DMS-Einführung samt nahtloser Integration in bestehendes ERP-System

Hermann Bantleon GmbH Gebäude
Bantleon Hauptsitz Ulm

Die Hermann Bantleon GmbH aus Ulm bietet Hochleistungsschmierstoffe und Servicedienstleistungen im Bereich der Metallbearbeitung an. Außerdem ist das Unternehmen in der Entwicklung von kundenspezifischen Schmierstoffen tätig, um deren Ansprüchen an eine individuelle Werkstoffverarbeitung so exakt wie möglich gerecht zu werden. Die Bantleon wurde 1918 gegründet und beschäftigt etwa 265 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an drei Produktionsstandorten in Ulm, Ulm-Nord und Crimmitschau. Das Unternehmen pflegt Partnerschaften mit Unternehmen in 40 Ländern weltweit.

Wenig Akzeptanz für altes DMS

Etwa drei Millionen Dokumente verwaltet Bantleon. Den Löwenanteil davon hat das ERP-System des Unternehmens selbst generiert: 2,8 Millionen Rechnungen, Gutschriften oder Lieferscheine. „Der Rest besteht vorwiegend aus Dokumenten, die irgendwann einmal manuell abgelegt wurden, zum Beispiel produktspezifische Bantleon-Dokumente und Laborberichte“, erklärt Alexander Bunk, Bereichsleiter IT bei Bantleon. Heute können die Mitarbeiter:innen diese Dokumente zielsicher im System suchen und finden. Der Grund dafür: ein neues Dokumentenmanagement-System (DMS).

„Unsere alte DMS-Lösung war technisch eher veraltet. Moderne Oberflächen, wie man sie auch aus den Web-Anwendungen heutzutage kennt, waren nicht sichtbar“, nennt Alexander Bunk einige der Probleme. Die Endanwender:innen: unzufrieden. Das System: sehr komplex, wenig intuitiv. „Die Dokumente waren nicht so schnell auffindbar. All das sorgte für eine geringe Akzeptanz im Hause“, führt der IT-Experte aus. Bei einer Umfrage unter allen Mitarbeiter:innen hatte sich dieser Eindruck bestätigt. Das System hatte zwar seinen Zweck erfüllt, sich aber nicht nahtlos in die IT-Umgebung integriert. Es wurde deutlich: Ein neues System musste her.

Am besten ist es, wenn man erst einmal Teilprojekte oder Insellösungen identifiziert, an denen man Schritt für Schritt eine neue Lösung einführen kann, ohne den Big Bang zu vollziehen.

Alexander Bunk
Bereichsleiter IT
Bantleon
Alexander Bunk Bantleon

Optimale Integration in die Bantleon-Systemlandschaft

Die Anforderungen an ein neues Dokumentenmanagement-System (DMS) umreißt Alexander Bunk so: „Wir setzen strategisch viele Microsoft-Produkte ein. Ebenso wichtig war uns die Integration in unser ERP-System als einfacher Aufruf über den Webbrowser, ohne dass irgendwo ein zusätzlicher Client installiert werden musste. So ist das Arbeiten ohne VPN-Tunnel oder wacklige Remote-Desktop-Verbindungen für alle Mitarbeitenden bequem und ganz wie gewohnt möglich.“

Gute Lösungen für Microsoft geben den Ausschlag

d.velop bot mit den Lösungen für Microsoft die optimale Integration in die Bantleon-Systemlandschaft. Auch die Microsoft-365-Cloud-Suite und SharePoint sind ein großes Thema bei der Bantleon. „Da ist d.velop einfach hervorragend integriert“, begründet Alexander Bunk, warum sich d.velop am Ende durchsetzen und überzeugen konnte. „Letztlich war aber auch ein großer Pluspunkt, dass das d.velop-Team die Bantleon schon sehr lange betreut und die Menschen wie auch die Systemumgebung sehr gut kennt.“ Abstimmungen dauern dann nicht Tage oder gar Wochen.

DMS-Migration ohne Zeitdruck: Testumgebung aufgebaut

Und die DMS-Migration? Die konnte Bantleon ohne Zeitdruck und gut vorbereitet angehen: „Wir haben zunächst nach dem initialen Workshop parallel zu unserem jetzigen System eine Testumgebung aufgebaut, in die bereits die Erkenntnisse aus dem Workshop eingeflossen sind“, schildert Alexander Bunk die Projektphase, die wegen Corona vollständig digital über Microsoft Teams hatte stattfinden müssen. Das habe super funktioniert, zeigt er sich begeistert. Der Umgang im Projektteam sei professionell und kollegial gewesen. „Zudem haben wir interne Umfragen durchgeführt, deren Ergebnisse ebenfalls berücksichtigt wurden.“

Integration in führende Systeme im Testsystem vorbereitet

In enger Zusammenarbeit mit den einzelnen Bereichen entstand zusammen mit d.velop ein Testsystem, das passend zu den geänderten Anforderungen so aufgebaut wurde, dass die geplanten Integrationen in die führenden Systeme vorbereitet werden konnten. Die Strukturen mussten soweit vorhanden sein, dass sich die Mitarbeiter:innen im System zurechtfinden und einfach Dokumente klassifizieren und ablegen können. „Das alles ist mit dem d.velop-Team wirklich absolut reibungslos und unkompliziert verlaufen.“

Niedrige Einstiegshürde durch CRM-Integration

Den großen Big Bang, also eine Umstellung auf einen Schlag, habe man auf jeden Fall verhindern wollen. „Deswegen haben wir angefangen, Integrationen zu unserem CRM zu schaffen, sodass die Anwender:innen einfach aus der bekannten Oberfläche auf Dokumente zugreifen können“, beschreibt Alexander Bunk einen Kerngedanken. „Die Einstiegshürde ist so viel geringer“. Das System werde nun Schritt für Schritt eingeführt.

