Mitarbeiter-App von d.velop lässt Informationen konzernweit fließen

Mitarbeiter:innen der Stiftung Liebenau helfen, besonders bei Personalprozessen Geld zu sparen

Die Stiftung Liebenau mit ihrem Hauptsitz in baden-württembergischen Meckenbeuren am Bodensee ist eine kirchliche Stiftung privaten Rechts mit 40 Tochtergesellschaften, Beteiligungen und selbstständigen Stiftungen. Sie wurde 1870 gegründet und hat heute etwa 8000 Mitarbeitende an rund 370 Standorten in 115 Kommunen in Deutschland, Österreich, Italien, Bulgarien, der Slowakei und der Schweiz. Die Stiftung Liebenau ist ein Komplex-Träger im Bereich Pflege und Lebensräume, Teilhabe und Familie, Gesundheit, Bildung, Service und Produkte, dessen Angebote jährlich rund 30.000 Menschen mit dem Ziel größtmöglicher Selbstbestimmung und Teilhabe am gesellschaftlichen Leben beanspruchen.

Mitarbeiter:innen schwierig zu informieren

Die Stiftung Liebenau ist ein großer, dezentral aufgestellter Sozialdienstleister, dessen Mitarbeiter:innen in den unterschiedlichsten Bereichen arbeiten. Viele von ihnen sind in der Pflege und Betreuung tätig und verfügen deshalb über keinen festen PC-Arbeitsplatz. Für die Geschäftsführungen der einzelnen Tochtergesellschaften sind diese Personen schwierig mit Informationen zu erreichen. Die Corona-Krise hat ihr Übriges getan, um dieses Problem noch zusätzlich zu unterstreichen. Gravierende Änderungen im Gesundheitssektor waren mitunter sehr plötzlich und im Verlauf eines Wochenendes umzusetzen. Nicht einfach, dies detailliert an die gesamte Belegschaft zu kommunizieren.

Kommunikationsweg PC nur für ein Drittel der Belegschaft zugänglich

„Wir haben uns schon vor einigen Jahren mit der Situation konfrontiert gefühlt, dass wir auf unseren Kommunikationswegen nicht alle Mitarbeiter:innen erreichen können“, beschreibt Annika Maier, Projektmanagerin in der IT-Abteilung der Stiftung Liebenau, die Ausganssituation. „Wir sind ein großes Haus mit 8000 Mitarbeitenden, von denen nur ein Drittel einen PC-Zugriff und somit Zugriff auf die ganzen Informationen hat, die wir per E-Mail versenden oder im Intranet zur Verfügung stellen. Die Pflegekraft in Böblingen beispielsweise hat schlichtweg kaum eine Möglichkeit, sich über einen PC zu informieren.“ Und wenn doch, dann ist der Zugriff auf das eigene Postfach eher umständlich.

Privates Smartphone ermöglicht schnelle Kommunikation

„Wir haben irgendwann einfach gemerkt, dass das nicht mehr ausreicht“, führt Annika Maier aus. „Und dann kam auch noch Corona.“ Man habe erlebt, dass Kommunikation auch schnell funktionieren müsse, der Stiftung Liebenau aber schlichtweg das notwendige Tool dafür fehlte. Die Überlegung, sämtliche Mitarbeiter:innen mit Computern auszustatten, scheiterte an der Kostenfrage. „Das ging einfach nicht“, weiß Annika Maier. „Dann haben wir uns gefragt, was denn der kleinste gemeinsame Nenner ist.“ Die Antwort: das Smartphone. Jeder trägt es mit sich herum. Jede Berufsgruppe, vom Geschäftsführer bis zur Reinigungskraft. „Das Tool, auf das wir für eine solche schnelle Kommunikation setzen konnten, war das private Smartphone.“

Entscheidung für Mitarbeiter-App von d.velop

Einen Teil der Lösung des Problems kannte man bei der Stiftung Liebenau bereits: d.velop. „Mit ihnen haben wir bereits unser DMS eigeführt“, erklärt Annika Maier. „So sind wir mit ihnen in den Austausch gekommen und sie haben uns Ihre Mitarbeiter-App vorgestellt. Da waren wir uns sicher, dass das auch eine gute Sache für uns wäre.“ Nach internen Abstimmungen fiel die Entscheidung, die App, die später den Namen „Mein Liebenau“ tragen sollte, konzernweit auszurollen.

