d.velop postbox
Digitale Postzustellung mit d.velop postbox – Dokumente rechtssicher versenden
Lästiges Papierchaos, aufwendige Prozesse in der Verwaltung, ungenügender Datenschutz?
Zeit zu handeln – denn Dokumente wie Geschäftsbriefe, Rechnungen oder Gehaltsabrechnungen sind schützenswerte Unterlagen, die Sie Ihren Kunden, Partnern oder Mitarbeitenden rechtssicher zustellen müssen. Mit dem digitalen Briefkasten d.velop postbox erfolgt die Zustellung an alle Stakeholder verschlüsselt und mit einem Zustellnachweis – im Gegensatz zu gängigen Portalen. Dokumente in der d.velop postbox werden ausschließlich in Deutschland gespeichert: Made in Germany – Safe in Germany.
- 2.63 Mio. Empfänger:innen erhalten aktuell Dokumente in d.velop postbox
- 3.5 Mio Dokumente wurden im Jahr 2022 mit d.velop postbox zugestellt
- 210 Organisationen stellen Dokumente mit d.velop postbox digital zu
11.458 Mitarbeitende der DAK-Gesundheit erhalten ihre Gehaltsabrechnungen digital
Wir freuen uns, unseren Mitarbeitern künftig eine nachhaltige und einfache digitale Kommunikation bieten zu können. Das erhöht die Transparenz und das gegenseitige Vertrauen, was in der schnelllebigen digitalen Welt elementar wichtig ist.
Thomas Bodmer
Vorstand
DAK-Gesundheit
Die wichtigsten Funktionen der digitalen Postzustellung
Verwaltung leicht gemacht – und das digital mit der d.velop postbox. Entdecken Sie die vielfältigen Funktionen eines digitalen Briefkastens für die rechtssichere Zustellung Ihrer Geschäftspost.
Rechtssichere Zustellung von Dokumenten mit Zustellnachweis
Stellen Sie Geschäftspost in einer definierten Ordnerstruktur per Klick digital und rechtssicher mit Zustellnachweis an Ihre Empfänger:innen zu. Für zusätzliche Sicherheit sorgt die 2-Faktor-Authentifizierung.
Massenversand mithilfe von Vorlagen
Erstellen Sie für wiederkehrende Dokumente wie Gehaltsabrechnungen, Beitragsbescheide, usw. Vorlagen die personalisiert an die Empfänger:innen per Massenversand zugestellt werden. Die Personenzuordnung erfolgt anhand vordefinierter Regeln.
Keine Stammdatenpflege notwendig
Die d.velop postbox ist eine Cloud-Lösung und Eigentum der Empfänger:innen. Jede:r pflegt die eigenen Daten (Name, E-Mail, Adresse, etc.) selbstständig im Account. So entsteht für Sie kein zusätzlicher Aufwand in der Verwaltung der Empfänger-Accounts sowie Stammdatenpflege.
digitale Postzustellung Webinar
Wie Sie mit der digitalen Postzustellung nachhaltig Kosten senken
Im Webinar erfahren Sie, warum sich die Einführung einer digitalen Postzustellung – am Beispiel der digitalen Gehaltszustellung – für Ihre Organisation lohnt. Neben relevanten Sicherheitsaspekten geben wir Ihnen einen Live-Einblick in den Zustellungsprozess innerhalb der d.velop postbox.
Starten Sie mit nur einem Klick direkt das Webinar.
Nachhaltige und effiziente HR-Prozesse mit d.velop postbox
Wir erleben eine Arbeitswelt, in der Prozesse zunehmend komplexer werden. Damit wieder mehr Zeit im Arbeitsalltag bleibt, erklärt Ihnen Produktmanagerin der d.velop postbox, Leonie Munke, im Video, wie Sie Ihre HR-Prozesse, zum Beispiel die rechtssichere Zustellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, mit der d.velop postbox optimieren können. So behält Ihre Personalabteilung den Überblick und wird entlastet.
