Pantaenius erweitert OASIS und weitere Kernsysteme mit Dokumentenmanagement

Viele Unternehmen in Deutschland spüren beim Thema Digitalisierung einen diffusen Handlungsbedarf, ohne genau zu wissen, welche Maßnahme für ihr Geschäftsmodell den geeigneten Return on Investment liefert. Die Pantaenius Holding GmbH hat bereits vor vielen Jahren drei Säulen gefunden, auf denen alle Digitalisierungsmaßnahmen basieren. Damit spart die Unternehmensgruppe, die unter anderem europaweit führender Anbieter von Boots- und Yachtversicherungen ist, nicht nur Geld – das Unternehmen vereinfacht so auch Prozesse und macht sie sicherer und weniger fehleranfällig.


Manuel Schlief und Sebastian Papke steuern Digitalisierungsprojekte der traditionsreichen Versicherungsgruppe aus Hamburg, die mit zwölf Filialen weltweit Kunden betreut. Die Pantaenius Holding GmbH ist in den Kernbereichen spezialisiert auf die Vermittlung von Boots- und Yachtversicherungen sowie auf das ganzheitliche Risikomanagement insbesondere mittelständischer Unternehmen. Doch das Scan-Tool ist nur eines von vielen Praxisbeispielen. Es basiert, wie alle anderen Digitalisierungsmaßnahmen von Pantaenius auch, auf diesen drei grundlegenden Säulen:

  • Die richtige Schnittstelle
  • Agiles Arbeiten
  • Der richtige Partner

Zum Beispiel: Das Scan-Tool. Eine Software prüft automatisch die komplette Eingangspost, egal ob elektronisch oder auf Papier, und ordnet sie einem Kunden oder einem Vertrag zu. Anschließend gehen die Dokumente mit einer aussagekräftigen Betreffzeile an den zuständigen Sachbearbeiter oder Mitarbeiter. So untersucht das Tool rund 200.000 Posteingänge pro Jahr. „Papier ist rückläufig“, beschreibt Sebastian Papke, Leiter des digitalen Projektmanagements im Versicherungsmaklerbereich der Pantaenius Gruppe, „wir haben Papier schon zu 95 Prozent abgeschafft.“

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Dokumentenmanagement

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Finanzwesen

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375

Mitarbeiteranzahl

Die richtige DMS-Schnittstelle für OASIS und andere ERP-Systeme finden

Schnittstelle klingt technisch, doch gerade bei Digitalisierungsvorhaben ist es entscheidend, das neue Tools und Werkzeuge zu dem passen, was das Unternehmen sowieso schon nutzt. Viele Versicherungsmakler bauen da auf das Bestandsführungssystem OASIS, ein tägliches Handwerkszeug für Sachbearbeiter. Und das Dokumentenmanagementsystem der d.velop AG verfügt über genau die richtige Schnittstelle zu OASIS und erweitert es so um vollständige, digitale Dokumenten-basierte Prozesse.

„Mit dem DMS bildet Pantaenius nicht nur alle Dokumentenabläufe ab, sondern auch den kompletten Aktenplan und die Archivierung“, beschreibt Detlef Hölzen, Market Director Financial Services bei der d.velop AG. Das DMS nimmt gleichsam OASIS an die Hand und stößt ein Tor auf zu neuen, breiteren, komfortableren Möglichkeiten der Digitalisierung.

Daher entschied sich Pantaenius schon im Jahr 2008 dazu, Dokumente und Akten zu digitalisieren und dafür das Dokumentenmanagementsystem einzuführen. Es bewahrt alle Unterlagen revisionssicher und unter Beachtung aller gesetzlicher Vorgaben auf und kann gleichzeitig Fristen im Blick behalten und die entsprechenden Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt erinnern. „Wir haben die Papierakte abgelöst durch die digitale Akte im DMS“, beschreibt Sebastian Papke.

Digitaler Workflow für Underwriting

Eines der jüngsten Digitalisierungsprojekte auf der Grundlage vom DMS: Der digitale Workflow für den Prozess „Underwriting“. Dabei prüft ein Fachexperte Anträge, schätzt Risiken ein und bringt Verträge zum Abschluss. Aus diesem Prozess heraus entsteht ein individuelles Angebot für Interessenten. Der gesamte Prozess läuft digital innerhalb des Dokumentenmanagementsystems ab und ist gleichzeitig mit dem auslösenden System zur Angebotserstellung verbunden, um sich nahtlos in die bestehenden Bearbeitungsprozesse einzufügen. Die Stärke der Lösung besteht vor allem darin, die bestehenden Abläufe der Pantaenius Gruppe durch flexibel definierbare, systemgestützte Prozesse zu erweitern.

Und das funktioniert so: Anträge, Fachinformationen und andere Dokumente sind mit wenigen Mausklicks oder per Volltextsuche auf den Schirm geholt. Die vorausgegangenen und nachfolgenden Arbeitsschritte und Mitarbeiter sind ebenfalls aus dem System heraus erreichbar. Das DMS ermöglicht zudem die Ablage am richtigen, leicht auffindbaren Ort sowie eine komfortable Verschlagwortung. „Dieses Potenzial zur Digitalisierung haben wir selbst entdeckt“, sagt Manuel Schlief, „das haben wir aus dem Vertrieb heraus identifiziert.“

Agiles Arbeiten

Potenzial für Digitalisierung lässt sich in der Regel in vielen Fachbereichen entdecken. „Wir sind ein inhabergeführtes Unternehmen“, beschreibt Schlief, „die Familie war schon immer technologieaffin. Das hat sich mit dem Generationenwechsel der vergangenen Jahre auch noch mal intensiviert.“

Für Pantaenius ist agiles Arbeiten der Schlüssel, um Potenzial für Digitalisierung zu entdecken und zu erschließen. Dazu gehört es, Dinge einfach mal auszuprobieren und in diesem Prozess gemeinsam zu lernen. „Die Mitarbeiter können sehr frei entscheiden, das fördert es, eigene Themen anzupacken und umzusetzen“, sagt Papke.

