SharePoint Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement mit SharePoint in Microsoft 365

  • 360°-Überblick aller Informationen
  • Integration in Microsoft Teams & Outlook
  • Compliance-Anforderungen erfüllen
  • Logo Bolta Werke GmbH
  • Logo Sana Kliniken AG
  • Logo Motor Presse Stuttgart GmbH & CO. KG
  • Logo Evangelisch-Lutherische Landeskirche Hannovers
  • Logo nwb Verlag GmbH & CO. KG
  • Logo Ideal Automotive GmbH
  • Logo Bender GmbH & Co. KG

d.velop SharePoint Dokumentenmanagement
für Microsoft 365

Auf Basis von Microsoft 365 stellt d.velop documents for M365 Funktionen bereit, die die Plattform in ein professionelles und vollumfängliches Dokumentenmanagement-System (DMS) weiterentwickeln. Digitale Akten, eine Volltext- und Metadatensuche, das Vorlagenmanagement sowie Workflows helfen bei der kontextbezogenen Informationsbereitstellung und der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Dies bringt folgende Vorteile:

  • Kein Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen durch Integrationsmöglichkeiten in bekannte Oberflächen, wie Microsoft Teams & Outlook, SAP, Salesforce und Dynamics 365
  • Beschleunigung von Informationsbeschaffung in der täglichen Arbeit 
  • Nutzung der vorhandenen Microsoft 365 Plattform und des SharePoints Online
  • 100 % Effizienz bei der täglichen Arbeit
  • 47 Bäume pro Arbeitsleben kann ein einzelner Angestellter im Durchschnitt mit einem digitalen DMS einsparen
  • 1.5 Stunden Zeitersparnis durch schnelles Finden mit einem DMS
d.velop MItarbeiter steht vor seinem Laptop

Whitepaper | SharePoint Online Revisionssicherheit

Zulässigkeit Microsoft 365 und SharePoint Online als revisionssicheres DMS

Microsoft 365 sowie SharePoint Online werden immer mehr als Cloud-Dienste eingesetzt. Microsoft 365 bietet mit seinen Diensten Lösungen, die als Dokumenten-Management-System (DMS) eingesetzt werden können, aber sind diese auch revisionssicher?

Erfahren Sie, warum mit Microsoft 365 sowie SharePoint Online eine vollwertige und zulässige Lösung zur Belegarchivierung, gemäß den Anforderungen aus dem Umsatzsteuergesetz (UStG) und der Abgabenordnung (AO), gegeben ist.

Funktionen und Integrationen im Überblick
in d.velop documents for Microsoft 365

Entdecken Sie die Funktionen und Integrationsmöglichkeiten von unserem Dokumentenmanagement. Nutzen Sie Ihre bekannten Microsoft Oberflächen und Tools, um nutzerfreundliches Dokumentenmanagement zu schaffen. 

DMS-Funktionalitäten

Alle relevanten DMS Funktionen im Überblick

  • Quick Actions: Konfigurierbarer Schnellzugriff auf sinnvolle SharePoint Funktionen und Workflows.
  • Intuitive Navigation: Die benutzerfreundliche Navigation bietet dem Anwender eine 360° Sicht auf Informationen.
  • Schnellsuche: Integrierte Schnellsuche, um direkt auf weitere SharePoint-Inhalte zuzugreifen.
  • Vorschau: Vorschau von SharePoint-Inhalten mit Editierfunktion im Browser für Office-Formate.
  • Metadaten: Übersicht und automatisierte Vererbung von Metadaten.
Software Oberfläche Ansicht d.velop contracts for M365 in Microsoft Teams
Dokumentenmanagement Ansicht Teams Integration

microsoft Teams Integrationen

Alle DMS Funktionalitäten direkt aus Teams steuer- und abrufbar

  • Schnellzugriff auf Dokumente und Informationen direkt aus Teams-Kanälen im entsprechend richtigen Kontext 
  • Direkte Sicht auf kommunikationsrelevante Information in Ihrem Haupt-Kommunikationstool 