Projektstart für Mitarbeiter-App mitten in der Pandemie

Der Startschuss für das Projekt fiel mitten in die Corona-Pandemie. „Wir sind mit einer Tochtergesellschaft gestartet, deren Geschäftsführer das Projekt gern mit vorantreiben wollte“, sagt Annika Maier. Seine Gesellschaft samt Belegschaft diente dabei als Testumfeld. Wegen der Pandemielage verlief die Projektphase allerdings durchgehend digital. „Wir hatten zwar versucht, immer mal wieder Präsenztermine auszumachen, weil es einfach ein anderes Arbeiten ist“, erinnert sich Annika Maier, „aber wir haben uns auch sehr gut digital über Microsoft Teams organisiert.“

Projektphase mit OP-Liste, Jour-fixe und Ticketsystem

Anhand einer Offene-Posten-Liste (OP-Liste) arbeiteten die Projektbeteiligten gemeinsam anstehende Themen ab. Was das bedeutet, erklärt die IT-Expertin so: „Wenn wir zum Beispiel gerade planen, einen personalisierten Dienstausweis in die App aufzunehmen, stelle ich in unseren gemeinsamen Planner eine neue Aufgabe ein und weise sie unserem Projektleiter bei d.velop zu. Er wiederum fügt dann seine Notizen dort ein.“ Dazu gibt es regelmäßige Jour-fixe-Termine. Außerdem ist die Stiftung Liebenau in das Ticketsystem von d.velop eingebunden. „Das alles funktioniert ziemlich gut“, zeigt sich Annika Maier zufrieden.

Umfangreicher Anforderungskatalog für Mitarbeiter-App

Die zu konstruierende App musste einige zentrale Punkte erfüllen, die das Projektteam bereits im Vorfeld in Gesprächen mit Tochtergesellschaften und Mitarbeitenden eruiert hatte: „Sie musste eine niederschwellige Kommunikation in die Fläche ermöglichen“, zählt Annika Maier einige zentrale Punkte aus der Wunschliste auf, „und sie sollte eine datenschutzkonforme Chat-Alternative zu WhatsApp bieten.“

Chat-Funktion für die datenschutzkonforme, direkte Kommunikation

Datenschutzkonform musste sie sein, weil das Umfeld, in dem die Menschen bei der Stiftung Liebenau arbeiten, datentechnisch nun mal etwas sensibler ist als andere Berufsfelder. „WhatsApp ist nicht gerade ideal, um sich über Patienten und Betreute auszutauschen“, erklärt Annika Maier. „Aber es ist besser, eine Alternative anzubieten, als etwas einfach nur zu verbieten.“

Mitarbeiter-App: Chat soll Teamgeist steigern

Eine Chat-Funktion war gleich aus mehreren Gründen wichtig. Die Stiftung Liebenau wollte einerseits für Gerechtigkeit bei der Versorgung der Belegschaft mit Informationen sorgen. Jeder sollte dieselben Chancen haben, an Informationen zu gelangen, zum Beispiel per Gruppenchat. Aber sie wollte gleichzeitig auch den Austausch untereinander fördern und so den Teamgeist und das Zusammengehörigkeitsgefühl steigern.  

Push-Nachrichten für wichtige Informationen

Die App sieht aber nicht bei allen 8000 Mitarbeitenden gleich aus. Es gibt einige Menüpunkte, die für alle bei der Stiftung Liebenau gleichermaßen interessant sind, während andere gesellschaftsspezifisch sind. „Da haben die Geschäftsführungen und Leitungen dann die Möglichkeit, klassisch über Nachrichten Informationen zu streuen“, erläutert Annika Maier. „Sie können aber auch Push-Nachrichten versenden.“ So, wie zuvor schon erwähnt, bei den Neuregelungen in der Pandemie, die teils kurzfristig und am Wochenende verkündet wurden. „So hat man einfach nochmal einen schnelleren einseitigen Kommunikationsweg.“

