Digitale Kostenfreigabe dauert nur noch wenige Minuten statt eine ganze Woche

Gerry Weber International AG: Medienbruchfrei arbeiten auf der d.velop cloud Plattform

Die Gerry Weber International AG, gegründet 1973, gehört zu den in Deutschland bekanntesten Modeunternehmen im „Women’s Modern Classic Mainstream“ mit Hauptsitz im westfälischen Halle. Das Unternehmen beschäftigt derzeit weltweit 2200 Mitarbeiter:innen, davon rund 400 an seinem Stammsitz. Gerry Weber erwirtschaftet jährlich rund 300 Millionen Euro Umsatz (Geschäftsbericht 2020) in den drei Kernabsatzkanälen eigener stationärer Handel, Wholesale und E-Commerce. 

Gerry Weber AG will Geschäftsprozesse digitalisieren

Bei der Digitalisierung gibt es eine wichtige Faustregel: Wer Prozesse in seinem Unternehmen ernsthaft digitalisieren möchte, sollte ganzheitlich denken und auf Insellösungen verzichten. Diesen Ansatz verfolgt auch die Gerry-Weber-Gruppe konsequent. Der Modekonzern hat sich, um seine Digitalisierungsziele zu erreichen, die Unterstützung durch einen verlässlichen Partner gesichert. Dabei hat das Unternehmen sehr sorgfältig abgewogen, um mit der optimalen Lösung möglichst viele Geschäftsprozesse digital umzusetzen und bestehende Lösungen sukzessive und störungsfrei abzulösen.

Ineffiziente und fehleranfällige Workflows ersetzen

Der Grund, konsequent auf digitale Workflows zu setzen: Viele der herkömmlichen Prozesse waren hinsichtlich Zeitmanagement, Fehlervermeidung und Kosteneffizienz nicht mehr optimal. Darüber hinaus bot der Kostenfreigabeprozess Raum für Verbesserungen.

Kostenanträge in Excel-Tabellen wöchentlich freigezeichnet

„Die Kostenanträge für jede Abteilung wurden in eine eigene Excel-Tabelle eingetragen. Einmal in der Woche zeichnete das Corporate Sourcing sie dann frei“, beschreibt Patrick Kühnast, Coordinator Shared Services & PMO bei Gerry Weber, die Starrheit dieses exemplarischen Workflows. Kurz: Ein hoher interner Abstimmungsaufwand und kein transparenter Überblick über offene Prozesse und Kosten.

Corporate Sourcing stößt Digitalisierung an

„Im operativen Geschäft ist eine Woche ein langer Zeitraum, wenn Rechnungen zu bezahlen sind“, gibt Patrick Kühnast zu bedenken. Bei Gerry Weber war es der Geschäftsbereich des Corporate Sourcings, also des zentralen Einkaufs, der am Ende die Initialzündung für weitreichende Digitalisierungsbestrebungen innerhalb des Unternehmens brachte.

Durch Internetrecherche auf d.velop gestoßen

„Priorität hatte in diesem Zusammenhang die Digitalisierung des Vertragsmanagements und der Kostenfreigabe. Hierfür galt es einen Partner zu finden“, erklärt Patrick Kühnast den ersten Schritt. „Durch Internetrecherchen sind wir dann auf die d.velop gestoßen.“

Viele lange Gespräche mit Gerry Weber geführt

Zu Beginn seien intensive Gespräche mit d.velop notwendig gewesen. „Wir haben nach jemandem gesucht, der nicht nur spezialisiert ist auf Einkaufsprozesse, sondern wollten einen Allrounder, der danach viele weitere Themen mit uns umsetzt“, so Patrick Kühnast weiter. „Wir wussten ja gar nicht, ob d.velop das überhaupt kann.“

