E-Mail-Archivierung mit d.3ecm

Rechtssichere Archivierung – ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung

Überquellende E-Mail-Postfächer sind in vielen Unternehmen keine Seltenheit. Die Flut an versendeten E-Mails und darin enthaltenen Informationen wächst stetig an. Für viele Mitarbeiter ist es meist nicht mehr möglich diese neben der täglichen Arbeit auch effektiv zu archivieren. Die Folge: Eine effiziente Zusammenarbeit zwischen Kollegen und Abteilungen wird teilweise verhindert. Informationen bleiben in Postfächern versteckt, Dateigrößen von E-Mail-Anhängen blockieren die Systeme und Dokumente werden in Postkörben nicht aufgefunden. Vielen scheint die Archivierung von E-Mails im täglichen Arbeitsalltag zu aufwändig und zeitraubend.
Dabei bestehen für die sichere Aufbewahrung von E-Mails sogar gesetzliche Regularien – geregelt in der GoBD. Im schlimmsten Fall drohen arbeitsrechtliche Konsequenzen für IT-Leiter, wenn der Verpflichtung zur Aufbewahrung nicht nachgegangen wird und E-Mails nicht entsprechend archiviert werden.

Die Lösung dbs | mailbox archiver von d.velop

dbs | mailbox archiver unterstützt Sie bei der durchgängigen E-Mail-Archivierung. Mit ihr können Sie alle entscheidenden Voraussetzungen wie Compliance, Nachvollziehbarkeit, Beweissicherung und gesetzliche Regularien der E-Mail-Aufbewahrung konsequent abbilden. E-Mails und das darin enthaltende Wissen können direkt genutzt und den entsprechenden Vorgängen oder Akten zugeordnet werden. So kann die gesamte Kommunikation mit einem Kunden direkt in entsprechende digitale Akten gespeichert werden. Alle weiteren Informationen aus Drittsystemen, z.B. aus Ihrem ERP-System, können ebenfalls dort abgelegt werden. So haben Sie immer alle Akten und Vorgänge vollständig.

dbs | mailbox archiver: Ihre Vorteile auf den Punkt

Integration in Ihre digitale Geschäftswelt

Die über das Journaling archivierten E-Mails können jederzeit in die passenden digitalen Akten integriert werden, wenn Sie es wünschen. Eine Recherche nach den E-Mails ist jederzeit möglich. Natürlich können Sie die Journal-E-Mails in ein autarkes Repository ablegen. Die Wahl bleibt Ihnen überlassen

Eine Lösung für alle Welten

Für beide E-Mail Systeme, IBM Domino und Microsoft Exchange, bietet d.velop eine Lösung an. Wenn Sie z.B. mit der Journalarchivierung für IBM Domino starten und nach 3 Jahren nach Microsoft Exchange wechseln, können Sie die selbe Lösung einsetzen.

Schlankes Ablageformat

Bei der Speicherung der E-Mails im revisionskonformen Format komprimiert die Lösung dbs | mailbox archiver die Dokumente. Dabei wird auch darauf geachtet, dass gleiche E-Mails nur einmal abgelegt werden, indem das System bei jeder Ablage einen Dublettencheck ausführt.

Einfachste Konfiguration

In der einfachen, webbasierten Konfigurationsoberfläche genügt es, wenn Sie nur die nötigsten Werte einpflegen.

Zentrales Monitoring

Das System informiert Sie zu jeder Zeit über alle laufenden Prozesse. Hinweismeldungen werden proaktiv dargestellt. Zudem können Sie jederzeit den Systemstatus einsehen.

Cloud-Unterstützung

Die Verarbeitung und Archivierung ist auch in Verbindung mit Microsoft Exchange online problemlos möglich.

dbs-mailbox-archiver-stastitik

Die Statistikübersicht von dbs | mailbox archiver zeigt alle zu verarbeitenden Aufgaben auf einen Blick.

Highlights

dbs-mailbox-archiver-skalierung

Die Systemarchitektur von dbs | mailbox archiver ist einfach skalierbar.

  • Rechtssichere revisionskonforme E-Mail-Archivierung
  • Den gesetzlichen Regularien entsprechen
  • Wertvolles Unternehmenswissen zentral verfügbar
  • E-Mails automatisch Akten und Vorgängen zuordnen
  • Mailserver entlasten
  • Benutzer nicht belasten
  • Einfach erweiterbar durch weitere Lösungen (Vorgangsmanagement, Eingangsrechnungsverarbeitung etc.)

Modular erweiterbar

In Kombination mit weiteren d.3ecm Lösungen, wie z.B.  d.3one lässt sich der Funktionsumfang der Lösung modular erweitern und individuell anpassen. Geschäftsrelevante E-Mails sind heut zu Tage ein wichtiges Entscheidungskriterium und können mit Hilfe von d.3one nahtlos in Ihren Geschäftsalltag integriert werden.

Erfahren Sie noch mehr zum dbs | mailbox archiver mit d.3ecm in unserer Produktbroschüre:

dbs | mailbox archiver