Vollautomatisiert.
Intelligent.
Rechtssicher.

In der heutigen Geschäftswelt sind sie kaum weg zu denken. Aber auch im privaten Umfeld funktioniert nur noch wenig ohne Sie: die E-Mail.

Über 80% der geschäftlichen Kommunikation erfolgt heutzutage elektronisch. Die folgen davon erfährt jeder, der tagtäglich mit Ihnen zu tun hat. Die Masse der Informationen die digital versendet werden wachsen stetig. Immer mehr E-Mails treffen ein, werden versendet und müssen gespeichert werden.

Müssen gespeichert werden? Haben Sie das richtig gelesen? Ja, es gibt E-Mails, die müssen Sie im Originalformat speichern. Ein Beispiel hierfür sind E-Mails die steuerrechtlich relevant sind.

Warum eigentlich die E-Mail-Archivierung?

Gesetzliche Anforderungen

Setzen Sie auf Sicherheit, setzen Sie auf die E-Mail-Archivierung von d.velop. Dank der rechtssicheren Speicherung Ihrer Daten und Dokumente und dem damit einhergehenden dem Schutz vor Veränderung, arbeiten Sie Compliance-konform.

Entlastung der Mailserver

Einfache Installation und Konfiguration der Archivierungsoptionen ermöglichen ein ganzheitliches Monitoring der Mailserver. Somit können Postfächer schneller entlastet und Speicherplatz optimiert werden.

Wissen und Prozesse verwalten

E-Mails können nicht nur unternehmensweit zur Verfügung gestellt werden, sondern auch direkt Vorgängen und Akten zugeordnet werden. Mit Prozessautomatisierung zur reibungslosen Digitalisierung Ihrer Abläufe.

Höchste Effizienz bei geringen Kosten.

Durch die Lösung der dvelop AG können SIe alle ein und ausgehenden emails direkt beim versenden oder empfangen rechtskonform archivieren. Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie die Benutzerpostfächer entlasten. Das praktische dabei: eine Dublettenprüfung findet automasiert statt, sodass die selben E-Mails nur ein mal archivert und damit Speicher optimiert wird.
Die E-Mail-Archivierung ist dabei stets auf Ihre Bedürfnisse anpassbar. Mit einfachen Klicks können Sie Ihre Anforderungen umsetzen.

Eine mögliche Einsatzmöglichkeit der E-Mail-Archivierung ist die kombinierte Journalarchivierung. Die sich wie folgt darstellt:

  1. E-Mail trifft am Gateway ein und wird in das Journal kopiert.
  2. Alle E-Mails aus dem Journal werden rechtskonform archiviert
  3. Zu einem definierten Zeitpunkt werden E-Mails aus den Benutzerpostfächern archiviert.
  4. Während der Archivierung findet die Dublettenprüfung statt.
  5. Mit Hilfe einer Verfahrensdokumentation wird Ihr E-Mail-Archivierungsprozess rechtssicher.

Eine Softwarelösung – verschiedene Einsatzöglichkeiten.

Die E-Mail-Archivierung von d.velop kann auf unterschiedliche Weise eingesetzt werden.

  • Journalarchivierung
  • Postfacharchivierung
  • Funktionspostfacharchivierung
  • Manuelle Ablage
  • Kombinierte Archivierung

Entlastung für Postfach und Mitarbeiter

Die Speicherung Ihrer E-Mails im digitalen Archiv reduziert den Speicherbedarf und die Speicherkosten des E-Mail-Servers ganz erheblich. E-Mail-Archivierung von d.velop verhindert einen versehentlichen Datenverlust, verkürzt die Dauer der Datensicherung und erübrigt die separate Sicherung von PST-Dateien oder Archiv-Datenbanken.

Dafür bietet es Ihnen umfangreiche Dokumentenmanagement-Funktionen wie Versionierung und Checkin/-out, ein einfaches und flexibles Customizing zur Anpassung an individuelle Anforderungen und die Integrationsfähigkeit in bestehende Anwendungen wie Microsoft Outlook, SharePoint oder Office und kann sich so Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern nahtlos anpassen.

Mit der nahtlosen Integration in Ihren Mailclient unterstützt das System Ihre Mitarbeiter bei der Suche nach Informationen oder möglichen Ablageorten im Kontext einer E-Mail. Darüber hinaus sind mit einer intelligenten Volltext- oder Stichwortsuche archivierte E-Mails schnell gefunden. Mit dem E-Mail-Management verbundene Workflows erhöhen die Prozesseffizienz.

Und sollten die Anforderungen steigen, lässt sich das digitale Archiv ganz einfach skalieren.

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E-Mails richtig managen

Im Tagesgeschäft darf das Managen des Postfachs kein Problem darstellen. Denn viel zu viel Zeit geht bei dem täglichen Überprüfen und Bearbeiten von E-Mails drauf. Schärfen Sie Ihren Benutzerfokus. Mit dem E-Mail-Management von d.velop bleiben Sie als Anwender im Tagesgeschäft. Der komplette Archivierungsprozess läuft im Hintergrund über definierte Kriterien ab. Natürlich können Sie wichtige Mails digitalen Akten oder Prozessen manuell zuordnen.

Sie als Anwender arbeiten wie gewohnt mit Ihrem Microsoft Outlook- oder IBM Notes weiter. E-Mails, die bereits archiviert wurden, werden nach wie vor in Ihrem Mailprogramm gefunden. Somit sind auch alle Inhalte der E-Mail entweder direkt oder indirekt aus dem ECM-System aufrufbar. Und das sogar bei mobilen Zugriff.

Weitere Vorteile: Dank der Verbindung zum ECM-System können Sie bereits gelöschte E-Mails im Repository finden oder kontextbezogen auf digitale Akten, Informationen (z.B. Belege aus Ihrem ERP-System) oder Prozesse zugreifen.

E-Mail-Management auf einen Blick


Einfache Ablage von E-Mails

Volltextsuche im ECM-System für archivierte E-Mails

Anzeige und Export von Dokumenten aus dem ECM- im Mailprogramm

Anzeigen und Bearbeiten von Unternehmensprozessen

Erfahre mehr rund um das Thema E-Mail-Archivierung im d.velop Blog

E-Mail-Archivierungspflicht: Weg vom Müssen

Mit der richtigen E-Mail-Archivierungssoftware und den passenden internen Abläufen können Unternehmen der gesetzlichen Archivierungspflicht entsprechen…

Dirk Wrany
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Thomas Buddendick
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