geiger BDT GmbH: Dokumentenmanagement nahtlos in Salesforce integriert erleichtert Arbeitsalltag

“Aufgrund unseres schnellen Wachstums erwuchs bei uns intern eine fragmentierte Softwarelandschaft. Im Rahmen der Konsolidierung dieser Strukturen war uns wichtig, dass wir ein führendes System bekommen. Das haben wir mit Salesforce gefunden. d.3ecm ist stark in Salesforce hinein integrationsfähig und gehört somit zum zentralen Nervensystem des Unternehmens.”

Alexander Haunschild, Vertriebsleiter bei geiger BDT GmbH

Seit über 40 Jahren betreut die geiger BDT GmbH aus Bergisch Gladbach nun schon Steuerkanzleien in IT-technischen und strategischen Themenstellungen. Steuerberater können ihre gesamte IT an geiger outsourcen. Mit individuellen IT-Lösungen sorgt geiger dafür, dass sich ihre Kunden ganz auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können.

Die Dienstleistungen kommen an: Von 2008 bis 2018 verzehnfachte das Unternehmen den Umsatz nachhaltig. Für mittlerweile rund 700 Steuerkanzleien bildet geiger das Herz der IT-Landschaft, weitere 600 Kanzleien arbeiten unregelmäßig in Strategieprojekten eng mit dem Dienstleister zusammen. Wo ehemals 18 Mitarbeiter beschäftigt waren, stehen nun über 110 Angestellte in Lohn und Brot.

Damit erreichte man Ausmaße, die andere Arbeitsabläufe nötig machten: „Prozesse ändern sich rasant, wenn die Aufgaben wachsen“, sagt Alexander Haunschild, Vertriebsleiter bei geiger, „wir konnten nicht mehr in dem Umfang auf unser Gedächtnis und unser Bauchgefühl vertrauen wie früher.“ Zudem benötigt man ein System, das auch mobil nutzbar ist.

Als ideale Lösung kristallisierte sich schnell eine Kombination aus dem CRM-System Salesforce und dem Dokumentenmanagementsystem d.3ecm der d.velop AG heraus. Und das kam so:

Eine Alternative zu den Storage-Kosten von Salesforce

„Wir hatten einen Flickenteppich in der Softwarelandschaft“, so Alexander Haunschild, „davon wollten wir weg.“ Mancher Prozess verlangte von den Mitarbeitern ab, viele unterschiedliche Systeme und Applikationen zu nutzen. Allein für das Onboarding eines neuen Kunden mussten die Beschäftigten bis zu vier Programme nutzen. Vieles funktionierte nur manuell oder per E-Mail.

Wunsch war es, diese fragmentierte IT-Landschaft zu verlassen und in ein einheitliches System zu wechseln. Dieses sollte nicht nur digitale Dokumente verwalten können, sondern auch digitale Prozesse und Workflows ermöglichen. Nach einer kurzen Orientierungsphase entschieden sich die IT-Spezialisten für Salesforce. Durch das moderne CRM-System bekam geiger den „Flickenteppich“ in den Griff.

Doch die Einrichtung von Salesforce brachte auch Nachteile mit sich. Alle Daten, wie zum Beispiel Dokumente, technische Dokumentationen, Verträge und Kundenkorrespondenz hätten in Salesforce gespeichert werden müssen. Haunschild: „Da die Storage-Kosten für Salesforce jedoch exorbitant teuer sind, standen wir vor dem Problem, dass unsere Workflows etc. in Salesforce ablaufen, die dazu benötigten Informationsträger wie PDF-Dateien, Kunden-Mails usw. dort jedoch aus Kostengründen nicht bereitgestellt werden konnten.“

Dokumentenmanagementsystem „Made in Gescher“

„Die d.velop AG ist ,Made in Gescher‘“, sagt Haunschild, „sie hat extrem umfangreiche Erfahrung am Markt und ist ein inhabergeführtes Unternehmen. Wir achten sehr stark auf Beständigkeit, deswegen war uns das sofort sympathisch.“ d.velop kann auch mit dem Leistungsumfang des Dokumentenmanagementsystems d.3ecm bei geiger punkten.

„Mit Hilfe der genialen Integration des d.3ecm in Salesforce konnten wir die hohen Storage-Kosten lösen“, beschreibt Haunschild, „alle relevanten Features  des d.3ecm fügen sich nahtlos in die User Experience unseres Salesforce-Anwenders ein, so dass dieser intuitiv mit der Software arbeitet, ohne die Handhabung separater Anwendungen erlernen zu müssen.“ geiger schätzt zudem, dass keine manuellen Datenübertragungen mehr erforderlich sind, was die Möglichkeit menschlicher Fehler reduziert. Alle benötigten Informationen sind einem Mitarbeiter in seinem führenden System (Salesforce) zur Verfügung gestellt.