Vielfältige Anwendungsfälle der d.velop postbox im Überblick
Mit der d.velop postbox erreichen Sie alle Stakeholder wie Kunden, Partner, Versicherte, Mitarbeitende, Mitglieder, Mandanten oder Bürger:innen. Alle Empfänger:innen haben ein eigenes Postfach, über das Unternehmen und Organisationen Briefpost rechtssicher und digital zustellen können. Schauen Sie sich ausgewählte Anwendungsfälle im Detail an.
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Gehaltsabrechnungen versenden
So erreichen Sie Ihre Mitarbeiter:innen auch ohne PC-Arbeitsplatz: Stellen Sie Gehaltsunterlagen ganz einfach digital zu. Durch die Nutzung der App können auch Kolleg:innen ohne PC-Arbeitsplatz von überall auf die Dokumente zugreifen.
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Versicherungsdokumente übermitteln
Einfache Zustellung von Versicherungsverträgen & Co. – Mit der d.velop postbox können Versicherte schnell und komfortabel mit Ihrer Versicherung kommunizieren und an einem zentralen Ort ihre Versicherungsdokumente erhalten. Mitglieder sind von der Cloud-basierten App direkt überzeugt.
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IHK-Beitragsbescheide zustellen
Industrie- und Handelskammern sind im stetigen Dokumentenaustausch mit ihren Mitgliedern. Dazu zählen auch Beitragsbescheide – für deren digitale Zustellung gibt es gute Gründe wie die rechtssichere und nachhaltige Zustellung, die digitale Kommunikation untereinander und geringere Prozesskosten.
DIE IHK Ostwestfalen zu Bielefeld wickelt den Beitragsversand komplett digital ab
Als wir die digitale Zustellung von Beitragsbescheiden angeboten haben, war das Feedback unserer Mitgliedsunternehmen überwältigend. Wir haben zahlreiche positive Rückmeldungen erhalten, dass der neue Weg einfacher und effizienter ist.
Heiko Gellmann
Geschäftsführer Zentrale Dienste, Recht und Steuern
IHK Ostwestfalen zu Bielefeld
Weitere Erfolgsgeschichten mit der d.velop postbox
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Zentis GmbH & Co. KG
Der Fruchtverarbeiter Zentis setzt auf die digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen.
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apetito AG
So digitalisiert die apetito AG Ihre HR-Abteilung.
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Zentralklinik Bad Berka
Die digitale Gehaltsabrechnung schafft mehr Zeit fürs Wesentliche bei der Zentralklinik Bad Berka.
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UKS Universitätsklinikum des Saarlandes
Das Universitätsklinikum des Saarlandes verschickt digitale Gehaltsabrechnungen mit d.velop postbox
Vorteile der digitalen und rechtssicheren Zustellung von Geschäftspost
Kosten sparen und mehr Zeit fürs Wesentliche schaffen
- Kosteneinsparung durch Wegfall von Papier, Porto, Druck, Kuvertierung & weiterer Arbeitsaufwände
- Zeitersparnis für Kolleg:innen, die sich wieder auf effizienzsteigernde Projekte konzentrieren können.
- Höchste Sicherheitsstandards für die gesamte Zustellung und darüber hinaus (Nachweise, Transport- und Ablageverschlüsselung sowie deutsches Rechenzentrum).
- Nachhaltige Prozesse sowie reduzierter Papier- und Wasserverbrauch
- Hohe Wiedererkennung durch Möglichkeit des individuellen Brandings der d.velop postbox im Look & Feel Ihrer Organisation.
- Hybride Post – Zustellung der Dokumente digital und, wenn gewünscht, postalisch an „nicht digitale“ Empfänger:innen.
- Einfaches Onboarding sowie problemlose Integration in Bestandssysteme.
Persönliche Dokumente im digitalen Briefkasten
- Zeitersparnis, da kein Abheften von Papierdokumenten mehr notwendig ist.
- Persönliche Dokumente an einem Ort und immer griffbereit auf dem Smartphone mit der d.velop postbox App.
- Einmalige Registrierung bei lebenslanger, kostenfreier Nutzung des digitalen Briefkastens.
- 2GB Speicherplatz inklusive für weitere persönliche Dokumente
- Briefkommunikation digitalisieren und Dokumente von verschiedenen Versendern wie Banken, Versicherungen, Ämtern und Behörden erhalten.