„Überzeugt hat uns an d.velop die Vielseitigkeit und dass nicht nur singuläre Lösungen angeboten werden. Uns hat der Plattform-Gedanke gefallen, dass wir eine zentrale Oberfläche haben, auf der wir die vielen Themen wie Kostenfreigabe, Vertragsmanagement etc. abwickeln können. Viele Sachen gibt es bei d.velop schon out-of-the box, aber bei speziellen Gerry-Weber-Anforderungen haben wir einen Partner, der das für uns anpasst.“

Patrick Kühnast, Coordinator Shared Services & PMO bei Gerry Weber

Gerry Weber fordert durchgängig digitale Prozesse

Die d.velop bekam den Zuschlag, geknüpft an einige Rahmenbedingungen: „Eine ressourcenschonende  und schnelle Umsetzung, durchgängig digitale Prozesse von der Beantragung bis zur Unterschrift und ein einfacher Einstieg für die Endanwender:innen“, zählt Marco Doods, Account Manager Retail bei d.velop, die zentralen Punkte auf.

Startschuss für Vertragsmanagement und Kostenfreigabe

Die ersten beiden identifizierten Projekte umfassten die Digitalisierung des Vertragsmanagements und des Kostenfreigabeprozesses. Die Zielvorstellungen waren klar definiert: Alle Verträge des Unternehmens sollen zentral verwaltet, mit einer proaktiven Laufzeiten- und Fristenüberwachung versehen und digital signiert werden. Bei der Kostenfreigabe sollten die Beantragung, Prüfung und Freigabe von Investitionsvorhaben bis zur Freigabe innerhalb einer Abteilung geregelt werden. Außerdem sollte der Prozess schneller und transparenter werden: Welche Anträge gibt es? Wo liegen diese gerade? Was für ein Volumen schieben wir vor uns her?

Wenig verfügbare Ressourcen legen Cloud-Lösung nahe

Für beide Bereiche galt: Sie sollten durchgängig digital und frei von Medienbrüchen sein. Und: „Da IT-seitig seitens des Kunden nur wenig Ressourcen zur Verfügung gestellt werden konnten, war schnell klar, dass eine On-Premises-Lösung nicht zielführend sein würde“, sagt Marco Doods. „Weiterhin sollte das Projekt möglichst schnell umgesetzt werden, was wiederum auf eine Cloud-Lösung einzahlte.“ Und eine solche, meint Patrick Kühnast, „wird sowieso heutzutage immer mehr State-of-the-Art.“

d.velop vertraut auf Partner alphaflow GmbH

Um allen Ansprüchen von Gerry Weber gerecht werden zu können, vertraute d.velop bei diesem Projekt auf die Kompetenzen seines Partnerunternehmens alphaflow GmbH. Mit der d.velop Cloud Plattform als Basis sollten Apps der alphaflow als Oberfläche für die Anwender:innen dienen. d.velop documents als Dokumentenmanagement-System (DMS) und die elektronische Signatur sollten hier entsprechend eingebunden werden.

Erstes Teilprojekt in fünf Monaten umgesetzt

Das erste Teilprojekt dauerte fünf Monate und umfasste das Vertragsmanagement, die Kostenfreigabe und die elektronische Signatur, beginnend mit einer Kickoff-Veranstaltung. Es folgten die Bereitstellung eines Prototypen und das Onboarding der Mitarbeiter:innen. Weiterhin fanden Anpassungen an den Lösungen im rollierenden Verfahren statt. „Wir hatten anfangs wöchentlich ein Meeting mit d.velop und haben in einzelnen Sprints die To-dos abgeglichen und umgesetzt“, erinnert sich Patrick Kühnast.

Stimmung „top“ während der Projektphase

Die Stimmung beschreibt Patrick Kühnast als top: „Alle waren supergeduldig, gerade am Anfang. Als es losging mit der Projektarbeit, haben wir uns sofort auf das Du geeinigt, es war sehr konstruktiv und hat echt Spaß gemacht. Und das macht es auch heute noch.“ Bei der d.velop ist die Atmosphäre ebenfalls positiv in Erinnerung geblieben: „Die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen uns, alphaflow und Gerry Weber war immer sehr harmonisch“, fasst Marco Doods seine Eindrücke zusammen.

