So wird E-Mail-Kommunikation zum Vergnügen.

Über achtzig Prozent der geschäftsrelevanten Korrespondenz läuft heutzutage über E-Mail. Das modulare d.velop E-Mail-Management hilft Ihnen, diese enorme Informationsmenge in Ihrem Unternehmen clever und effizient zu bewältigen.

E-Mail-Management von d.velop integriert sich nahtlos in Ihren E-Mail-Client. Die E-Mails werden so mit allen übrigen im digitalen Archiv gespeicherten Daten verknüpft. Auf diese Weise haben Sie zu einem bestimmten Vorgang nicht nur die E-Mails, sondern auch alle übrigen Daten einfach und schnell im Blick.

Das E-Mail-Management von d.velop ist damit weit mehr als die Archivierung Ihrer elektronischer Post.

Es liest z.B. geschäftsrelevante Nachrichten und Anhänge inhaltlich aus und bewahrt sie – vorgangsbezogen und übersichtlich – in digitalen Akten langfristig auf: automatisch, zentral und sowohl rechts- als auch revisionssicher.

So stehen alle Informationen – über Volltext oder Attribute abrufbar – unternehmensweit jedem Mitarbeiter jederzeit zur Verfügung. In übergreifenden Geschäftsprozessen sorgt das für Sie für mehr Transparenz und für bessere Nachvollziehbarkeit.

Das E-Mail-Management von d.velop gewährleistet die sichere Einhaltung geltender Aufbewahrungsfristen sowie gesetzlicher und sonstiger Anforderungen an die digitale Datenhaltung wie EUROSOX, Solvency II, GoBD, HGB, AO und/oder die Forderungen des Produkthaftungsgesetzes.

Bei der vorgangsbezogenen Archivierung lassen sich die ein- und ausgehenden E-Mails sowohl anhand direkter als auch indirekter Eigenschaften und entweder per Hand oder automatisch in die jeweilige digitale Kunden-, Lieferanten-, Projekt-Akte einsortieren.

Die Speicherung Ihrer E-Mails im digitalen Archiv reduziert den Speicherbedarf und die Speicherkosten des E-Mail-Servers ganz erheblich. d.velop E-Mail-Management verhindert einen versehentlichen Datenverlust, verkürzt die Dauer der Datensicherung und erübrigt die separate Sicherung von PST-Dateien oder Notes-Datenbanken.

Dafür bietet es Ihnen umfangreiche Dokumentenmanagement-Funktionen wie Versionierung und Checkout/-in, ein einfaches und flexibles Customizing zur Anpassung an individuelle Anforderungen und die Integrationsfähigkeit in bestehende Anwendungen wie Microsoft Outlook, SharePoint oder Office und kann sich so Ihrem Unternehmen nahtlos anpassen.

Darüber hinaus sind mit einer intelligenten Volltext- oder Stichwortsuche archivierte E-Mails schnell gefunden. Mit dem E-Mail-Management verbundene Workflows erhöhen die Prozesseffizienz.

Und sollten die Anforderungen steigen, lässt sich das digitale Archiv ganz einfach skalieren.