Die Aug. Winkhaus GmbH & Co. KG

Die Aug. Winkhaus GmbH & Co. KG ist einer der führenden Hersteller im Bereich Fenster- und Türtechnik. Als internes IT-Service-Unternehmen konzipiert, realisiert und betreibt die Winkhaus Data GmbH die informationstechnische Plattform der gesamten Winkhaus Gruppe.

Die Projektziele

Während Winkhaus die bestehende JD Edwards ERP-Lösung durch SAP R/3 ersetzte, fand die Dokumentenablage temporär auf Basis des SAP Content Servers statt. Nach der erfolgreichen Umstellung auf SAP sollte die Dokumentenablage in der Weise ausgebaut werden, dass eine automatische Erfassung und Weiterleitung von Eingangsrechnungen, die Archivierung von SAP-Ausgangsbelegen und der Aufbau eines unternehmensweiten Vertragsmanagements sichergestellt ist.

Eine transparente Eingangsrechnungsverarbeitung bei der Winkhaus GmbH

„Durch die digitale Rechnungsverarbeitung mit SAP können wir jetzt Verlauf und Status aller im Unternehmen kursierenden Eingangsrechnungen wesentlich besser überwachen als früher“, sagt Mike Riddermann, Finanzbuchhalter bei Winkhaus und verantwortlich für das DMS-Projekt. Früher war die Eingangsrechnungsverarbeitung nicht transparent, heute informieren sich alle in den Rechnungsfreigabeprozess involvierten schnell über den Status einer Rechnung. „Die Anbindung an SAP wurde durch d.velop-Techniker zügig und kompetent gelöst“, ergänzt Josef Brösterhaus, Geschäftsführer der Winkhaus Data, „Gelegenheits-User verwenden für ihre Freigabe einen webbasierten Zugang bzw. Outlook, wer täglich Rechnungen freizeichnet, arbeitet mit dem SAP Frontend.“

d.velop – Eine ausgewogene Kosten-Nutzen-Bilanz

Josef Brösterhaus: „Die von d.3ecm gelieferten Funktionen deckten die vielfältigen Anforderungen von Winkhaus gut ab. Neben der hohen Funktionalität waren vor allem die Einfachheit der Bedienung und der geringe Customizing-Aufwand ausschlaggebende Gründe für die Produktwahl. Hier überzeugte auch die Lösungskompetenz der d.velop-Mitarbeiter im SAP-Bereich. Es war ein dichtes Kopf-an-Kopf-Rennen. Den Ausschlag gab letztlich, dass im Gegensatz zum Dokumentenmanagement in SAP von d.velop der Customizing-Aufwand bei anderen Herstellern deutlich höher ausgefallen wäre. Was d.velop auszeichnet, ist eine ausgewogene Kosten-Nutzen-Bilanz.

Durch die elektronisch ablaufende Freigabe können wir jetzt Verlauf und Status aller im Unternehmen kursierenden Eingangsrechnungen wesentlich besser überwachen als früher.

Mike Riddermann
Finanzbuchhaltung
Winkhaus

10.000 Rechnungen nach drei Monaten im System

Im Vorfeld ihrer Produktentscheidung identifizierte die Winkhaus Data zunächst mit Unterstützung der Unternehmensberatung Zöller & Partner die exakten Ziele einer Dokumentenmanagement-Einführung. Daraus entstand eine Ausschreibungsvorlage. Das künftige System sollte demnach zunächst Rechnungen automatisch erfassen und sie in den SAP Freigabeworkflow integrieren können. Ferner sollten Verträge und E-Mails sowie SAP-Ausgangsbelege und -tabellen elektronisch archiviert und verwaltet werden. Die SAP-Datenbanken der Winkhaus Data wuchsen in den letzten Jahren immer stärker an. Ihr Volumen sollte per Auslagerung von Daten über den SAP Archivlink wieder auf ein Maß reduziert werden, das ausreichende Performance und Handhabbarkeit gewährleistet.

