Effizienzsteigerung um 250 Prozent mit der elektronischen Signatur von d.velop

Rudolf Weber GmbH & Co. KG nutzt d.velop sign: Mehr als 3000 Unterschriften in nur 6 Monaten

Die Rudolf Weber Gebäudereinigung und Gebäudedienste GmbH & Co. KG ist ein Dienstleistungs-Unternehmen mit Hauptsitz in Essen. Es beschäftigt an 12 Standorten, die größten davon in Essen, Duisburg, Bochum, Iserlohn und Daun/Eifel, etwa 4100 Mitarbeiter:innen. Das Unternehmen wurde 1934 als „Rudolf Weber, Glas- und Gebäudereinigung“ in Erfurt gegründet und existiert heute in dritter Familiengeneration. Von Industriehallen über Kreuzfahrtschiffe bis hin zu Sportstadien, von Einzelbüros über Hochhäuser bis zu Industrieparks übernimmt die Rudolf Weber GmbH & Co. KG Dienstleistungen wie die Unterhalts- und Glasreinigung, den Winterdienst und Flächenreinigungen.

Viele Niederlassungen, viele Arbeitsverträge

Jedes Jahr säubern die Reinigungsfachkräfte der Rudolf Weber GmbH & Co. KG mehr als 2,25 Millionen Fenster und 73.000 Hektar Reinigungsfläche. Das sind beeindruckende Zahlen, hinter denen jede Menge Personal steckt. Und die arbeiten nur, wenn sie beizeiten einen gültigen Arbeitsvertrag bekommen. Personalleiterin Birgit Starrat ist – gemeinsam mit einem Kollegen – die Frau, die all diese Verträge unterzeichnet.

600 Kilometer zwischen den entlegensten Niederlassungen

Das Problem dabei: Das Unternehmen ist mit zwölf Standorten zwischen Schleswig-Holstein und der Eifel nicht gerade regional aufgestellt. Genauer gesagt: Zwischen den beiden Niederlassungen liegen fast 600 deutsche Autobahn-Kilometer. Mit zunehmendem Wachstum des Unternehmens wurde der Prozess der Vertragsunterzeichnung immer ineffizienter, weil er hohe Papier- und Portokosten verschlang und lange Wartezeiten verursachte.

Digitalisierung bringt Knackpunkte zum Vorschein

Birgit Starrat beschreibt die hauptsächlichen Knackpunkte so: „Wir haben begonnen, das Unternehmen zu digitalisieren. Auch die ganzen Personalprozesse gehören dazu. Dabei ist uns erst mal bewusst geworden, wie viel Aufwand wir bei diesen weit verzweigten Standorten haben, um die Arbeitsverträge zu den einzelnen Mitarbeitern zu bekommen.“ Denn die zuständigen Personaler sitzen nicht in der Zentrale in Essen. Sie sind da, wo die Standorte sind und wo sie die Menschen einstellen. Ein typisches Alltagsbeispiel beschreibt die Misere ziemlich treffend:

Vertragsunterzeichnung dauerte rund eine Woche

„Ein Objektleiter braucht dringend Arbeitsverträge, weil er ein neues Objekt hat und dort fünf Reinigungskräfte einstellen möchte“, umreißt Birgit Starrat das Szenario. „Das Ganze wird im Personalbüro vor Ort abgewickelt – nur die Personalleitung, die alles unterschreiben muss, sitzt in Essen.“ Spielt diese Geschichte in Daun/Eifel, war der Personalprozess einst ganz schön aufwändig: Arbeitsvertrag aufsetzen und ausdrucken, kuvertieren und per Post an die Zentrale in Essen senden, dort Vertrag unterzeichnen, wieder eintüten und zurück in die Eifel schicken. „Eine Woche dauert das“, weiß Birgit Starrat. Die zweite Möglichkeit: Die Personalleitung will sowieso in die Niederlassung. Dann kann die Unterschrift vor Ort erfolgen. „Bis das aber so weit ist, vergeht meist auch eine Woche.“

Auswahlverfahren: Anbieter von digitalen Signaturen

Eine Woche für eine Vertragsunterzeichnung? Das ist heutzutage viel zu lang. „Das kann doch alles gar nicht sein, haben wir gedacht“, erinnert sich Birgit Starrat, „Mitarbeiter:innen müssen ihre Arbeitsverträge so schnell bekommen wie irgend möglich.“ In der Reinigungsbranche werden Mitarbeiter:innen nämlich ad hoc rekrutiert, was bedeutet: Sie werden heute eingestellt und fangen morgen an zu arbeiten.

Name d.velop bei Rudolf Weber bereits bekannt

„Wir haben Überlegungen bezüglich Möglichkeiten einer digitalen Signatur angestellt und uns mehrere Anbieter angeschaut. Mir persönlich hat dann d.velop am besten gefallen. Zusammen mit unserem Verantwortlichen aus der IT, der solche Prozesse begleitet, haben wir evaluiert.“ Der Name d.velop war dem internen IT-Fachmann zwar schon bekannt, „ich wollte mir aber noch alles mögliche Andere anschauen, um sicher zu sein, dass es auch tatsächlich das Richtige ist“, betont Birgit Starrat.

