Wissen Sie, wo Sie relevante Informationen in Ihrem Unternehmen finden? In E-Mails, ERP-Systemen, im CRM- oder DMS-System oder sogar in Briefen? Die Schwierigkeit liegt oft darin, dass zusammengehörige Daten oft nicht am selben Speicherort liegen. Wie soll man da den Überblick behalten und die benötigten Informationen finden? Die Nutzung von Clouddiensten verleiht diesem Thema eine stärkere Relevanz. Unternehmen stehen vor neuen Herausforderungen mit neuem Potential. Nutzen Sie ein modernes und ECM-Systeme mit einer Enterprise Search und betrachten Sie Informationen ganzheitlich für ein cleveres Wissensmanagement.
Unmengen von Daten, die täglich mehr werden
Nach Angaben des statistischen Bundesamts wird die Datenmenge weltweit von rund 8,6 Zettabyte im Jahr 2015 auf rund 160 Zettabyte im Jahr 2025 steigen. Damit wird es dann deutlich mehr Daten als Sandkörner auf den Stränden der Erde geben. Um es sich einmal auf der Zunge zergehen zu lassen, handelt es sich bei einem Zettabyte um eine Zahl mit 21 Nullen – 1.000.000.000.000.000.000.000. [1] Fragt sich nur, wie bewältigen Unternehmen in Zukunft diese Berge an Daten?
Wissensmanagement statt Datensilos
Basierend auf der jeweiligen Rolle eines Mitarbeiters, werden entstehende Daten in unterschiedlichen Applikationen erzeugt. Ein Vertriebler bewegt sich ggf. vornehmlich in einem CRM-System und erzeugt dort Angebote. Seine Korrespondenz erfolgt telefonisch oder via E-Mail. Er generiert Begleitschreiben mit Office und strukturiert sich bestenfalls in einem ECM-System. Trotzdem gehören all diese genannten Informationen zu einem Vorgang zusammen und werden auch in einem Vorgang bis zum Abschluss mehrfach benötigt. Sie sollten in Hinblick auf Arbeitsplatzeffizienz schnell und einfach zugreifbar sein. Ohne richtige Werkzeuge, vor dem Hintergrund der Thematik des Digital Workspace, sucht jeder Mitarbeiter unter Umständen in jedem der genannten Applikationen und versucht die Zusammenhänge selbst herzustellen.
Wissensmanagement – ein Wettbewerbsvorteil
Die gezielte Bereitstellung von Informationen zur Schaffung von Mehrwerten nennt man Wissensmanagement. Bei einer Haufe Studie erkannten 90% der befragten Unternehmen einen Zusammenhang zwischen Wissensproduktivität und dem eigenen Wettbewerbserfolg. Für 71 % der befragten Unternehmen war die Suche nach den benötigten Informationen zu kompliziert und führte im Zweifel zu kostspieligen Fehlentscheidungen. Schnelle Zugriffe auf Informationen verändern mittlerweile alle Stufen der Wertschöpfungskette und stellen für gut aufgestellte Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil dar. Die Digitalisierung birgt dabei enormes Potential. [2]
Eine unternehmensweite digitale Transformation berücksichtigt dabei nicht ausschließlich analoge Daten, sondern verbessert insgesamt die geschilderte Ausgangssituation und beschleunigt somit die Wertschöpfung.
„d.velop enterprise search“ als Lösungsansatz
Die sogenannte „d.velop enterprise search“, oder unternehmensweite Suche, die mit nur einer Suchanfrage digital im Unternehmen befindliche Datentöpfe durchsucht, stellt dabei ein Werkzeug dar, um Ihren Mitarbeitern einen einzigen Zugriffspunkt zu allen benötigten Informationen anzubieten. Zum Beispiel bringt die Suche nach einem Kundenvorgang alle relevanten Informationen eines ganzheitlich betrachteten Geschäftsvorfalls in ein einziges Suchresultat. Sei es die Korrespondenz zum Angebot oder die passende Info zu einer Rückfrage, die Ihrem Kunden das gute Gefühl gibt, das sie der richtige und kompetente Partner für seine Anforderungen sind. So verbessern Sie Ihr Wissensmanagement mit nur einer Funktion: Enterprise Search.
Enterprise Search – der zentrale Zugriffspunkt
Wir verfolgen dabei nicht den klassischen schwergewichtigen Ansatz inkl. Crawler- und Index Servern, sondern haben mit einer App in der d.velop Plattform eine offene und leichtgewichtige Lösung erstellt, die verschiedenste Datensilos und Drittsysteme mit einem Bausteinmodel andockbar macht. Bereits jetzt können Systeme, wie natürlich d.3, MS Exchange, Google Drive, MediaWiki oder der OpenSearchServer durchsucht und angebunden werden. Letzteres unterstützt bei der Durchsuchung von Webseiten oder Dateisystemen. Viele weitere Bausteine sind in Planung oder können sogar selbst erstellt werden.