Mitarbeiter-App: zwei Kommunikationskanäle in einer App

„Im Grunde“, sagt Annika Maier, „ist die ‚Mein Liebenau‘-App nicht eine, sondern zwei Apps.“ Es gibt die Informationskanäle, die aus der Geschäftsleitung informieren, und die Chat-App, die eine Eins-zu-Eins-Kommunikation oder Gruppenchats sowie Telefonie und Videochats ermöglicht. „Das ist einerseits noch einmal ein Kommunikationsmedium, damit Vorgesetzte mit ihren Mitarbeiter:innen sprechen können“, weiß Annika Maier, „aber vor allem ist der Chat für die Belegschaft untereinander, um beispielsweise Dienste zu tauschen oder sich einen schönen Urlaub zu wünschen.“

Urlaubsantrag, Krankmeldung, Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung

„Wie der Name schon sagt, ist es eine Mitarbeiter-App und keine Geschäftsführer-App“, betont Annika Maier. „Klar geht es darum, die Leute zu informieren, aber in erster Linie sollen die Mitarbeiter:innen untereinander kommunizieren.“ Der Fokus liegt in der App auf Personalthemen. „Das heißt, wir haben als Hauptmenüpunkt zum Beispiel ‚Mein Schreibtisch‘ mit den ganzen Funktionen rund um den Arbeitsalltag“, so die Projektmanagerin weiter. „Da ist es möglich, seinen Urlaubsantrag zu stellen, seine Krankmeldung hochzuladen, über einen Absprung Zeiten zu stempeln oder die Gehaltsdokumente einzusehen.“

Sieben Monate bis zum ersten Rollout der Mitarbeiter-App

Insgesamt sieben Monate hatte die finale Entwicklung der Mitarbeiter-App für die Stiftung Liebenau bis zum ersten Rollout gedauert. „Das ging schon recht zügig“, zeigt sich Annika Maier zufrieden. Noch ist das System nicht vollständig über alle Gesellschaften ausgerollt. Der Prozentsatz der App-Nutzer variiert von Gesellschaft zu Gesellschaft. „Wir haben Gesellschaften, in denen die Geschäftsführung und die Leitung sehr dahinterstehen und das sehr pushen, da sind wir bei Werten von über 60 Prozent. In den Bereichen, die sehr dezentral organisiert sind, stehen wir bei 30 Prozent, weil der Zugang da ein bisschen schwieriger ist.“

Reaktionen von Technikbegeisterung bis hin zu Skepsis

Um die Quote der App-Nutzer zu verbessern, gibt es unter anderem Infoveranstaltungen, aber auch Plakate und Flyer. Verantwortliche gehen zudem vor Ort in die Einrichtungen, um zu den Schichtübergabezeiten nochmal aktiv Marketing für die App zu betreiben. Die Reaktionen der Menschen sind dabei recht verschieden: „Denjenigen, die digitalisierungsbegeistert sind, reicht eine kurze Anleitung und das Passwort, während andere noch ein bisschen Angst vor der Technik haben“, beschreibt Annika Maier das breite Spektrum. „Letztere muss man einfach mit an die Hand nehmen. In ein paar Minuten Gespräch ist da meist schon viel passiert.“ Manche, führt sie aus, seien aber auch schlicht dagegen, permanent etwas Dienstliches auf dem privaten Gerät zu haben.

Rollout zuerst mit kleinen Tochtergesellschaften

Mit der Zeit, davon ist Annika Maier überzeugt, werden noch mehr Mitarbeiter:innen die App nutzen. Zurzeit rollt die Stiftung Liebenau die Mitarbeiter-App alle ein bis zwei Monate auf eine weitere Gesellschaft aus und profitiert dabei immer mehr von den bereits gemachten Erfahrungen. Auch aus diesem Grund waren zuerst die kleinsten Gesellschaften an der Reihe. Das große Finale wird dann die Altenhilfe bilden – mit rund 2000 Mitarbeiter:innen.

