DRK Coesfeld

Kindertageseinrichtungen, Rettungsdienst, Jugendhilfe, soziale Dienste: Mit über 1000 Mitarbeitern übernimmt der DRK Coesfeld des Deutschen Roten Kreuz (DRK) zusammen mit seinen 14 Ortsvereinen soziale und medizinische Aufgaben westlich von Münster. Mit dem DRK-Fahrdienst können Menschen trotz gesundheitlicher Einschränkung mobil bleiben, der Hausnotruf bietet Sicherheit in den eigenen vier Wänden und in jedem Ort im Kreis Coesfeld betreibt das DRK eine Kita oder ein Familienzentrum.

Auch durch die acht DRK-Rettungswachen im Kreis ist das Rote Kreuz aus dem Leben im Kreis Coesfeld nicht wegzudenken. Zum DRK gehören auch Seniorenbegegnungsstätten, ein Essen-auf-Rädern-Service sowie eine Jugendhilfeeinrichtung, die pädagogische Betreuung für 14 Jugendliche bietet, und viele weitere Angebote. Das DRK ist dort, wo es vor Ort gebraucht wird. Möglich wird dies durch die über 1.000 Mitarbeiter und einer Vielzahl an engagierten ehrenamtlichen Rotkreuzlern in den 14 Ortsvereinen. Die Menschen in der Region können sich auf „ihr“ DRK verlassen. Doch hinter all dem steht ein hoher organisatorischer Aufwand.

Die Standorte und Einrichtungen des DRK Kreisverbandes Coesfeld bekommen rund 1.000 Rechnungen pro Monat. Jede einzelne Rechnung will geöffnet, vom Besteller abgezeichnet und von der Finanzbuchhaltung geprüft werden. Das sind über 1.000 Belege im Monat, die einen hohen manuellen Aufwand bedeuten. „Die Briefe und Belege wurden per Hand von einem Standort zum nächsten geschickt“, sagt Christoph Schlütermann, hauptamtlicher Vorstand des DRK-Kreisverbandes Coesfeld.

DRK Coesfeld musste auf Jahresabschluss warten

„Wir fuhren mit eingeschränkter Sicht“ der DRK-Kreisverband Coesfeld musste auf Jahresabschluss warten. Hinzu kommt: Die Rechnungen müssen vor der Bezahlung von einem Freigeber abgezeichnet werden. Freigeber können unterschiedliche Mitarbeiter sein, vom Kollegen in der Finanzbuchhaltung des Kreisverbandes bis hin zur Leiterin einer Kindertagesstätte, mehrere Orte von der Zentrale des Kreisverbandes entfernt. Zwar arbeitet die Buchhaltung bereits mit der Software von DATEV, doch tatsächlich erfuhr der Kreisverband erst mit dem Jahresabschluss, wie es tatsächlich um die eigenen Finanzen steht.

Anforderungen des DRK Coesfeld an das Digitalisierungsprojekt waren vielfältig

„Mit dem Rechnungswesen von DATEV hatten wir die Basis geschaffen, aber es fehlten noch Services, wie zum Beispiel ein digitales und revisionssicheres Archivsystem. Bei unserer Größe muss man die Kontrolle haben, das geht nicht mit herkömmlicher Aktenschieberei“, so Schlütermann. Ein Kostenstellensystem sollte ebenso her wie ein digitaler Workflow und die Möglichkeit, eine Historie von Dokumenten sowie begleitende Dokumente nutzen zu können. Auch ein revisionssicheres Archiv soll zum Leistungsumfang gehören. Zudem muss die digitale Rechnungsverarbeitung erweiterbar sein, um zusätzliche Funktionen wie etwa digitale Akten zu bieten. Schlütermann: „Heutzutage muss man schnell sein, um Fehlentwicklungen früh feststellen zu können.“

Einrichtung der digitalen Rechnungsverarbeitung startete 2019

Der Kreisverband schaut sich ab Mitte 2018 auf dem Markt für Dokumentenmanagement-Systeme um. Die d.velop AG schreibt im September 2019 ein Angebot. Dann geht alles ganz schnell: Ende des Jahres ist das System startklar. „Wir hatten alle namhaften Anbieter im Haus“, sagt Schlütermann, „und haben uns vom Handling, von der Haptik und der Logik des Dokumentenmanagements der d.velop AG überzeugen lassen.“

Eine Eigenschaft sticht für den hauptamtlichen Vorstand besonders hervor: „Uns haben besonders die Anpassungsmöglichkeiten gefallen. Wir mussten kein Produkt von der Stange kaufen, konnten Sonderwünsche äußern und so unsere Bedürfnisse besser wiederfinden.“ Die hohe Service-Orientierung und die Schnelligkeit von d.velop geben letztendlich den Ausschlag. Schlütermann: „Das war eine sehr ausführliche Projektbegleitung. Ohne, dass die Kosten durch die Decke gehen.“