Im Juli 2008 präsentierte die d.velop AG ihre Lösung dem Kunden und erhielt im September den Auftrag zur Implementierung.„Wir hatten uns vorgestellt, mit drei Szenarien binnen drei Monaten in den Echtbetrieb zu starten“, sagt Mike Riddermann, „da schmunzelte schon manch ein Kollege – so schnell sei das nie zu schaffen, hieß es.“ Es funktionierte aber dennoch: Noch vor Weihnachten lief die Rechnung über die Lösung; nach drei Monaten waren bereits über 10.000 Rechnungen im System.

Dort in der Buchhaltung durchlaufen alle gescannten Rechnungen den Rechnungsleser. Dieser extrahiert die Informationen im Rechnungskopf, validiert sie gegen die SAP-Stammdaten und gibt die XML-Datensätze samt gescannter Rechnung im TIF-Format direkt an SAP weiter. Nach gegebenenfalls notwendiger Korrektur eines falsch ausgelesenen Images startet dann das Herzstück der Lösung, der von d.velop implementierte Freigabeworkflow maxflow auf Basis des SAP Business Workflow. Etwa 250 Eingangsrechnungen verzeichnet Winkhaus täglich, davon sind rund zwei Drittel bestellbezogene MM-Rechnungen. Es bleiben gut 80 Rechnungen, ohne Bestellbezug, die täglich komplett durch den SAP-Workflow gehen. Rechnungen mit Bestellbezug werden nur dann manuell weiterbearbeitet, wenn es in irgendeiner Form Differenzen gibt.

Die SAP-Ausgangsbelege – Lieferscheine, Rechungen etc. – werden bei Winkhaus vom Output-Management-System Covus aufbereitet und gelangen per ArchiveLink in das SAP unabhängige Archiv. Früher wurden sie nicht revisionssicher auf dem SAP Content Server abgelegt.

Vertragsmanagement als zentrale Vertragsablage

Das Thema Vertragsmanagement ist beim Unternehmensjuristen Torben Schmeink angesiedelt, der alle Vertragsdokumente von Winkhaus erstellt und verwaltet. Parallel zum täglichen Geschäft digitalisiert und attribuiert er seit Anfang 2009 das Vertragswerk des Unternehmens und legt die Kreditorenlieferverträge, Rahmen-, Sponsoren- und Geschäftsführungsverträge im Dokumentenarchiv ab. „Erstes Ziel war es, unsere Vertragsablage mithilfe des DMS zu zentralisieren“, erklärt Mike Riddermann, „nun richten wir nach und nach Zugangsberechtigungen für die verschiedenen Abteilungen im Haus ein, sodass jeder elektronisch die Verträge einsehen darf, für die er berechtigt ist.“ Ein Beispiel: Es gibt die Gruppe „Geschäftsführung“, deren Angehörige alle geschäftsführungsbezogenen Verträge einsehen dürfen. Wer zur Untergruppe „Geschäftsführung/IT“ gehört, hat nur Zugriff auf alle geschäftsführungsrelevanten Vertragsdokumente, die einen Bezug zur IT haben. Dies funktioniert auch standortübergreifend über alle deutschen Niederlassungen der Winkhaus Gruppe.

Die IT-Abteilung arbeitet dabei mit LDAP-Anbindung für die zentrale Nutzerverwaltung. Dort kann Mike Riddermann Nutzer und verschieden abgestufte Gruppen einrichten; deren Berechtigungen werden dann automatisch an d.3ecm übertragen. Meldet sich ein Anwender an LDAP an, gehen seine Berechtigungsdaten sofort an das Vertragsmanagement – eine äußerst komfortable Art der Nutzerverwaltung für Winkhaus.

Ausblick Aug. Winkhaus GmbH

Nachdem sich die ersten drei Teilprojekte im Echtbetrieb erfolgreich bewährt haben, will die Winkhaus Data als Nächstes das Thema Auslagerung von SAP Daten über Archivlink angehen. Außerdem sollen die Zugangsrechte im Bereich Vertragsmanagement künftig noch weiter verfeinert und langfristig auch die Landesgesellschaften in Polen und England in die d.3ecm-Infrastruktur eingebunden werden.