Suchst Du Deine Verträge noch oder verwaltest Du schon?

Stell Dir vor, Du bist Mitarbeiter in einem mittelständischen Unternehmen. Du hast eine Vielzahl an Vertragspartnern. Eines Tages wirst Du von einem Dienstleistungsunternehmen angerufen, in dem es um einen Vertrag und seine Details geht. Ein paar Tage später ruft Dich ein Kollege aus der Rechtsabteilung an und fragt nach einem konkreten Lieferantenvertrag, da dort Neuverhandlungen anstehen. Dir raucht der Kopf: Wer ist eigentlich vertragsverantwortlich für all unsere Verträge? In welchem Ordner finde ich die Verträge und wo? Gibt es eine Übersicht? Verträge verwalten kann zur Herausforderung werden.

Aber bevor wir uns Deiner Herausforderung und der damit verbundenen Spurensuche widmen, gehen wir einen Schritt zurück und klären die Grundlagen.

Verträge verwalten: Die Vertragsarten nach BGB

Wir begegnen im Leben einer Vielzahl von Situationen, in denen wir im beruflichen oder privaten Kontext mit Verträgen zu tun haben. Das Bürgerliche Gesetzbuch ist bei Fragen rund um Verträge eine sichere Quelle. Schauen wir uns also zuerst einmal die unterschiedlichen Vertragsarten [1] an:

• Kaufvertrag 433 BGB: Verschaffung des Eigentums an einer Sache gegen Kaufpreis.
• Tauschvertrag 480 BGB: ein Vertrag, bei dem Du dich über Übergabe und Übereignung einer Tauschsache einigst.
• Darlehensvertrag 488 BGB (insbesondere Verbraucherdarlehen § 491 BGB): Zurverfügungstellung eines Geldbetrages gegen Zinszahlungen und Rückzahlung bei Fälligkeit des Geldbetrags.
• Mietvertrag 535 BGB: Du nutzt eine Mietsache während eines bestimmten Zeitraumes und zahlst Miete.
• Pachtvertrag 581 BGB: Du gebrauchst einen verpachteten Gegenstand inklusive Fruchtgenuss und zahlst ein Entgelt an den Pächter. Der Unterschied zum Mietvertrag besteht darin, dass der Pächter im Vergleich zum Mieter die Erträge behalten darf, die er mit dem gepachteten Gegenstand erwirtschaftet hat (=Fruchtgenuss).
• Leihvertrag 598 BGB: Unentgeltlich darfst Du eine Sachen für eine bestimmte Zeit gebrauchen.
• Sachdarlehensvertrag 607 BGB: Hierbei überlässt Du eine vereinbarte, vertretbare Sache gegen Zahlung eines Darlehensentgelts. Du regelst die Rückerstattung von dieser Sache gleicher Art, Güte und Menge bei Fälligkeit des Vertrags. Der Unterschied zum Leihvertrag liegt insbesondere darin, dass nicht dieselbe Sache wieder zurückgegeben wird, sondern nur eine ähnliche.
• Dienstvertrag 611 BGB: Hier erhältst Du eine Leistung, versprochener Dienste jeder Art und vergütest den Dienstleister.
• Werkvertrag 631 BGB: Du bezahlst ein Entgelt für die Herstellung des versprochenen Werks (Herstellung oder Veränderung einer Sache). Der Unterschied zum Dienstvertrag besteht darin, dass ein bestimmter Erfolg geschuldet wird.
• Geschäftsbesorgungsvertrag 675 BGB: Hier geht es um eine selbstständige, wirtschaftliche Tätigkeit im Interesse eines anderen. Oftmals sind dies somit Dienst- oder Werkvertrag, der eine Geschäftsbesorgung zum Gegenstand hat. Beispiel: Durch eine Arbeitsleistung, Dienstleistung oder Werkleistung wird eine Tätigkeit besorgt, die dem Auftraggeber obliegt, aber die er aber nicht selbst ausführt. Dies können zum Beispiel Tätigkeiten mit Freiberuflicher oder Geschäfte mit Spediteuren sein.
• Gesellschaftsvertrag 705 BGB: Vertrag zur Förderung der Erreichung eines gemeinsamen Zwecks und/oder Leistung der vereinbarten Beiträge.
• Bürgschaftsvertrag 765 BGB: Du bürgest für jemanden anderen, was so viel heißt wie, dass Du für die Erfüllung der Verbindlichkeit eines Dritten einstehst.

