Die automatische Verarbeitung von Eingangsrechnungen und die digitale Rechnungsfreigabe ist im Microsoft-Universum eine ungelöste Problematik. Sowohl in Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations (F&O) als auch in der Vorgängerversion Dynamics AX 2012 fehlen hierfür Funktionalitäten innerhalb der Software. Viele Führungskräfte und auch Endanwender:innen, die das Thema der Rechnungsverarbeitung und -freigabe im Unternehmen verantworten, beschäftigt dies. Warum genau? Weil die unterschiedlichen Teilprozessschritte nicht automatisch ineinandergreifen und infolge dessen Etliches an manueller Arbeit geleistet werden muss.
Zwar lassen sich durch die Power Automate Plattform einige Prozessschritte in der Microsoft Dynamics F&O Rechnungsfreigabe automatisieren. Dies erfordert jedoch Know-how sowie ausreichend Zeit für die Implementierung. Abgesehen davon ist die Pflege der individuell geschaffenen Workflow-Lösung aufwändig.
In diesem Artikel erfahren Sie deshalb, was die wichtigsten Grundlagen der digitalen Rechnungsverarbeitung und Rechnungsfreigabe sind. Und an welchen Stellen Microsoft Dynamics F&O diese Grundlagen im Standard nicht bedienen kann. Zudem gibt er einen Ausblick, wie auch in Microsoft Dynamics 365 F&O die digitale Rechnungsverarbeitung und -freigabe durch sofort einsetzbare Workflows genutzt werden können.
Was benötigt es zur effizienten Rechnungsfreigabe in Microsoft Dynamics 365 F&O?
Bevor es ins Detail geht, schauen wir kurz auf die vier unterschiedlichen Teilprozessschritte, die sich in der Rechnungsverarbeitung und -freigabe – losgelöst vom spezifischen ERP-System – im Allgemeinen etabliert haben:
- Entgegennahme der Rechnung (z.B. als PDF- oder XRechnung via E-Mail, Papierrechnungen)
- (Automatische) Klassifizierung der Eingangsrechnung gegen Stammdaten im ERP
- Ausführung eines Freigabeworkflows
- Erzeugung eines gebuchten Rechnungsbelegs im ERP
Nachstehende Grafik verdeutlicht diesen Prozessfluss schematisch:
Aus Anwendersicht ist dieser Freigabeprozess eher unspektakulär. Schließlich erhalten die Anwender:innen nur eine E-Mail, dass eine Rechnung zur sachlichen Prüfung / Freigabe vorhanden ist. Nach einem Klick auf den Link wird die Freigabe ausgeführt – fertig!
Für Unternehmen ergeben sich aber eine Vielzahl an Fragen, wenn Sie eine Rechnungsverarbeitung einführen möchten. Denn in der Definition der Prozesse liegt die Komplexität.
Ein paar Beispiele:
- Welche Verantwortlichkeiten gibt es?
- Benötigen wir unterschiedliche Freigabeworkflows für unterschiedliche Situationen? (z.B.: Intercompany Rechnung vs. monatliche Telefonrechnung vs. klassische Bestellrechnung)
- Welche Betragsgrenzen sind relevant, um zusätzliche Personen zu involvieren?
- Welche Abgleiche benötigen wir? Z.B. gegen Bestellungen oder Wareneingänge?
- Gibt es Toleranzen, innerhalb der die Korrektur einer Rechnung für das Unternehmen nicht wirtschaftlich ist?
Teilprozesse einer digitalen Rechnungsverarbeitung und Rechnungsfreigabe
Nehmen wir jetzt die einzelnen Teilprozessschritte genauer ins Visier. Dabei erfahren wir, welcher Grundlagen es bedarf. Folgerichtig auch, welche Mankos Microsoft Dynamics 365 F&O dabei offenbart.
1) Entgegennahme der Rechnung
In der Vergangenheit war es häufig so, dass Rechnungen vor allem gescannt wurden. Dies hat sich gravierend geändert. Denn immer mehr Rechnungen werden – unter anderem wegen geringerer Kosten und aus Gründen der Nachhaltigkeit – per E-Mail zugestellt. Infolgedessen muss ein modernes System in der Lage sein, Rechnungen aus beiden Eingangskanälen zu verarbeiten.