Und: „Ich kann im Vorhinein nicht immer sagen, was sich gut auf den Umsatz auswirken wird“, beschreibt Papke, „aber wir haben ein Quality Gate für Ideen. Wir setzen Vorhaben nicht blind um, wir machen eine Business-Analyse. Dafür nutzen wir dynamische Gremien.“ Viele Fachbereiche bei Pantaenius entdecken selbständig Verbesserungsmöglichkeiten für ihre tägliche Arbeit und suchen aktiv nach Möglichkeiten, digitale Prozesse und Werkzeuge noch besser zu nutzen.

Agiles Arbeiten bedeutet so, Ideen und Projekte schnell zu einer frühen Reife zu bringen. Auf diese Art können Unternehmen bereits in der Anfangsphase prüfen, ob eine Idee tatsächlich taugt – noch bevor alle Features und Funktionalitäten entwickelt sind. Schlief: „Mein Tipp: keine Angst vor dem Scheitern! Kleine Schritte. Nicht am Anfang schon nach der Hundert-Prozent-Lösung greifen. Einfach anfangen und gucken, wo es hingeht, prüfen, welche Vorteile mit der Idee einhergehen.“

Wir arbeiten jetzt seit über zehn Jahren mit der d.velop AG zusammen. Angefangen hat alles mit der digitalen Schadenakte, die die Papierakte abgelöst hat. Inzwischen haben wir 95 Prozent unserer Papierprozesse mit Hilfe von d.velop digitalisiert, wir können zum Beispiel per Firmenhandy auf über 25 Millionen Dokumente im Archiv zugreifen, wenn wir international unterwegs sind, und etwa Rechnungen freigeben. Digitalisierung ist die Antwort auf ganz viele Fragen. d.velop ist da sehr interessant für uns, weil die sehr schnell reagieren können.


Manuel Schlief
Head of IT, Pantaenius Holding GmbH

Den richtigen Partner für Digitalisierung finden

Auf der Suche nach dem richtigen Partner landete Pantaenius durch eine extern beauftragte Marktanalyse bei der d.velop AG. Manuel Schlief: „Die Chemie hat von Anfang an gepasst. d.velop hat sich sehr gut auf unsere Ideen und Anforderungen eingestellt und schnell und partnerschaftlich tragfähige Lösungen entwickelt.“ Der Vorteil: Der richtige Partner für die Digitalisierung muss das Rad nicht neu erfinden. Er weiß, welche Strukturen oder Maßnahmen ein bestimmtes Unternehmen nach vorne bringen und welche vielleicht eher verfrüht sind. Er hat alle Anfängerfehler lange hinter sich gelassen und kann zielstrebig zum Punkt kommen. Zudem hat der richtige Partner nicht nur die Technik und die Werkzeuge, sondern auch die Menschen, Abläufe und Prozesse im Blick.

„Wenn Sie etwas selber bauen wollen, was fertig eingekauft werden kann, dann machen Sie einen Fehler“, betont Manuel Schlief, „bei d.velop finden wir nicht nur hohe Qualität zu überschaubaren Kosten, sondern auch ein Höchstmaß an Zuverlässigkeit, die auch den rechtlichen Anforderungen genügt. Ich baue mir ja auch kein Auto selbst.“

Eines der ersten Projekte, die d.velop zusammen mit Pantaenius umgesetzt hat, war Ende der 2000er-Jahre die digitale Schadenakte. Sebastian Papke erinnert sich an die Zeit mit Papier: „Wir hatten einen großen Roll-Schrank, da lagen die Akten nach Nummern sortiert drin. Alle dazugehörigen Dokumente wurden ausgedruckt, mit Nummern versehen und eingeordnet, alle E-Mails und Papiere einsortiert. Manche Akte haben wir täglich angefasst.“

Scan-Software ordnet eingehende Post und E-Mails automatisch den zuständigen Kollegen zu

Heute, mit dem Dokumentenmanagementsystem der d.velop AG, arbeiten die Beschäftigten von Pantaenius mit einem eigenen digitalen Postkorb. Dort sammeln sich alle E-Mails und Dokumente und können vor dort aus bearbeitet werden, und zwar von einem beliebigen weltweiten Standort mit Internetzugang aus. Wie eingangs beschrieben holt die Scan-Software Dokumente selbständig aus Outlook ab und sortiert diese in die Postkörbe des jeweils zuständigen Kollegen ein. „Wir müssen keine Akten mehr schleppen“, beschreibt Papke, „der Rollcontainer hat ausgedient. Insgesamt haben wir wohl zehn Tonnen Papier eingescannt und vernichtet.“ 

Last but not least schwingt die Tür in idealen Partnerschaften in beide Richtungen. Detlef Hölzen, Market Director Financial Services bei der d.velop AG: „Wir haben seit 2008 mehr als eine Partnerschaft mit der Pantaenius Gruppe, die eine unserer innovativsten Kunden sind.“ Manuel Schlief gibt das Lob zurück: „Digitalisierung ist die Antwort auf ganz viele Fragen. d.velop ist da sehr interessant für uns, weil die sehr schnell reagieren können.“

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