Technologisch speichert geiger nun die enorm großen Datenmengen nicht im teuren Salesforce-Storage, sondern in der d.velop-Datenbank. Haunschild: „Wir sprechen hier über eine hybride Cloud-Architektur, in der wir jeweils die Vorteile beider Welten vereinen, nämlich on-premise und public cloud.“

Nutzen: Mehr Tickets pro Woche bearbeiten

Geiger ist der Meinung: Wenn ein Nutzer schon unterschiedliche Programme bedienen muss, dann besser unbewusst. „d.3ecm in Kombination mit der Salesforce-Integration erfüllt genau diese Erwartung“, sagt Haunschild. Neben den strukturellen Argumenten wie der Cloud-Strategie und der guten Bedienbarkeit überzeugte d.3ecm geiger mit Funktionen, die den täglichen Arbeitsalltag leichter machen.

Das Management der digitalen Dokumente ist der Leistungskern. Service-Anfragen und deren Verwaltung, Support-Anfragen, Vertragsänderungen und alle Daten eines Tickets sowie E-Mails, Zeichnungen, Diagramme und PDFs stehen alle im d.3ecm bereit und sind für alle Mitarbeiter mobil auch verfügbar.

Für die Benutzer fühlt es sich so an, als legten sie einen Vorgang in Salesforce an. Physikalisch liegen die Daten aber im d.3ecm. geiger kann nun alle Informationen, die für den Service relevant sind, über das Dokumentenmanagementsystem der d.velop AG bekommen. Das System zeigt an, welche Vorgänge gerade aktuell sind und wer was bearbeitet. Vorbei sind die Zeiten, in denen geiger auf lange, unübersichtliche E-Mail-Ketten vertrauen musste, in denen eventuell sogar noch ein Anhang fehlte.

Resultat, so Haunschild: „Wir sparen Zeit und Nerven, und der Kunde profitiert in erster Linie. Allein, indem wir die Informationen besser vorhalten, einfacher ablegen und leichter darauf zugreifen können. Der Kunde merkt: Es läuft straffer, präziser, organisierter. Informationen gelangen schneller an die Stelle, an der sie benötigt werden. So können wir mehr Tickets pro Woche bearbeiten.“

Nutzer muss nur in Salesforce-Logik denken

d.3ecm selbst läuft auf den Servern von geiger und ließ sich schnell konfigurieren. „geiger konnte innerhalb von zwei Wochen live gehen“, beschreibt Dennis Reese, Produkt-Manager bei der d.velop AG. Alexander Haunschild bestätigt: „Die Schnittstelle und die Integration waren innerhalb kürzester Zeit eingerichtet, wie im Handumdrehen.“

Die Nutzeroberfläche orientiert sich an den aktuellen Aufgaben. „Das d.3ecm zeigt kontextbezogen innerhalb der Salesforce-Oberfläche Informationen, Projekte und Dokumente an. Und zwar jeweils die, die sinnvoll sind.“

Dadurch muss der Nutzer nur noch in der Salesforce-Logik denken. Optimale Bedienbarkeit von Software ist ein Punkt, der neben Leistungsumfang und Funktionen immer wichtiger wird. Nicht umsonst haben Produkte, die ihre Bedienbarkeit möglichst intuitiv und nachvollziehbar an den Bedürfnissen der Nutzer ausrichten, so einen großen kommerziellen Erfolg. Beispiele dafür sind Apple, Google und die Adobe-Softwarefamilie.

„Die Vorteile liegen auf der Hand“, sagt Ozan Sevinc, Business Partner Manager bei der d.velop AG, „der User muss kein neues Tab mehr öffnen, kein zweites Fenster, keine parallele Struktur aufziehen.“ Schätzungen zufolge können Nutzer auf diese Art rund zwei Stunden Arbeitszeit täglich sparen, die sie ansonsten für die Suche nach Informationen aufgewendet hätten.

d.3ecm erweitert Funktionalitäten von Salesforce

Mit d.3ecm können Salesforce-Benutzer per Volltextsuche in Dokumenten recherchieren. Denn bei der Ablage verschlagwortet d.3ecm die Schriftstücke selbsttätig. Zudem dient es zur sauberen und revisionssicheren Ablage mit Prozessoptimierung und digitalem Workflow. Alle Leistungen von d.3ecm sind in Salesforce abbildbar.

Nach der Installation brauchten die Mitarbeiter von geiger nur wenige Stunden, bis sie sich an die Bedienung aller Elemente gewöhnt hatten. Service-Mitarbeiter können nun per Volltextsuche nach einer Fehlernummer recherchieren und herausfinden, ob ein Kollege diesen Fehler vielleicht schon mal gelöst hat. Haunschild: „d.3ecm gehört zum zentralen Nervensystem des Unternehmens.“

Webinar
Salesforce-Storage Kosten sparen: Mit nahtlos integriertem DMS in Salesforce

Sie wollen Ihre Prozesse so wie die geiger BDT GmbH optimieren und ebenfalls Storage-Kosten sparen? Dann schauen Sie sich jetzt das Webinar an und lernen Sie alle Vorteile von d.velop connect for salesforce CRM kennen. In einer Live-Demo zeigt Ihnen Dennis Reese die vielen Möglichkeiten, die die Schnittstelle bietet.

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