Zu beachten ist außerdem, dass neben der PDF-Rechnung weitere digitale Rechnungsformate relevant sein können. In Deutschland sind dies vor allem ZUGFeRD- oder X-Rechnungen. ZUGFeRD- und X-Rechnungen sind spezielle Arten von PDF-Rechnungen, bei denen wichtige Metainformationen mitgegeben werden. [Mehr zu den Spezifikationen und Besonderheiten dieser unterschiedlichen Rechnungsformate erhalten Sie auf der ZUGFeRD-Themenseite.]
Trotz aller Digitalisierung, ein Teil der Eingangsrechnungen trifft weiterhin postalisch ein. Deswegen ist bei der Verarbeitung dieser Rechnungen darauf zu achten, ob die Belege z.B. über einen Barcode voneinander getrennt werden können oder ob dies über KI automatisch geschehen kann.
Wo hakt es bei Microsoft Dynamics 365 F&O?
Der komplette Prozess des Scannings von Papierrechnungen und der Entgegennahme digital zugestellter Rechnungen ist kein Bestandteil von Dynamics F+O. Ebenso ist das Auslesen von Belegen nicht enthalten. Rechnungen können nicht direkt aus der Anwendung gescannt und in Dynamics importiert werden
2) Klassifizierung der Eingangsrechnung gegen Stammdaten im ERP
Jegliche Eingangsrechnungsbelege werden über eine OCR-Texterkennung eingelesen. Das bedeutet, dass jede Seite von oben links nach unten rechts ausgelesen wird. Die per KI erkannten Textinformationen werden dann auf Kopf- sowie Positionsebene gegen die Stammdaten im ERP-System abgeglichen.
Die Frage, wie gut die Erkennungsquoten sind, wird in Gesprächen sehr häufig gestellt. Tatsächlich ist zur Beantwortung vor allem relevant, wie gut die Qualität der Stammdaten im zugrundeliegenden ERP-System ist. 😊
Der Schritt der Klassifizierung kann in modernen Lösungen komplett im Hintergrund ablaufen. Das bedeutet, dass eine Eingangsrechnung, die beispielsweise via E-Mail eintrifft, im Hintergrund klassifiziert und dann über die Mitarbeiterfindung automatisch den Weg zum definierten sachlichen Prüfer im Freigabeworkflow findet.
Im Gesamtprozess fällt somit ein Touchpoint heraus. Dies reduziert Komplexität und Arbeitszeit. Arbeitszeit, die Mitarbeiter nutzen können, um sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu fokussieren. Neben weiteren fachlichen Gründen ist in einer solchen Situation ein Rechnungsbuch für die Buchhaltung besonders wichtig. Diese muss das Vertrauen in die Lösung haben und zu jedem Zeitpunkt genau wissen, welche Rechnung in welchem Status unterwegs ist.
Wenn die Klassifizierung vollautomatisch im Hintergrund stattfindet, könnten sich Leser:innen die Frage stellen, wie denn Korrekturen an einer Erkennung vorgenommen werden können.
Dieser Schritt wird in modernen Lösungen direkt aus dem Workflow heraus erledigt.
Wo hakt es bei Microsoft Dynamics 365 F&O?
Eine automatische Klassifizierung ist kein Bestandteil von Microsoft Dynamics 365 F&O. Weder eine OCR zur Texterkennung von Kopf- und Positionsdaten noch eine automatische Seitentrennung sind vorhanden. Auch ein automatischer Abgleich mit der Bestellung oder eine §14-Überprüfung sind nicht möglich.
3) Ausführung des Freigabeworkflows
Der Freigabeworkflow ist für viele Unternehmen das Herzstück des Prozesses. Hier wird entschieden, unter welchen Bedingungen welche Workflowschritte auszuführen sind.
Zum Beispiel kann es bei einer Bestellrechnung, bei der keine Abweichungen zur Bestellung vorliegen der Fall sein, dass diese direkt durchgebucht wird. Der Workflow wird somit gar nicht erst durchlaufen, es erfolgt eine sogenannte Dunkelbuchung.
Es kann auch der Fall sein, dass durch den Workflow automatisch entschieden wird, welche Personen für welche Freigaben herangezogen werden und ab welcher Freigabegrenze z.B. zusätzliche Personen zu involvieren sind.
