Haben Sie sich schon einmal Gedanken gemacht, wo sich in Ihrem Unternehmen überall relevante Informationen befinden? In E-Mail Korrespondenzen, ERP System, CRM System, Wiki-Datenbanken, DMS System, Briefen oder noch auf der guten alten Dateifreigabe? In der heutigen Welt produziert jeder Mitarbeiter in seinem Alltag große Datenmengen. Dabei entstehen diese eigentlich zusammenhängenden Informationen häufig über Ablage- und Applikationsgrenzen hinweg. Die immer stärkere verteilte Nutzung von Diensten fördert diese Entwicklung. Gerade die Nutzung von Clouddiensten verleiht diesem Thema eine immense Relevanz. Das stellt die Unternehmen vor neue Herausforderungen, bietet aber gleichzeitig enormes Potential, wenn diese Informationen ganzheitlich betrachtet und genutzt werden können.

Wissensmanagement statt Datensilos

Jeden Tag generieren Ihre Kollegen und Mitarbeiter neue Daten und Informationen. Nach Angaben des statistischen Bundesamts wird die Datenmenge weltweit von rund 8,6 Zettabyte im Jahr 2015 auf rund 160 Zettabyte im Jahr 2025 steigen. Damit wird es dann deutlich mehr Daten als Sandkörner auf den Stränden der Erde geben. Um es sich einmal auf der Zunge zergehen zu lassen, handelt es sich bei einem Zettabyte um eine Zahl mit 21 Nullen. [1]

Basierend auf der jeweiligen Rolle eines Mitarbeiters, werden diese Daten in unterschiedlichen Applikationen erzeugt. Ein Vertriebler bewegt sich ggf. vornehmlich in einem CRM System und erzeugt dort Angebote. Seine Korrespondenz erfolgt telefonisch oder via E-Mail. Er generiert Begleitschreiben mit Office und strukturiert sich bestenfalls in einem ECM System. Trotzdem gehören all diese genannten Informationen zu einem Vorgang zusammen und werden auch in einem Vorgang bis zum Abschluss mehrfach benötigt. Sie sollten in Hinblick auf Arbeitsplatzeffizienz schnell und einfach zugreifbar sein. Ohne richtige Werkzeuge, vor dem Hintergrund der Thematik des Digital Workspace, sucht jeder Mitarbeiter unter Umständen in jedem der genannten Applikationen und versucht die Zusammenhänge selbst herzustellen.

Nutzen Sie Ihre Potentiale

Die gezielte Bereitstellung von Informationen zur Schaffung von Mehrwerten nennt man Wissensmanagement. Bei einer Haufe Studie erkannten 90% der befragten Unternehmen einen Zusammenhang zwischen Wissensproduktivität und dem eigenen Wettbewerbserfolg. Für 71 % der befragten Unternehmen war die Suche nach den benötigten Informationen zu kompliziert und führte im Zweifel zu kostspieligen Fehlentscheidungen. Schnelle Zugriffe auf Informationen verändern mittlerweile alle Stufen der Wertschöpfungskette und stellen für gut aufgestellte Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil dar. Die Digitalisierung birgt dabei enormes Potential. [2]

Eine unternehmensweite digitale Transformation berücksichtigt dabei nicht ausschließlich analoge Daten, sondern verbessert insgesamt die geschilderte Ausgangssituation und beschleunigt somit die Wertschöpfung.

„d.velop enterprise search“ als Lösungsansatz

Die sogenannte „d.velop enterprise search“, oder unternehmensweite Suche, die mit nur einer Suchanfrage digital im Unternehmen befindliche Datentöpfe durchsucht, stellt dabei ein Werkzeug dar, um Ihren Mitarbeitern einen einzigen Zugriffspunkt zu allen benötigten Informationen anzubieten. Zum Beispiel bringt die Suche nach einem Kundenvorgang alle relevanten Informationen eines ganzheitlich betrachteten Geschäftsvorfalls in ein einziges Suchresultat. Sei es die Korrespondenz zum Angebot oder die passende Info zu einer Rückfrage, die Ihrem Kunden das gute Gefühl gibt, das sie der richtige und kompetente Partner für seine Anforderungen sind.

Wir verfolgen dabei nicht den klassischen schwergewichtigen Ansatz inkl. Crawler- und Index Servern, sondern haben mit einer App in der d.velop Plattform eine offene und leichtgewichtige Lösung erstellt, die verschiedenste Datensilos und Drittsysteme mit einem Bausteinmodel andockbar macht. Bereits jetzt können Systeme, wie natürlich d.3, MS Exchange, Google Drive, MediaWiki oder der OpenSearchServer durchsucht und angebunden werden. Letzteres unterstützt bei der Durchsuchung von Webseiten oder Dateisystemen. Viele weitere Bausteine sind in Planung oder können sogar selbst erstellt werden.

Jegliche Suche erfolgt dabei im Benutzerkontext, unter Berücksichtigung seiner Berechtigungen, performant in Real Time auf den angedockten Systemen. Informationen müssen nicht redundant in ein Zielsystem synchronisiert werden und sind somit stets aktuell.

Die Vorteile liegen auf der Hand. Durch schnelle Zugriffe zum richtigen Zeitpunkt auf die richtigen Informationen steigt die Mitarbeiterproduktivität. Sowohl Unterstützungs-, als auch Kernprozesse werden durch weniger frustrierende Zeit in der Suche optimiert, laufen effizienter und steigern die Wertschöpfung auf allen Ebenen. Alle Mitarbeiter werden wissenszentriert unterstützt.

In der heutigen Zeit basiert auf diesen Dingen Ihr Wettbewerbsvorteil.

Bei Rückfragen und Interesse an der d.velop enterprise search wenden Sie sich gerne an den Ansprechpartner und Product Owner Andre Thesker oder besuchen Sie uns auf dem d.velop forum am 15. und 16. Mai 2019 in Berlin.

[1] https://www.destatis.de/DE/UeberUns/UnsereZiele/DigitaleAgenda.pdf?__blob=publicationFile

[2] https://www.faktor4-beratung.de/sites/default/files/haufe-studie-wissen-in-unternehmen.pdf