Begeistert von geringem Aufwand und unkomplizierter Nutzung

Nach vielen internen fachlichen Diskussionen und einer ausgiebigen Testphase im Vorfeld sowie einem halben Jahr der Praxisanwendung zeigt sich Birgit Starrat begeistert von d.velop sign: „Es ist so genial, wie das jetzt läuft.“ Drei Monate dauerte es von der Vorauswahl der Anbieter über die Testphase bis hin zum Einsatz der Software. „Es ist eine ganz einfache Möglichkeit, den Prozess der Signatur zu beschleunigen“, erklärt die Personalleiterin. „Wir mussten noch nicht mal IT-mäßig großartig Prozesse im Hintergrund ansteuern, sondern d.velop sign dockt sich einfach an unsere Gegebenheiten an und es passt.“

d.velop sign: Signatur-Software ist selbst administrierbar

„Bei anderen Lösungen wäre der notwendige Aufwand viel höher gewesen als bei d.velop sign“, erklärt Birgit Starrat die Entscheidung für das d.velop-Produkt. Der Vorteil dabei: „Es wird einfach angedockt. Sie bekommen ein System, mit dem alle arbeiten können, die dort eingetragen sind. Sie können alles selbst administrieren, was für mich ein Riesenvorteil ist, weil ich ja nicht nur mit einem Personaler zu tun habe. Mein Team ist ein bisschen größer und wir bekommen von allen täglich Dokumente zur Unterschrift geliefert.“

Belegschaft begeistert von d.velop sign

Die internen Reaktionen auf die Einführung der digitalen Signatur beschreibt Birgit Starrat als „eigentlich typisch“. „Macht man etwas digital, fragt sich jeder gleich: ‚Oh Gott, was kommt jetzt da wieder?‘“ Das sei die normale Reaktion des Menschen auf „Ich digitalisiere etwas und der Prozess wird jetzt anders“. Sie führt aus: „Viele konnten sich nicht vorstellen, dass ich einen Arbeitsvertrag digital unterschreibe und sie ihn eine Minute später zurückhaben.“ Nach einem ersten Test seien sie aber so begeistert gewesen, dass sie es sich jetzt ohne dieses System gar nicht mehr vorstellen können.

Vertragsunterzeichnung digital eine Sache von Minuten

Birgit Starrat nennt ein fiktives Beispiel, wie das Programm im Alltag funktioniert: „Die Mitarbeiterin im Personalbüro in der Eifel macht den Vertrag fertig, lädt das Dokument in d.velop sign hoch, ich bekomme eine E-Mail, kann sofort ins System gehen und mit meiner qualifizierten Unterschrift unterzeichnen.“ Innerhalb von zwei Minuten sei der Vertrag wieder bei der Sachbearbeiterin, führt sie aus. „Noch immer bekomme ich manchmal zu hören: ‚Mein Gott, wie umständlich das früher einmal war.‘“

Mit der digitalen Signatur Zeit und Geld sparen

Mehr als 3000-mal haben die Personaler bei der Rudolf Weber GmbH + Co. KG die elektronische Signatur innerhalb eines halben Jahres genutzt. „Wir haben Portokosten gespart, wir haben Benzinkosten gespart, weil der Personalleiter nicht mehr irgendwohin muss“, zählt Birgit Starrat auf, „und wir haben vor allem ganz, ganz viel Zeit gespart.“ Zudem haben die Mitarbeiter:innen eine deutlich höhere Sicherheit, weil sie den Arbeitsvertrag sofort in der Hand haben.

Wichtige Dokumente wie Arbeitsgenehmigungen anheftbar

Einige Features, die das System mitbringt, erleichtern Birgit Starrat den Alltag noch zusätzlich: „Wir haben ja auch viel mit ausländischen Arbeitskräften zu tun“, erläutert sie, „wo wir überprüfen müssen, ob wir die entsprechenden Dokumente vorliegen haben. Aufenthaltsgenehmigungen zum Beispiel.“ In d.velop sign können diese Dokumente hinterlegt werden. „Sie werden mir also mitgeliefert und ich sehe sie, bevor ich den Arbeitsvertrag unterschreibe.“ Insgesamt urteilt Birgit Starrat: „Es ist sehr, sehr gut, dieses Programm.“

d.velop sign: eingängige E-Signatur-Software

Zehn Mitarbeiter:innen stellen bei der Rudolf Weber GmbH & Co. KG Dokumente in d.velop sign zur Verfügung, zwei benutzen die Signatur, um zu unterschreiben. „Die Schulungen habe ich intern selbst durchgeführt“, sagt Birgit Starrat, „weil ich das ja in der Testphase durchgegangen bin.“

Hervorragende Unterstützung durch d.velop

Zudem sei das System relativ selbstsprechend und alles gut erklärt. Nach Rücksprache mit d.velop und der Klärung letzter Details starteten die Schulungen. „Das war sofort eingängig“, fasst sie zusammen. Auch in Bezug auf d.velop ist Birgit Starrat voll des Lobes: „Sie haben uns sehr geholfen, vor allem auch am Anfang, als es noch die eine oder andere Frage gab, haben wir hervorragende Unterstützung bekommen.“

Elektronische Signatur empfehlenswert bei Zeitproblemen

„Wir werden in Zukunft nicht mehr auf die digitale Unterschrift verzichten, weil der Vorgang dadurch extrem einfach und schnell geworden ist.“ Birgit Starrat wird auch weiterhin mit d.velop in Kontakt stehen, um zu schauen, welche Digitalisierungsschritte die Rudolf Weber GmbH + Co. KG und d.velop in Zukunft gemeinsam gehen könnten. Im Moment aber sei die elektronische Signatur das Projekt, bei dem sie auf dem Laufenden bleiben möchte: „Sie bringt einfach einen großen Nutzen.“ Abschließend sagt Birgit Starrat: „Ich kann nur jedem empfehlen, der viele Unterschriften erteilen muss und sowohl ein Zeit- als auch ein organisatorisches Problem hat, auf solch eine Lösung umzusteigen.“