Zusammenarbeit mit d.velop: schnelle Reaktionszeit, gutes Miteinander

Dass die Stiftung Liebenau dabei immer wieder auf die Unterstützung von d.velop zurückgreifen kann, ist für Annika Maier besonders wichtig. Sehr angetan ist sie von der schnellen Reaktionszeit des Software-Partners. „Das hätte ich nicht erwartet, dass es mit d.velop so gut funktioniert“, urteilt sie. „Wenn man mal ein Anliegen hat, bekommt man binnen 24 Stunden eine Antwort auf den Tisch oder zumindest das Signal: ‚Wir kümmern uns drum‘.“ Da fühle man sich nicht so alleingelassen. Im Gegenteil: „Es gibt ein gutes Miteinander.“

Interne, niederschwellige Schulungen für Mitarbeiter:innen

Den Umgang mit der App lernen die Mitarbeiter:innen intern. „Wir haben in jeder Gesellschaft einen Key User, der schon in der Rollout-Phase für die Kommunikation verantwortlich war. Diese Mitarbeiter:innen haben auch Zugriff auf das System im Hintergrund der App, wo die Inhalte aufgespielt werden.“ Da habe es niederschwellige Schulungen gegeben, weil das System nicht sehr kompliziert sei.

„Wir in der IT haben Zugriff auf alles und können auch für andere Tochtergesellschaften Inhalte einstellen“, erklärt Annika Maier, „während die Key User nur für deren Bereich zuständig sind.“ Dank guter Strukturen und regelmäßiger Abstimmungen über Microsoft Teams unterstütze man sich da gegenseitig. „Wir schulen selbst, weil wir ein bisschen die Hand drüber halten und die Mitarbeiter:innen so anleiten wollen, wie wir uns das vorstellen, da die App für über alle Gesellschaften eine einheitliche Qualität haben soll.“

App fördert Miteinander und fordert kulturellen Wandel

Die Reaktionen aus der Nutzerschaft sind durch die Bank positiv. „Diejenigen, die Digitalisierung gut finden, kommen sogar mit den tollsten Ideen, wie die App weiterentwickelt werden könnte“, sagt Annika Maier und nennt ein Beispiel: „Manche möchten das Mittagessen über die App vorbestellen.“ Es gebe auch schon eine Liste mit Weiterentwicklungsvorschlägen, die ziemlich lang sei.

„Ich glaube, dass die App wirklich noch viel Potenzial bietet, und ich weiß von einigen Leitungen, dass die Chatfunktion in manchen Einrichtungen auch das Miteinander gefördert hat.“ Es sei eben einfach ein neuer Kommunikationsweg, den zu nutzen viele auch erst noch lernen müssten. „Wir brauchen die kulturellen Veränderungen jetzt. Wir haben die Technik dafür geschaffen, aber der kulturelle Wandel muss einfach noch kommen.“

Wachsendes Einsparpotenzial vor allem bei Personalprozessen

Aber nicht nur für das Gemeinschaftsgefühl hat die Mitarbeiter-App viel getan. Auch die Einsparpotenziale werden nach und nach immer deutlicher sichtbar. „Wenn man überlegt, welche Kosten im Raum standen, als wir die Gehaltsabrechnungen noch in Papierform gemacht haben. Jeder weiß, was das Porto mittlerweile kostet, und auch der Papieraufwand.“

Umweltschutz: kein Papier, keine Druckerfarbe, keine Transporte

Bei einer Durchdringung von 50 Prozent, rechnet Annika Maier vor, liegen wir bei Einsparquoten von rund 30.000 Euro pro Jahr.“ Das könne man monetär auf jeden Fall messen. „Perspektivisch, gerade in Richtung Personalprozesse, kann man doch auf jeden Fall viel sparen und zudem seinen Teil zum Umweltschutz beitragen.“ Kein Papierverbrauch, keine Druckerfarbe, keine Transporte.

Und die weitere Zusammenarbeit mit d.velop? „Ich glaube, dass wir bei der Stiftung Liebenau mit d.velop einen sehr guten Digitalisierungspartner gefunden haben, der uns noch eine ganze Zeit lang begleiten wird“, fasst Annika Maier zusammen.