu uns passt. So haben wir dann d.velop gefunden.

Sascha Körver,
Head of IT, andsafe AG

Als die Entscheidung zum Tausch fiel, musste eine passgenaue DMS-Lösung als Ersatz folgen. Und die hatte sehr spezifischen Anforderungen zu genügen. Der Wunsch an d.velop: eine Cloud-Lösung, angebunden an die bestehenden Portale der andsafe AG. Mehr noch, war es zwingend notwendig, dass das neue DMS und auch der ausgelagerte Betrieb als Software-as-a-Service durch die d.velop den datenschutzrechtlichen, sowie strengen „versicherungsaufsichtsrechtlichen Anforderungen an die IT“, kurz VAIT, der BaFin genügte.

andsafe AG verlagert Teile der Kernprozesse in die Cloud

Neben den technischen Aspekten galt es insbesondere, die hohen rechtlichen Hürden hinsichtlich der BaFin zu meistern. „Solche Umstellungsprojekte dauern in der Versicherungswelt ja immer länger, da gehen auch gerne mal Jahre ins Land“, gibt Sascha Körver zu bedenken. Datenablage, Datenschutz, Revisionssicherheit und das Backup-Konzept sind einige der Knackpunkte, auf die die BaFin bei Projekten wie diesem ein besonderes Augenmerk legt.

Gerade bei Kunden wie der andsafe AG, die der BaFin unterliegen und Teile der Kernprozesse in die Cloud ausgliedern möchten, ist größte Sorgfalt bei der Projektplanung und –umsetzung geboten. Das Risiko: Würde der BaFin das Konzept nicht gefallen, könnte sie ein Veto dagegen einlegen. „Luftschlösser darf man da nicht bauen, alles muss Hand und Fuß haben“, weiß Körver, „denn es geht darum, die Kunden respektive das Gesamtsystem drumherum zu schützen.“ Deshalb habe man das Projekt auch entsprechend vorbereitet.

Zu jeder Zeit einen festen Ansprechpartner

„Wir bekamen schnell und unbürokratisch einen festen technischen Ansprechpartner zur Verfügung gestellt und haben ein bisschen mit den Schnittstellen gespielt. Auch einige eher fachlich arbeitende Kollegen konnten mit draufschauen“, fasst IT-Experte Körver das Procedere zusammen. „So haben wir festgestellt, dass das System im Prinzip genau so war, wie wir es haben wollten.“ Außerdem konnte die andsafe AG in einem wöchentlichen Jour fixe den Fortschritt des Projekts mit d.velop besprechen und Fragen klären.

Die Überarbeitung der Verträge und die Erstellung eines Migrationsskripts mittels Testdaten verliefen in der Folgezeit parallel. Nach den intensiven Vorbereitungen nahm die tatsächliche Umstellung des DMS mit dem Teilprojekt für die Vertrags-, Schadens- und Vermittlerakte lediglich drei Monate in Anspruch. „Das war alles sehr unkompliziert“, findet Sascha Körver. Auch die Vertragsanpassungen seien nicht schwierig gewesen. „Die d.velop war da sehr entgegenkommend.“

In Rekordzeit ein DMS ausgetauscht

Kurze Zeit nach der letztendlichen Vertragsunterzeichnung bekam d.velop die Info von der andsafe AG, dass die Produktivsetzung von d.velop documents erfolgreich war. Beide Parteien sind sich einig, dass es kaum besser hätte laufen können. Insgesamt hat das Projekt vom Erstkontakt bis zur Fertigstellung nur rund 10 Monate in Anspruch genommen. Die eigentliche Umsetzungsphase lief sogar nur vier Monate. „Wir haben in Rekordzeit ein DMS ausgetauscht“, zeigt sich Körver begeistert. „Mein Chef hätte das für unmöglich gehalten, weil das eigentlich eine Sache von Jahren ist.“

andsafe AG erfolgreich und BaFin-konform in der Cloud

Seitdem funktioniert das Dokumentenmanagement bei der andsafe AG reibungslos. Die Dokumente sind ohne Zeitverlust verfügbar und die Sachbearbeiter finden alles schnell und intuitiv.

Das Dokumentenmanagement war vorher immer unser Nadelöhr, und das ist jetzt eben nicht mehr der Fall. Die Schnittstellen passen viel besser zu uns.

Sascha Körver,
Head of IT, andsafe AG

Die Kunden, führt Sascha Körver aus, seien nun begeistert von der Performance ihres Self-Service-Portals und die Kollegen freuten sich ebenfalls. „d.velop documents ist in allen Belangen eine Verbesserung zum vorherigen System.“ Dank d.velop documents kann die andsafe AG jetzt konform zum Versicherungsaufsichts- und Datenschutzrecht in der d.velop-Cloud durchstarten. „Wir haben noch 1000 Themen auf dem Schirm“, blickt Körver nach vorn, „und wollen vor allem noch mehr Produkte an den Start bringen.“ 

d.velop documents als ideales Einstiegsprodukt

Im Verlauf der Zusammenarbeit ist die andsafe AG außerdem auf zwei weitere Produkte des d.velop-Partnerunternehmens alphaflow im Bereich Vertragsmanagement und Eingangsrechnungsverarbeitung aufmerksam geworden. „Früher hat uns das gewachsene Ordnersystem Nerven gekostet, jetzt ist alles deutlich einfacher und kein Vergleich zu vorher“, resümiert Sascha Körver exemplarisch die Arbeit mit der neuen digitalen Rechnungsverarbeitung. Eine weitere Kooperation mit d.velop kann er sich gut vorstellen. Die digitale Unterschrift, findet er, könne zukünftig ein praktisches neues Feature im Bereich der Vertragsverwaltung werden.