„Projekte dieser Größenordnung mit einer Schnittstelle zur DATEV-Finanzbuchhaltungssoftware dauern zwischen drei und zwölf Monaten“, beschreibt Stefanie Haddick, die d.velop-Projektleiterin. „Im Fall vom DRK Kreisverband Coesfeld haben wir es geschafft, an der unteren Grenze der Dauer zu bleiben. Das ging auch nur, weil wir gute Voraussetzungen vorgefunden haben. Die technische Grundlage war optimal und wir hatten einen Projektleiter vor Ort, der alle Prozesse kannte und auch entscheiden konnte.“

System prüft selbsttätig Summen der eingehenden Rechnungen

Kommt eine digitale Rechnung per E-Mail oder scannt ein Mitarbeiter eine Rechnung ein, erfasst das System den Text digital mithilfe einer Volltexterkennung (OCR). Zugleich prüft das System die Plausibilität: Stimmen die Summen? Passen die Steuerbeträge? In der Folge geht die nun digitale Rechnung an die Finanzbuchhaltung des Kreisverbandes sowie an die zuständigen Freigeber. Das funktioniert unter anderem über einen Gruppen-Postkorb, auf den die entsprechenden Mitarbeiter Zugriff haben.

Diese Lösung verhindert, dass eine wichtige Rechnung in einem persönlichen Postfach übersehen wird oder liegen bleibt, sollte ein Mitarbeiter zum Beispiel krankheitsbedingt ausfallen. Weiterer Vorteil: Die Buchhaltung kann während des Freigabeprozesses schon die Vorkontierung vornehmen. Sollte sich ein Freigabeprozess ausnahmsweise mal hinziehen: „Die Buchhaltung kann Fristen festlegen, nach deren Ablauf sie eine Nachricht erhält, wenn ein Beschäftigter eine Rechnung noch nicht bearbeitet hat“, sagt Stefanie Haddick. Nach positiver Freigabe erfolgt die Abschluss Kontierung.

Ergebnis: Schnellere Bearbeitung, besserer Überblick über offene und bezahlte Rechnungen für den DRK Coesfeld

„Rechnungen werden nun wesentlich schneller von uns bearbeitet“, beschreibt Schlütermann den positiven Ausgang des Projektes. „Wir haben nun einen besseren Überblick über offene Posten und über das, was bereits bezahlt ist. Mit einem Mausklick bekommen wir den Vorgang, die Historie, sowie den ursprünglichen Beleg. Und wir haben ein elektronisches, revisionssicheres Archiv. Im Keller stehen noch viele Meter Regale mit Akten, die brauchen wir in Zukunft nicht mehr.“

Mitarbeiter können im Dokumentenmanagement per Volltextsuche in Sekundenschnelle Dokumente finden. Der langwierige Gang ins Papier-Archiv entfällt. „Das ist auch für die Transparenz wichtig“, führt Christoph Schlütermann einen zeitsparenden Vorteil an: „Für unsere Aufsichtsgremien zum Beispiel. Wenn da während einer Konferenz eine Frage nach Kosten auftaucht, holen wir die entsprechenden Belege einfach auf den Schirm. Wir brauchen niemanden mehr zu vertrösten. Durch das DMSm haben wir die Dinge schnell geklärt und den Kopf frei für die wichtigen Sachen.“

Nur der erste Schritt in Richtung Digitalisierung

Das Dokumentenmanagementsystem d.3ecm mit der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung soll nur der erste Schritt in Richtung Digitalisierung sein. Zum Beispiel bieten die acht DRK-Rettungswachen für den Kreis Coesfeld hohes Digitalisierungspotenzial. Das Rote Kreuz rechnet nämlich im Jahr über 20.000 Einsätze an, zurzeit noch auf Papier. Schlütermann: „Wir wollen papierlos werden und den Posteingang komplett digital haben. Das geht natürlich nicht von heute auf morgen. Als einen der nächsten Schritte peilen wir die digitale Personalakte an.“

Zurzeit nutzt der DRK-Kreisverband Coesfeld noch die klassische Personalakte auf Papier, die in einer Hängeregistratur aufbewahrt wird. Darin finden Personalverantwortliche beispielsweise Krankmeldungen, Lebensläufe, Qualifikationen, Rentenberechnungen, Dienstverträge und viele weitere Informationen, im besten Fall chronologisch sortiert. „So eine Akte kann schon mal an ein Daumenkino erinnern, wenn man da nach einer bestimmten Information sucht“, sagt Schlütermann. „Das kann man machen, wenn man nur 20 Mitarbeiter hat. Mit über 1.000 geht das nicht mehr.“