Verträge verwalten: Ohne Software bleibt es unübersichtlich

Das können ziemlich viele Verträge werden, die ein Unternehmen verwalten muss! Eine sehr bekannte Enzyklopädie definiert den Umgang mit Verträgen als Vertragsmanagement. Diese „bezeichnet alle Tätigkeiten im Rahmen des Projektmanagements, die sich mit der Entwicklung, Verwaltung, Anpassung, Abwicklung und Fortschreibung der Gesamtheit aller Verträge beschäftigt.“ [2]

Jeder einzelne Vertrag wiederum besteht aus unterschiedlichen Phasen, wie die folgende Grafik zeigt:

Wie kann es also sein, dass ein „Stück“ Papier, welches in einem Unternehmen so viele Berührungspunkte hat und so viel Zeit in Anspruch nimmt, so wenig „Liebe und Fürsorge“ entgegengebracht wird? Dass sich Kollegen beispielsweise durch Telefonlisten wählen müssen, um an erforderliche Information zu gelangen und letztendlich vielleicht sogar gar nicht wissen, dass Sie einen Vertrag kündigen sollten oder welche die aktuelle Version des Vertrages ist?

Und jetzt?

Widmen wir uns erneut unserem einleitenden Beispiel. Wohl oder übel wirst Du Dich jetzt kurzfristig auf den physischen Weg der Suche begeben müssen, um die erforderlichen Informationen für Deine Kollegen herauszufinden. Langfristig solltest Du Dich aber umorientieren und Deine Verträge mithilfe eines effektiven und vor allem digitalen Vertragsmanagement verwalten, denn in jeder Phase des Vertragslebenszyklus kann Dir ein digitales Vertragsmanagementsystem beim Verträge verwalten behilflich sein:

1. Anbahnung

In der initialen Gesprächsphase mit Vertragspartnern werden sicherlich schon die ein oder anderen relevanten Informationen für den späteren Vertrag geteilt und thematisiert. Bereits von Beginn kann ein digitales Vertragsmanagement hier unterstützen, indem die Stammdaten zum Vertrag eingepflegt und für alle mitwirkenden Parteien sichtbar an einer zentralen Stelle im Unternehmen verfügbar gemacht werden. Definiere Deine Vertragstypen als Standard und pflege Detailinformationen zu Deinen Vertragspartnern, deren Rollen und Ansprechpartner ein. So kannst Du schneller einen neuen Vertrag erstellen.

2. Erstellung eines Vertrags

Natürlich können mit Hilfe von bereitgestellten Dokumentvorlagen schnell und einfach Vertragsdokumente aus dem System erstellt werden. Die bereits gepflegten Stammdaten werden direkt in das Vertragsdokument übernommen, sodass im besten Fall keine weiteren Änderungen vorgenommen werden müssen.

3. Prüfung und Freigabe

Sammel alle relevanten Vertragsdokumente in einer elektronischen Vertragsakte und stelle diese allen berechtigten Mitarbeitern schnell und zentral zur Verfügung. Dokumentenmanagementfunktionen helfen Dir bei der Bearbeitung und Versionierung von Dokumenten bis hin zur finalen Version. Mit Hilfe von Aufgaben kannst Du anschließend direkt und standardisiert die notwendigen Freigabemechanismen über das System inkludieren.

4. Unterzeichnung

Innerhalb der Phase zur Unterzeichnung können Erweiterungen zur digitalen Unterschrift integriert und genutzt werden. Barcodeorientierte Scanverfahren erlauben Dir die einfache Digitalisierung der unterschriebenen Rückläufer.

5. Erfüllung

Halte einen ständigen Überblick über den gesamten Vertragsbestand und filtere hier entsprechend nach Deinen gewünschten Kriterien. Gleichzeitig sorgt die visuelle Darstellung für einen schnellen und direkten Einblick des Bestandes.

6. Kündigung bzw. Verlängerung

Lass Dich mithilfe eines digitalen Vertragsmanagement proaktiv an bestehende Fristen erinnern und behalten so den Überblick über Deine Kündigungsfristen oder Verlängerungsoptionen.

Nachdem Du jetzt weißt, welche Verträge es gibt und was der Vorteil eines digitalen Vertragsmanagements ist, bleibt zuletzt wahrscheinlich nur noch die Frage offen, wie Du jetzt am besten anfängst Deine Verträge clever zu verwalten?

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