Referenzstory Südtiroler Landesverwaltung

Südtiroler Landesverwaltung reduziert Rechnungsbearbeitung von 5 Stunden auf 20 Minuten mit digitaler Eingangsrechnungsverarbeitung.

• Erhöhung der Transparenz
• Verkürzung der Durchlaufzeiten
• Individuelle Anpassung der Prüf- und Freigabeprozesse

Agentur Landesdomäne

Die Agentur Landesdomäne verwaltet und bewirtschaftet die landeseigenen land- und forstwirtschaftlichen Flächen und die dazugehörigen Betriebe und Gebäude. Sie gliedert sich in 5 Bereiche. Das sind der Agrarbetrieb Laimburg mit seinen Gutshöfen, der Forstbetrieb der Agentur mit den forstlichen Aufsichtsstellen, der Forstgarten Aicha, das Landessägewerk Latemar, die Forstschule Latemar, das Aquatische Artenschutzzentrum und Die Gärten von Schloss Trauttmansdorff. Dahinter wirken die Bereiche Verwaltung und Liegenschaftsverwaltung. Die Agentur Landesdomäne ist 2017 aus der Zusammenlegung der Gutsverwaltung Laimburg und des Landesbetriebes für Forst- und Domänenverwaltung entstanden.

Ausgangslage der Agentur Landesdomäne

Die händische Bearbeitung von digitalen Eingangsrechnungen ist mit einem enormen Zeitaufwand und hohen Kosten verbunden. Die Verarbeitung einer Papierrechnung kostet im Durchschnitt zwischen zehn und zwölf Euro und kann bis zu 14 Tage dauern. Ein Problem, für das die Alpin GmbH aus Bozen die passende Lösung hat: d.3ecm heißt die Software, die die digitale Abwicklung des Rechnungswesens in jeder Firma clever optimiert. Dank der digitalen Rechnungsverarbeitung wird die Durchlaufzeit erheblich verkürzt und Arbeitsschritte deutlich vereinfacht.

Enorme Zeiteinsparung dank digitaler Rechnungsverarbeitung

Wie erfolgreich die Software im Alltag funktioniert, beweist das Beispiel der Agentur Landesdomäne in Bozen. Diese ist Anfang 2017 aus der Reorganisation des Versuchszentrums Laimburg und des Landesbetriebes für Forst- und Domänenverwaltung entstanden. Zu ihren Aufgaben gehören zahlreiche Tätigkeiten – unter anderem das Schützen und Nützen der natürlichen Ressourcen des Landes. Dieses breite Spektrum bedeutet ein großes Volumen an digitalen Eingangsrechnungen, welches großteils von den 1.800 Baustellen der Forstwirtschaft kommt. Während der Spitzenzeiten von Mai bis Oktober sind es ca. 2.200 Rechnungen pro Monat.

Vollumfängliche Optimierung des Bearbeitungsprozesses

Für die vollständige Bearbeitung einer dieser digitalen Rechnungen benötigte die zuständige Sachbearbeiterin Frau Mathá 23 Einzelschritte. Vom manuellen Speichern der Rechnung als PDF auf ein Windows-Verzeichnis über das Eintragen in eine Excel-Liste und das händische Erstellen einer E-Mail an die zuständige Dienststelle bis hin zur Aktualisierung des Bearbeitungsstandes – der Zeitaufwand für alle benötigten Schritte betrug täglich 4-6 Stunden. Nachdem Alpin eine IST-Analyse durchgeführt und den Prozess optimiert hatte, wurde ein angepasster digitaler Workflow eingeführt, der den benötigten Aufwand auf max. 20 Minuten täglich reduziert. Direktor Josef Schmiedhofer zeigt sich äußerst zufrieden: „Gerade im öffentlichen Sektor erfolgen Zahlungen aufgrund langwieriger Prozesse oft spät. Wir möchten nach dieser erfolgreichen Optimierung italienweit unter die Top 10 der schnellsten Zahler zurückkehren.“

Viele Vorteile für die Agentur Landesdomäne

Die zahlreichen Konfigurationsmöglichkeiten beim Dokumentenmanagement lassen individuelle Anpassungen der Prüf- und Freigabeprozesse zu. Dies erhöht die Transparenz, verkürzt die Durchlaufzeiten, eliminiert Transport- und Liegezeiten und ermöglicht einen zeitnahen Monatsabschluss. Die Arbeit mit der cleveren Software funktioniert fast wie auf dem Papier – nur viel intuitiver, mit weniger Fehlerquellen und wesentlich schneller. Für das Unternehmen bedeutet das eine Reduzierung der Vorgangskosten um bis zu 75 Prozent. Darüber hinaus sind alle involvierten Mitarbeiter jederzeit über den aktuellen Bearbeitungsstand im Detail informiert und können auch standortübergreifend interagieren.