Um Mitarbeiter bei der sachlichen Prüfung / Freigabe bestmöglich zu unterstützen ist es zudem hilfreich, wenn Begleitdokumente, wie die Bestellung aus dem ERP, Wareneingangsdokumente, etwaiger Schriftverkehr zur Bestellung etc. direkt im Kontext der Freigabe eingesehen werden kann.
Eine der zentralen Fragen ist dabei, ob der Workflow im führenden ERP-System oder außerhalb, z.B. auf Basis von Microsoft Teams abgebildet sein soll.
Für einen Workflow, der im ERP-System abgebildet ist, spricht die große Integrität und die Möglichkeiten in der Kontierung, da hier direkt auf die Logik des ERP-Systems zugegriffen werden kann.
Für einen Workflow, der außerhalb des Systems abgebildet ist, spricht hingegen die Möglichkeit auch jene Mitarbeiter einzubinden, die nicht über eine ERP-Lizenz verfügen. Zusätzlich ist die Implementierungszeit oftmals deutlich geringer, wenn der Workflow außerhalb der ERP-Systems vorgenommen wird.
Wo hakt es bei Microsoft Dynamics 365 F&O?
Wenngleich Dynamics 365 F&O im Standard schon einige relevante Funktionen enthält, die in einem Freigabeworkflow benötigt werden, so hakt es dann an entscheidenden Stellen doch. So ist eine Dunkelbuchung nicht möglich. Auch Sachkonten-Buchungen können nicht getätigt werden. Geschweige denn, dass Anlagen und Projekte direkt miterfasst werden.
4) Erzeugung eines gebuchten Rechnungsbelegs im ERP
Ist nach dem Durchlauf des Freigabeworkflows auch seitens der Buchhaltung alles in Ordnung, so kann der (Buchungs-)datensatz im ERP-System erzeugt werden:
Je nach Bedarf kann der Buchungsdatensatz auch automatisch durchgebucht werden.
Wo hakt es bei Microsoft Dynamics 365 F&O?
Hier hakt nichts. Die Erstellung einer Buchung darf man ja von einem ERP-System auch erwarten, 😉
So beschleunigen Sie Ihre Rechnungsfreigaben mit Microsoft Dynamics 365 F&O und Teams
Fazit: Sofort einsetzbare Lösungen schließen Lücken in Microsoft Dynamics 365 F&O
Wie Sie gelesen haben fehlen Dynamics 365 im Standard entscheidende Funktionen um eine Rechnungsverarbeitung und Rechnungsfreigabe komplett digital zu gestalten. Mit Power Automate lassen sich zwar individuelle Lösungen erstellen. Wem diese Lösungen aber zu aufwendig in der Implementierung oder nicht ausreichend zur Abbildung eigener Prozesse sind, der kann auf fertige Best Practice Lösungen zurückgreifen. Diese lassen sich schnell ausrollen und anpassen.
Die d.velop Lösung ist zu 100% cloud-basiert und arbeitet eng mit Dynamics 365 F&O zusammen. So sorgt die d.velop Schnittstelle zu Dynamics 365 F&O z.B. dafür, dass Kreditoren- und Bestellstammdaten in der Klassifizierung zur Verfügung stehen. Somit können die Informationen auf der Rechnung mit den Informationen in Dynamics 365 F&O abgeglichen und etwaige Abweichungen erkannt werden. Auch der spätere Übertrag der freigegebenen Rechnung als Dynamics 365 F&O Buchungssatz erfolgt über die d.velop Schnittstelle.
Der eigentliche Workflow ist im Fall der d.velop Lösung außerhalb des ERP-Systems in Teams & SharePoint Online abgebildet.
Für den Fall, dass eine Lieferantenrechnung via E-Mail (z.B. über das Postfach invoices@IhrUnternehmen.de) eingetroffen ist, würde das für die Teilprozessschritte folgendes bedeuten:
- Die Rechnung wird über das Postfach entgegengenommen und automatisch in Teams/SharePoint Online abgelegt.
- Die Klassifizierung des Belegs wird durchlaufen
- Der Workflow startet und es wird automatisch der:die sachliche Prüfer:in ermittelt
- Die sachlich prüfende Person erhält eine E-Mail, die diese auffordert, die Rechnung zu bearbeiten
Wie das konkret aussieht, erfahren Sie in unserem Webinar: So beschleunigen Sie Ihre Rechnungsfreigaben mit Microsoft Dynamics 365 F&O und Teams.