Der „Megatrend“ Digitalisierung ist in aller Munde und viele Unternehmen haben erkannt, dass auch das Management von Daten und Dokumenten ein zentraler Aspekt dieser Entwicklung ist. Und was passiert in puncto Vertragsverwaltung? Was das ist und an welchen 5 Kriterien man eine sehr gute Software für digitales Vertragsmanagement erkennt, erklären wir in diesem Blogartikel.
Digitales Vertragsmanagement ist heute ein Muss
Unternehmen sind auf der Suche nach einer Möglichkeit, um Aktenkellern und Excel-Listen Lebewohl sagen zu können. Allerdings kann die optimale Software für Vertragsmanagement noch viel mehr.
Dokumente werden mithilfe von Dokumentenmanagement-Systemen digitalisiert, Geschäftsprozesse können auf elektronischem Wege abgewickelt werden, analoge Aktenordner verschwinden aus unserem Arbeitsalltag und die DSGVO wird durch ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten beachtet. Zusätzlich zu den Aufgaben eines Dokumentenmanagements kommen die Herausforderungen der Vertragsverwaltung, die ebenfalls zunehmend digital abgewickelt werden muss.
Doch wie finde ich das richtige digitale Vertragsmanagement für mich?
Der Unterschied zwischen gutem und sehr gutem digitalen Vertragsmanagement: Die Software
Vertragsmanagement umfasst die „Betreuung der vertraglichen Verhandlungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, die Implementierung von Verträgen und die Vornahme von Vertragsänderung aus technischen, terminlichen, personellen oder finanziellen Gründen.“*1.
Ein gutes digitales Vertragsmanagement sollte diesen Prozess unterstützen, denn Unternehmen werden immer agiler und sind zunehmend auf die Flexibilität angewiesen, von überall auf die Verträge zugreifen zu können.
Doch möchte man die Vorzüge eines sehr guten digitalen Vertragsmanagements genießen, so kommt man um den Einsatz von entsprechender Software nicht herum.
5 unschlagbare Vorteile einer sehr guten digitalen Vertragsmanagement Software
1. Vorgangsmanagement und Vertragslebenszyklus
Eine Software für ein Vertragsmanagement stellt sicher, dass ein Vertrag über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg im Blick behalten werden kann. Von der Anbahnung, über die Unterzeichnung bis hin zur Definition und Einhaltung von Fristen wird der Benutzter von der Software begleitet und durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen unterstützt, damit alle wichtigen Aspekte für einen gültigen Vertrag und den damit einhergehenden Aufgaben (Zahlungen, Kündigungen etc.) beachtet werden.
2. Individuelle Konfiguration der Benutzer-Oberflächen
Die unterschiedlichsten Fachabteilungen arbeiten mit Verträgen, deren Erstellung, Anpassung und Abklärung. Integriert in diese Prozesse sind häufig der Einkauf, verschiedenste Fachabteilungen wie z.B. IT sowie die Rechtsabteilungen. Die Anforderungen an die Software variieren dementsprechend je nach Zuständigkeitsbereich und konkreter Aufgabenstellung.
Damit jeder optimal mit dem Vertragsmanagement-System arbeiten kann, bietet eine sehr gute Software die Möglichkeit, einzelne Bereiche in den Benutzer-Oberflächen individuell nach den eigenen Bedürfnissen anzuordnen und einzustellen. Somit lassen sich Konfigurationen zur individuellen Navigation einrichten und die Sichtbarkeit sowie Reihenfolge unterschiedlicher Oberflächenbereiche im Handumdrehen anzupassen.
So wird ein intuitives und effektives Arbeiten für jede Abteilung sichergestellt, da unwichtige/ungenutzte Funktionen einfach ausgeblendet werden können und somit keine Verwirrungen oder Ablenkungen entstehen.
3. Wichtige Unterlagen zum Vertrag stets verfügbar
Mit d.3one oder d.velop documents for Microsoft 365 als Grundlage wird das Vertragsmanagement auf Basis eines professionellen Dokumentenmanagements betrieben.
Wichtige Unterlagen, die zur Vertragserstellung oder Definition der Fristen nötig sind, können in einem digitalen Vertragsmanagement abgelegt werden. Dazu gehören beispielsweise Ausschreibungen oder Korrespondenzen via E-Mail, aber natürlich auch der eigentliche Vertrag mit seinen Anlagen. Damit all diese Informationen schnell zugänglich sind, können sie in ein und demselben System gefunden, angezeigt und nachgepflegt werden. Damit ist kein Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Fenstern oder sogar Applikationen mehr nötig, denn alle vertragsrelevanten Unterlagen werden in einem Vertragsvorgang zusammengeführt.
4. Vertragstypische Funktionen sind angebunden
Klar, Excel ist tot, zumindest wenn es um digitales Vertragsmanagement geht. Allerdings arbeiten viele Unternehmen im Hinblick auf die Verteilung von Informationen noch immer mit Excel-Ansichten. Eine Excel Export Funktion ist daher für viele Nutzer als vertragstypische Funktion noch nicht wegzudenken und in einer sehr guten Software für digitales Vertragsmanagement vorhanden.
Zu diesen vertragstypischen Funktionen zählt auch die Abstimmung und Kommunikation, z.B. mit Vertragspartnern. Daher bietet ein sehr gutes Vertragsmanagement die Möglichkeit der Integration in den E-Mail-Client. Somit sind alle wichtigen Informationen aus Mails jederzeit im Kontext des Vertrags verfügbar.
5. Die Fristen immer im Blick
Stell Dir vor, Du bist Mitarbeiter in einem mittelständischen Unternehmen. Du hast eine Vielzahl an Vertragspartnern und dementsprechend eine Vielzahl an Zahlungs- und Kündigungsfristen. Um all diese Daten im Blick behalten zu können, muss ein digitales Vertragsmanagement einen Fristenkalender in petto haben. Eine gute Übersicht wird dabei durch die grafische Darstellung der Laufzeiten und Fristen zum Vertrag in einem Zeitstrahl geschaffen. Ein digitales Vertragsmanagement bietet zudem folgende Optionen:
- Möglichkeit zur Erfassung von beliebig vielen Fristen pro Vertrag
- Automatische systemseitige Verlängerung von Verträgen (rollierende Verträge) sowie automatische Neuberechnung von Kündigungsfristen
- Fristenberechnung mit Hilfe von Stichtagen und Rhythmen
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