Microsoft Outlook Integrationen

Direkte Ablage aus Outlook

  • Dokumente und Korrespondenzen werden direkt aus Outlook abgelegt oder weiterverarbeitet 
  • Mailkorrespondenz wird direkt kontextbezogen in digitale Akten abgelegt
Dokumentenmanagement Ansicht Outlook Integration

Einblicke ins Dokumentenmanagement SharePoint und Microsoft 365

Die digitale Akten – Das Herzstück Ihres DMS

Für alle Anforderungen, Branchen oder Bedürfnisse lassen sich digitale Akten bilden. Die Nutzung von Akten ist vielfältig. Kunden von d.velop setzen standardisierte Akten ein, z. B.:

  • Kundenakten
  • Lieferantenakten
  • Personalakten
  • Projektakten
  • Facility-Management-Akten

Nahtlose Integration in Bestandsstrukturen

Der Gartner Magic Quadrant Content Services Platforms bescheinigt d.velop eine starke Integrationsexpertise – egal ob ERP, CRM oder weitere führende Anwendungen. Die beliebtesten Integrationen unserer Kunden finden Sie nachstehend. Einfach anklicken und mehr erfahren!

Dokumentenmanagement mit Microsoft 365 durch weitere Produkte & Lösungen ergänzen

Es gibt viele unterschiedliche Dokumente und Anwendungsfälle, die sortiert und effizient abgelegt werden sollen. Je nach Bedarf werden bestimmte Funktionen nötig. Darauf haben wir uns spezialisiert und entwickeln die Systeme anwendernah weiter. Informieren Sie sich über Ihren individuellen Anwendungsfall.

Mitarbeiterin arbeitet am Laptop im Sharepoint Online

Whitepaper | Effizientes DMS

Effizientes Dokumentenmanagement mit Microsoft 365 und Sharepoint Online

Ohne ERP und CRM läuft nichts in den meisten Unternehmen, doch der Zugriff auf geschäftliche Daten und das Arbeiten mit Dokumenten sind durch Brüche gekennzeichnet. Indem man jedoch die führenden Anwendungen mit SharePoint online und Microsoft365 integriert, lassen sich durchgängig digitale Geschäftsprozesse realisieren.

Erfahren Sie mehr in unserem Whitepaper.

  • Der Schlüssel für verzahnte Geschäftsprozesse
  • Positionieren Sie Ihren SharePoint Online neu
  • Die SharePoint Online-Hürden senken
  • Anwendungsbeispiele

Weitere spannende Inhalte zum digitalen Dokumentenmanagement

Auf dem d.velop blog, in unseren Webinaren und in unseren Whitepapern erhalten Sie weitergehende Informationen zum Thema Dokumentenmanagement von Best Practices, über How-To’s bis hin zu Entscheidungsleitfäden.

Häufige Fragen und Antworten zum Thema Dokumentenmanagement mit SharePoint

Was ist der Unterschied, zwischen Sharepoint Online und der d.velop Software für Microsoft 365?

Microsoft bietet tolle Basisfunktionen für Dokumentenmanagement, wie z.B. Versionierung, oder die Möglichkeit Metainformationen an Dokumenten zu pflegen. Allerdings müssten diese Metainformationen manuell gepflegt werden. Wichtige Schnittstellen zu ERP-/CRM-Systemen, die Integration in Outlook oder die Möglichkeit mit virtuellen Akten zu arbeiten ist im Microsoft Standard nicht vorhanden. Genau hier kommt d.velop ins Spiel und erweitert Microsoft 365 zu einer vollständigen Plattform für Dokumentenmanagement.

Einen Überblick erhalten Sie in diesem Video.

Wo liegen die Dokumente, wenn ich mich für d.velop documents for Microsoft 365 entscheide?

Alle Dokumente liegen in Ihrem Microsoft 365 Tenant in SharePoint Dokumentbibliotheken. Sie haben zu jeder Zeit vollen Zugriff auf alle Dokumente.