DMS

Produkt

Schmierstoffe

Branche

265

Mitarbeiter

Alte Strukturen aufbrechen und Mitarbeitende einbeziehen

Einige wichtige Tipps können die Projektverantwortlichen auf Bantleon-Seite zu einem solchen Projekt geben. Alexander Bunk verrät: „Man muss sich Gedanken machen, wie man gewachsene Strukturen durch das bisherige Dokumentenmanagement-System aufbrechen kann.“ Keinesfalls solle man zwanghaft versuchen, das alte System mit dem Neuen nachzubauen. Ebenfalls rät er: „Es ist wichtig, die Mitarbeitenden über interne Umfragen in die Auswahl und Anforderungsgestaltung einzubeziehen.“ Das sei wertvoll, um das neue System von Beginn an sauber aufzusetzen.

Bantleon schätzt fundiertes Know-how bei d.velop

Besonders wichtig ist den Verantwortlichen bei Bantleon ein „fundiertes Know-how des Herstellers und die Nähe zu einem erfahrenen Projektteam“, wenn es um IT-Projekte geht. Für diese Qualitäten ist d.velop bei Bantleon bereits bekannt. Ebenso, „dass der Anbieter nicht nur die eigenen Produkte kennt, sondern auch Erfahrung mit Drittprodukten wie dem CRM hat, in das sich die Lösung später integrieren soll“, erklärt Alexander Bunk und führt aus: „Bei uns war das mit Microsoft Dynamics 365 Business Central so. Da die d.velop-Experten sich auch hier auskennen, muss man nicht im Projektablauf eine dritte Partei hinzuziehen, sondern arbeitet effizient mit einem Kernteam an der Umsetzung.“

Webinar: Dokumentenmanagement auf Knopfdruck

Erleben Sie im Webinar, wie ein moderner, digitaler Arbeitsplatz mit Microsoft Dynamics 365 NAV/ Business Central aussieht. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Dokumente ganz einfach im ERP managen können und welche Vorteile es für Sie bereithält.

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Cloud-DMS ermöglicht mobilen Zugriff aus dem CRM-System

Und worin bestehen nun die Vorteile des neuen DMS? „Wir haben natürlich jetzt eine super Integration in unser CRM“, schildert Alexander Bunk. „Vor allem unsere Außendienstmitarbeiter:innen hatten vorher über das CRM überhaupt keinen Zugriff auf das alte DMS-System.“ Mit der jetzigen Cloud-Lösung ist dieser Zugriff sogar von unterwegs gewährleistet. Und natürlich eröffnet das DMS in der Cloud für das Homeoffice in diesen Zeiten ganz neue Möglichkeiten. Die verwirrende und altbackene Usability ist jetzt modern und intuitiv, die nahtlose Integration vorhandener Webanwendungen macht die Bedienung deutlich komfortabler und einfacher.

Digitaliseriungs-Workshop mit d.velop zeigt Möglichkeiten

In Zukunft wird sich hinsichtlich der Digitalisierung bei Bantleon wohl noch einiges tun. „Der Digitalisierungs-Workshop mit d.velop hat da natürlich einiges zu beigetragen“, erklärt Alexander Bunk und nennt ein Beispiel: „Unsere LKW-Fahrer haben ja immer noch Papierlieferscheine, die unterschrieben werden müssen, vielleicht werden da im Nachgang mal elektronische Lösungen angedacht.“ Konkrete Planungen gibt es zwar noch nicht, aber Ideen im Hinterkopf.

Manuelle Prozesse digitalisieren und Mitarbeitende entlasten

„Wir werden vor allem die manuellen Prozesse digitalisieren. Bei unseren Gesprächen kam unter anderem heraus, dass von Mitarbeitenden immer wieder die gleichen Dokumente und Dokumentarten am selben Ort abgelegt wurden“, schildert Alexander Bunk. „Hier wollen wir die Kollegen:innen entlasten und die sich immer wiederholenden Tätigkeiten automatisieren.“ Auch beim Input-Management werde man optimieren. „Statt einzelne Scanner am Arbeitsplatz zu haben, werden zum Beispiel unterschriebene Lieferscheine zentral an einem Multifunktionsgerät gescannt, per Barcode ausgelesen und automatisch in der korrekten digitalen Akte ins d.velop Archiv abgelegt.“

Teilprojekte durchführen und nicht den Big Bang vollziehen

Und was rät er anderen Unternehmen, die ihre Digitalisierung vorantreiben möchten? Alexander Bunk empfiehlt, sich in jedem Fall Zeit zu nehmen und vielleicht für einen gewissen Zeitraum im parallelen Betrieb mit zwei Systemen zu agieren. „Umso nachhaltiger wird das Ganze dann am Ende funktionieren.“

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