Skeptiker durch Mehrwert digitaler Lösungen schnell überzeugt

Natürlich hatte es vor den ersten großen Umstellungen auch Kritiker:innen gegeben. „Der Mehrwert, den das neue Tool für alle brachte, hat aber schnell überzeugt.“ Bewusst habe man sich dafür entschieden, digitale Tools sukzessive einzuführen, und zwar zunächst in zwei Abteilungen, die sich dafür anboten. Von dort aus habe man die neue Technologie im Unternehmen immer weiter ausgerollt.

Interne Schulungen bei Gerry Weber in Eigenregie durchgeführt

Auf die Implementierung der digitalen Software-Lösungen folgten interne Schulungen. „Die haben wir eigenständig durchgeführt. Es gab ein kleines Projektteam, mit dem wir die für Gerry Weber passende Schulungs-Lösung selbst erarbeitet haben“, verrät Patrick Kühnast. „Die Key-User, die bei der Planung mit dabei waren, haben die Kolleg:innen dann am Ende auch geschult.“ Außerdem habe man eigenständig Anleitungen geschrieben und diese intern kommuniziert, um eine Lernplattform zu schaffen.

Zeitersparnis: Von einer Woche auf wenige Minuten

Die ersten Projekte sind umgesetzt. Neben dem Vertragsmanagement und der Kostenfreigabe laufen jetzt auch die Beantragungen von Firmenfahrzeugen und die Projektanträge bis hin zur Unterschrift der relevanten Dokumente digital. Hat es sich gelohnt? Und in welchen Bereichen sind die Verbesserungen am gravierendsten?

Schon die Zeitersparnis ist bei Gerry Weber ein großer Benefit

„Allein durch die Zeitersparnis bei der Kostenfreigabe haben wir schon so einen großen Benefit“, zeigt sich Patrick Kühnast begeistert und nennt ein Beispiel: „Die Kostenfreigabe hat vorher mindestens sieben Tage gedauert, weil diese Excel-Liste nur einmal in der Woche kontrolliert wurde. Mittlerweile landet die Kostenfreigabe ad hoc beim Einkäufer. Wenn’s brennt, ist eine Freigabe am gleichen Tag innerhalb von fünf Minuten möglich.“ Die Kostenfreigabe habe die wohl größten Fortschritte gebracht, findet er.

 Und auch im Vertragsmanagement zeigen sich die positiven Veränderungen:

„Zusammen mit alphaflow konnten wir bei der Gerry Weber International AG eine zentrale Basis schaffen, die dafür sorgt, dass alle Verträge dort eingestellt und überwacht werden. Zudem konnten wir mit der Signatur auch ‚die letzte Meile‘ umsetzen, indem alle Verträge auch digital signiert werden. Und das ohne Medienbrüche.“

Marco Doods, Account Manager Retail bei d.velop

Mobile Working flächendeckend ein fester Bestandteil

Weitere Vorteile der digitalen Arbeitswelt haben sich auch in anderen Bereichen gezeigt: „Durch Corona wurde das Mobile Working flächendeckend bei uns eingeführt, und da ist die Cloud-Lösung natürlich optimal. Die Kolleg:innen sind im Homeoffice und können jederzeit alles abrufen.“

Projektmanagement bei Gerry Weber läuft vollständig über Smenso

Hinzu komme das Management-Tool von Smenso, einem weiteren Partnerunternehmen von d.velop. Mittlerweile läuft das ganze Projektmanagement bei Gerry Weber über Smenso Cloud, das ebenfalls auf der übergeordneten d.velop Plattform angedockt ist.

Neugierig geworden?

Lassen Sie sich von unseren Signaturexperten:innen unverbindlich beraten, oder testen Sie d.velop sign selbst!