Können eigene Aktenstrukturen für ein Dokumentenmanagment in SharePoint erstellt werden?

Ja. Die Erstellung eigener Aktenstrukturen kann mit etwas Übung selbst vorgenommen werden.

Einen ersten Einblick zu digitalen Akten geben wir Ihnen in diesem Video.

Können Workflows in einer Akte ausgeführt werden?

Ja, es können Nintex- oder Power Automate Workflows eingebunden und ausgeführt werden.
Es bestehen unterschiedliche Optionen, um einen Workflow zu starten:
1. Der Workflow wird manuell gestartet, wie im Bild unten zu sehen.
2. Der Workflow wird über Metainformationen automatisch gestartet. Beispiel: Wenn die Angebotssumme >= € 50.000, dann starte Freigabeworkflow.

Wie werden Metadaten für die Strukturierung von Dokumenten in SharePoint ermittelt?

Es bestehen zwei Möglichkeiten Metadaten zu ermitteln:

1. Dokumente werden via Drag & Drop (z.B. entweder in Outlook oder im Browser) auf eine Akte fallen gelassen.
Werden Dokumente via Drag & Drop fallen gelassen, werden Metainformationen anhand bestehender Akteninformationen ermittelt.

2. Dokumente werden durch unsere Klassifizierungssoftware automatisch ausgelesen.
Mit der Klassifizierungssoftware wird das gesamte Dokument vollständig via OCR ausgelesen und dann detailliert klassifiziert.

Details dazu erläutern wir Ihnen in diesem Video.

Wie können Dokumente gemeinsam mit externen Partnern bearbeitet werden?

Es bestehen zwei Möglichkeiten, um Dokumente mit externen Partnern zu teilen und zu bearbeiten:

1.       Teilen einzelner Dokumente
2.       Teilen von mehreren Dokumenten

In der ersten Variante könnte es sich z.B. um eine Ausarbeitung handeln, die gemeinsam mit einem externen Syndikus oder einem Kunden/Lieferanten erarbeitet wird.
In diesem Fall unterstützt die Teilen-Funktion, welche direkt aus der Akte heraus aufgerufen werden kann:



In Abhängigkeit der Einstellungen auf dem jeweiligen Kunden-System ist das Teilen an externe Personen außerhalb der Organisation aktiviert oder deaktiviert. Ggf. sind hier in der Administration Anpassungen vorzunehmen, um das externe Teilen zu ermöglichen.
 
Die zweite Variante kommt häufig dann ins Spiel, wenn es sich in dem aktuellen Vorgang um ein größeres Projekt handelt. Ein Beispiel wäre, wenn Unterauftragnehmern mehrere Dokumente aus einer Aktenstruktur zum Download oder zur Bearbeitung bereitgestellt werden sollen.
In diesem Fall wäre genauer zu besprechen, worauf es in Ihrem konkreten Fall ankommt. Die häufigste Variante ist, dass Dokumente gesammelt in einem geschützten SharePoint-Bereich zum Download oder zur Bearbeitung angeboten werden können.

Ist die d.velop Lösung weiterhin lauffähig, wenn Microsoft Updates einspielt?

Die Integration durch die d.velop in den SharePoint erfolgt aus technischer Sicht minimalinvasiv. Das bedeutet, dass Microsoft-Updates innerhalb der SharePoint Umgebung die Lauffähigkeit der d.velop Lösung zu keiner Zeit beeinflussen.

Detailliert ist im Bild unten zu sehen, dass eine kleine App im SharePoint App Store eingerichtet wird (markiert durch das grau hinterlegte „d.“ im linken Bereich). Diese App beinhaltet wenige Zeilen Code und dient im Wesentlichen dazu, weitere Programmlogik in Form von Azure Services nachzuladen (rechter Bereich auf der Grafik). Diese Azure Service werden durch d.velop für alle Kunden betrieben. Bei der Nutzung der Software fallen keine Consumption Gebühren an.

d.velop documents for Microsoft 365 Architektur

Software Demo

Digitales Dokumentenmanagement mit SharePoint live erleben

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