Datensicherheit durch Zugriffskontrolle
Jegliche Suche erfolgt dabei im Benutzerkontext, unter Berücksichtigung seiner Berechtigungen, performant in Real Time auf den angedockten Systemen. Informationen müssen nicht redundant in ein Zielsystem synchronisiert werden und sind somit stets aktuell.
Wissensmanagement – zeit- und ortsunabhängiger Zugriff
Die Vorteile liegen auf der Hand. Durch schnelle Zugriffe zum richtigen Zeitpunkt auf die richtigen Informationen steigt die Mitarbeiterproduktivität. Sowohl Unterstützungs-, als auch Kernprozesse werden durch weniger frustrierende Zeit in der Suche optimiert, laufen effizienter und steigern die Wertschöpfung auf allen Ebenen. Alle Mitarbeiter werden wissenszentriert unterstützt.
In der heutigen Zeit basiert auf diesen Dingen Ihr Wettbewerbsvorteil.
Ihr persönlicher Ansprechpartner zur Enterprise Search
Bei Rückfragen und Interesse an der d.velop enterprise search wenden Sie sich gerne an den Ansprechpartner und Product Owner Andre Thesker oder besuchen Sie uns auf unserem jährlichen d.velop forum.
[1] https://www.destatis.de/DE/UeberUns/UnsereZiele/DigitaleAgenda.pdf?__blob=publicationFile
[2] https://www.faktor4-beratung.de/sites/default/files/haufe-studie-wissen-in-unternehmen.pdf<!-
Kommentare
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Gordon März 25, 2019
Hallo, wenn Sie dem Link der Fussnote [1] - destatis -> mit Ziel: "DigitaleAgenda.pdf" folgen, dann bekommen Sie einen 404 Error.
Carolin Ostendarp Mai 28, 2019
Hallo Gordon, danke für den Hinweis. Wir kümmern uns darum, dass der richtige Link eingesetzt wird.
Jens Waldmann April 3, 2019
Klingt prinzipiell nach einem guten Ansatz. Ich stelle mir nur die Frage, ob dieses Vorgehen auch so performant für den Anwender ist, als wenn man eine Unternehmenssuche mit Crawls und Index-Servern im Einsatz hat?
Habe ich es richtig verstanden, dass man einen eigenen OpenSearchServer benötigt, sofern man z.B. das Dateisystem mit anbinden möchte? Wäre es auch möglich die Ergebnisse eines MS SharePoint EnterpriseSearch-Servers mit einzubinden, um so zumindest eine einheitliche Suchoberfläöche für den Anwender zu haben?
Carolin Ostendarp Mai 29, 2019
Hallo Herr Waldmann, bislang haben wir keine negativen Erfahrungen in puncto Performance gemacht. Das liegt unter anderem daran, dass wir durch unseren Ansatz die bereits bestehenden Indexe der Quellsysteme verwenden. Denn auch ein Microsoft Exchange baut einen Suchindex auf, um die Suche zu ermöglichen.
Unser Ansatz basiert auf der Theorie, dass beinahe jedes System eine performante Suche implementiert, denn oftmals ist die Suche der Einstieg in das jeweilige Quellsystem. Wenn die Suche innerhalb des Quellsystems performant ist, ist auch die Suche mittels d.velop enterprise search performant. Genau, wir verwenden aktuell das OpenSource-Tool OpenSearchServer für das Durchsuchen von Dateisystemen. Hier haben wir die Herausforderung, dass ein Dateisystem keinen Suchindex besitzt, daher müssen wir hier selbst einen Suchindex aufbauen, den wir durchsuchen können.
Als ersten Lösungsansatz haben wir hier den OpenSearchServer angebunden. Mit dessen Hilfe lassen sich Dateisysteme und Webseiten durchsuchen.
Wir planen aktuell aber auch weitere Suchindexe für Dateisysteme und Webseiten anzubinden. So entsteht z.B. gerade eine Kooperation mit der INFINIT SERVICES GMBH und eine Anbindung an eine Elasticsearch-Datenbank ist ebenfalls denkbar.
Unser schlanker Ansatz ermöglicht uns hier die maximale Flexibilität. Mir ist nicht bekannt, ob die MS Sharepoint Enterprise Search-Lösung eine Schnittstelle besitzt, die wir verwenden können, um auch deren Ergebnisse in unserer Oberfläche anzuzeigen. Zu dem Szenario hätte ich ein, zwei Fragen: • Welche Systeme haben Sie in der MS Sharepoint-EnterpriseSearch-Lösung angebunden?
Meines Wissens, werden die Systeme hier ebenfalls durch das Standard-Protokoll OpenSearch angebunden, welches wir im d.velop enterprise search ebenfalls unterstützen. Somit könnten die externen Systeme direkt an d.velop enterprise search angebunden werden • Wollen Sie lediglich mit d.velop enterprise search MS Sharepoint oder demnächst MS Sharepoint Online durchsuchen?
Hier entwickeln wir gerade einen weiteren Provider. Dieser wird voraussichtlich in Q3 2019 freigegeben. Sollten noch weitere Fragen offen geblieben sein wir diese auch gerne in einem persönlichen Gespräch beantworten.