- Dokumente an Dritte teilen und sich somit bidirektional austauschen.
- Nachhaltige Büroarbeit und damit eine Verringerung des CO2-Fußabdrucks sowie weniger Papiermüll.
Erfahren Sie, warum Sie Ihre Dokumente digital zustellen sollten
Fragen und Antworten zur digitalen Postzustellung
Mit der digitalen Postzustellung der d.velop können Dokumente jeglicher Art verschlüsselt zugestellt, mit Kontakten oder Dritten geteilt sowie abgespeichert werden. Die Softwarelösung d.velop postbox ist für die Zustellung sensibler Dokumente hervorragend geeignet, weil die digitale Zustellung DSGVO-konform und unter höchsten Sicherheitsstandards abläuft. Beispiele sind Arbeitsvertragsunterlagen, Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen oder Sozialversicherungsbescheinigungen.
Es gibt zahlreiche Vorteile der digitalen Postzustellung für Ihr Unternehmen. Sie sparen mit der Lösung d.velop postbox beispielsweise Kosten und Zeit durch die digitale Zustellung und entlasten so auch die Mitarbeitenden Ihrer HR-Abteilung langfristig. Durch die digitale und rechtssichere Zustellung können Dokumente in Echtzeit mit Zustellnachweis zugestellt werden. Ein weiterer Vorteil für Ihr Unternehmen: Sie haben keinen zusätzlichen Aufwand durch mühsame Stammdatenpflege, da alle Änderungen von der/dem Nutzer:in vorgenommen werden. Nutzen Sie darüber hinaus das volle Potenzial der d.velop postbox durch die Einbindung der digitalen Unterschrift. So können Sie Vertragsunterlagen nicht nur rechtssicher zustellen, sondern ebenfalls direkt in der d.velop postbox signieren.
Ihre Mitarbeitenden können in der d.velop postbox Dokumente jeglicher Art einfach und sicher aufbewahren. Bei der Zustellung eines neuen Dokuments erhalten Ihre Mitarbeitenden eine automatische Benachrichtigung per E-Mail oder bei der Nutzung der App per Push-Benachrichtigung. Darüber hinaus bietet die d.velop postbox über den beruflichen Kontext hinaus großes Potenzial. Denn diese ist auch privat kostenlos nutzbar und bietet bis zu 2GB Platz für eigene Dokumente. Auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist die d.velop postbox unbefristet nutzbar, um den Zugriff auf die Dokumente weiterhin zu ermöglichen.
Nehmen wir das Beispiel der digitalen Gehaltsabrechnung. Durch die digitale Zustellung der Gehaltsdokumente fallen Kosten für Druck, Kuvertierung, Porto sowie Arbeitsaufwände weg. Schauen wir uns nur die Druckkosten an, können bei 500 Mitarbeitenden und durchschnittlich 6.000 gedruckten Seiten pro Jahr insgesamt 5.260€ jährlich eingespart werden. Bezieht man alle Kosten mit ein, so lassen sich durch die Einführung der digitalen Zustellung etwa 50% der Kosten einsparen. Kalkulieren Sie jetzt Ihr persönliches Einsparpotenzial mit unserem ROI-Rechner.
Die d.velop postbox wurde nach höchsten Sicherheitsstandards in Deutschland entwickelt und wird nach deutschem Recht betrieben. Das Rechenzentrum besitzt eine ISO-27001- sowie Trustee-Cloud-Zertifizierung. So ist gewährleistet, dass jedes Dokument verschlüsselt und DSGVO-konform zugestellt und abgespeichert wird – nach aktuellem Industriestandard mit AES-256-bit. Mehr zum Thema Datensicherheit finden Sie hier.
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und d.velop postbox live erleben!
Erfahren Sie in einem Gespräch mit dem d.velop Experten Michael Gehling, wie auch Sie eine digitale Dokumentenzustellung in Ihrem Unternehmen erfolgreich etablieren. Gerne präsentiert er Ihnen die Software in einer individuellen Live-Demo.